Une entreprise d'ingénierie de la construction se tourne vers Silversands pour créer une application de non-conformité à l'aide de M365

Sommaire

Le groupe Bourne est une société européenne d'ingénierie de la construction qui se concentre sur la fourniture de l'excellence technique sur plusieurs marchés. L'organisation est composée de quatre sociétés du groupe, dont Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Parking et Bourne Nuclear.

Avec Office 365 comme élément clé pour favoriser la collaboration et la communication au sein de l'organisation, le groupe Bourne a cherché à créer une application moderne pour remplacer son système basé sur Excel pour signaler les non-conformités au sein de l'entreprise. Bourne a demandé à Silversands d'examiner une application basée sur un navigateur qui permettrait aux utilisateurs distants et au bureau de se connecter, d'accéder et de signaler les non-conformités. Avec SharePoint, PowerApps, Flow et Excel, Silversands a fourni une solution qui a été rapide à développer et à déployer et qui a récolté d'énormes avantages commerciaux

Défi

Les entreprises de Bourne enregistrent toutes les non-conformités, qui se produisent lorsque les travaux de construction ne répondent pas aux spécifications. En suivant les non-conformités et comment et pourquoi elles se sont produites, les organisations d'ingénierie de la construction, comme le groupe Bourne, peuvent trouver des moyens de les prévenir à l'avenir et, ainsi, réduire les risques de reprise et de dépassement.

Les employés de toutes les entreprises ont enregistré les non-conformités dans de nombreuses feuilles de calcul Excel, obligeant tout le personnel à avoir accès à Excel et au serveur de fichiers. Pour compliquer davantage le processus, certains champs de données sont similaires d'une entreprise à l'autre, tandis que d'autres ne le sont pas. À la fin de chaque cycle, le responsable de la conformité devait rassembler les feuilles de calcul pour produire une vue d'ensemble de l'ampleur, de la nature et de l'efficacité de la résolution. Cette solution de non-conformité existante n'était pas seulement

complexe et très manuel, mais aussi peu sûr et potentiellement sujet aux erreurs. Il devait y avoir un moyen plus simple.

Pour enregistrer et surveiller avec précision les non-conformités, Bourne souhaitait un processus plus transparent qui permettrait à un utilisateur d'ajouter un élément dans un formulaire à partir d'un emplacement distant, puis d'informer les bonnes personnes pour capturer les données en fonction des réponses. Ils ont contacté Silversands pour une solution basée sur Office 365 pour les rapports de non-conformité.

Stratégie

Pour fournir une méthode cohérente de saisie des données, d'alerte, de flux de travail et de création de rapports, Silversands a fourni une solution utilisant les services Office 365 que Bourne possédait déjà. À l'aide des outils Office 365, Silversands a créé une application utilisant PowerApps qui permet aux utilisateurs de signaler une non-conformité à partir de leurs appareils mobiles ou de leurs ordinateurs de bureau. Dans cette application, les membres du personnel entrent toutes les données dans une liste SharePoint. Le formulaire répond au fur et à mesure que l'utilisateur saisit les données pour s'assurer que toutes les données sont capturées avec précision, déclenchant le bon flux d'activité, qui est contrôlé par Microsoft Flow. Le Conformity Manager peut filtrer et trier la liste SharePoint dans laquelle les données sont stockées pour fournir les informations nécessaires au reporting. Si nécessaire, le gestionnaire peut ensuite télécharger les données dans un fichier Excel.

Résultats

En utilisant les services existants au sein d'Office 365, Silversands a pu créer, faire évoluer et déployer rapidement une solution facile à utiliser pour Bourne et les sociétés de son groupe qui ne nécessitaient aucune licence supplémentaire. Les employés travaillant sur le terrain et au bureau peuvent désormais accéder à l'application, signaler rapidement une non-conformité et agir sur les données enregistrées.