TECE numérise les processus basés sur les documents avec d.velop et Office 365

Sommaire

TECE est une entreprise familiale de taille moyenne dont le siège est en Allemagne et qui produit des systèmes sanitaires et d'installation qui ont reçu de nombreux certificats et récompenses. Avec des bureaux, des filiales et des partenaires commerciaux dans le monde entier, l'entreprise bénéficie d'un degré élevé de fabrication verticale et du respect de normes de qualité exigeantes.

TECE souhaitait mettre en place un système de gestion de l'information en tant que référentiel central de données. L'objectif était de s'aligner sur leur stratégie cloud et de s'intégrer de manière transparente à leurs applications CRM et ERP tout en garantissant la conformité légale.

En collaboration avec d.velop, TECE a implémenté une solution qui permet d'accéder aux documents commerciaux critiques dans Office 365 et SharePoint dans le contexte des informations d'objet métier pertinentes (clients, fournisseurs, personnel, produits, projets, commandes, cas). Ceci est réalisé via un processus automatisé et standardisé basé sur les données CRM/ERP existantes. Toutes les informations sont accessibles sans quitter les applications principales, établissant une transparence complète de l'information et de la documentation dans toutes les filiales et tous les départements. Les utilisateurs peuvent facilement et rapidement trouver des documents et obtenir une vue complète de toutes les informations. Lorsque les informations sont facilement disponibles, les utilisateurs sont libres de se concentrer sur l'essentiel.

Défi

TECE est une entreprise internationale en pleine croissance. Avec plus de 22 filiales et sites de production répartis sur 5 sites dans différents pays, les silos d'informations faisaient partie du quotidien des collaborateurs. Les informations n'étaient partagées qu'entre les services et uniquement avec les employés directement concernés, ce qui restreignait la disponibilité d'informations importantes dans l'ensemble de l'organisation. Cette communication verticale dans des silos d'informations rendait impossible une transparence totale, entraînant des recherches chronophages, une duplication des efforts et un manque de synergie entre les différents départements, ce qui a finalement conduit à des opportunités manquées. Un exemple récurrent s'est produit sur les chantiers de construction, lorsque des informations n'étaient pas disponibles lors de communications importantes avec des partenaires commerciaux. TECE voulait et avait besoin d'un accès rapide et facile à l'information – peu importe où et quand.

Sur la base des problèmes de disponibilité liés à l'accès mobile, ainsi que de l'utilisation dans les filiales, la société a poursuivi une stratégie axée sur le cloud. À terme, l'objectif était de permettre une numérisation complète, conforme à la loi et transparente de tous les documents, ainsi que leur archivage. L'alignement de la stratégie cloud sur ces objectifs a permis une évolutivité, une coordination facile et une réduction des coûts grâce à la fourniture de services gérés. Les processus et les flux de travail, tels que le processus Procure-to-Pay, peuvent être encore améliorés car les informations sont facilement accessibles. De plus, les silos d'informations peuvent être éliminés de manière durable. Une transparence totale produit des résultats concrets en termes de temps et d'efforts économisés, à la fois en améliorant la coordination entre les services et les sites physiques, ainsi qu'en garantissant que les décisions sont prises sur la base des versions correctes des documents.

Le plus grand défi du projet consistait à migrer la solution existante où les informations étaient stockées dans SAP, Salesforce et les systèmes de fichiers vers Office 365 en tant qu'emplacement central et complet pour les informations. De plus, ces informations stockées de manière centralisée devaient être directement disponibles via l'intégration dans SAP et Salesforce.

Stratégie

TECE s'appuie stratégiquement sur SharePoint. L'exigence d'établir un système de gestion de l'information en tant que référentiel central de documents a été satisfaite avec l'introduction de d.velop pour Office 365. Ce référentiel organise les documents dans des dossiers de fichiers en fonction de critères commerciaux (par client, fournisseur, commande, etc.) et également stocke les fiches techniques et met tout cela à disposition, dans le bon contexte, directement dans un processus SAP ou Salesforce. La plate-forme créée par d.velop permet également un archivage et une conservation conformes à la loi.

Stratégiquement, l'utilisation d'Office 365 permet l'échange et la collaboration en ligne, par exemple dans des projets avec des exigences en constante évolution qui nécessitent une gestion des informations entre les sites et les unités commerciales. Grâce à l'intégration complète de tous les systèmes, les processus de TECE peuvent être rationalisés et les problèmes de conformité et de gouvernance peuvent être traités de manière globale et stratégique.

Résultats

En introduisant un système de gestion de l'information, TECE a pu réduire les inefficacités associées à plusieurs solutions isolées. Au lieu de cela, d.velop pour Office 365 a été utilisé pour faire d'Office 365 le point central des informations provenant d'applications stratégiquement critiques, notamment SAP en tant qu'ERP et Salesforce en tant que CRM. Le plus grand avantage pour TECE est que chaque employé a désormais accès à tous les documents pertinents, à tout moment et en tout lieu. Avec plus de 1,5 million de documents numérisés par an, TECE est désormais en mesure d'accéder instantanément à ses informations, qu'elles soient stockées dans un dossier client, commande ou fournisseur.

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