Fabricant de golf mondialement reconnu, TaylorMade révolutionne ses processus juridiques avec Microsoft Syntex

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Fondée en 1979 avec l'engagement d'allier innovation et authenticité, TaylorMade jouit depuis des décennies d'une réputation de marque de golf la plus performante au monde.

Depuis la création du premier metalwood en 1979, l'organisation s'est imposée comme plus qu'un simple fabricant d'équipements de sport de pointe. Avec la devise «jamais fait» en son cœur, TaylorMade a une culture où l'innovation et l'amélioration ne sont pas seulement encouragées mais nourries. Cette volonté d'excellence s'étend à leurs départements - des processus aux produits et aux athlètes, poussant leurs employés à prendre des risques, à explorer de nouvelles frontières et à trouver de nouvelles voies d'amélioration.

Défi

S'efforçant constamment de travailler plus intelligemment et d'accroître l'efficacité dans l'ensemble de l'entreprise, l'équipe informatique de TaylorMade a investi massivement dans l'exploration et l'adoption des dernières solutions technologiques. Pour conserver leur tradition de marque de golf la plus performante, ces nouvelles solutions doivent être sécurisées et conformes, accessibles dans le monde entier et les meilleures de leur catégorie. Pour le dire simplement, les solutions qu'ils utilisent doivent illustrer les qualités les plus chères à la marque.

"Nous recherchons une solution qui fonctionne mieux que n'importe qui d'autre et qui a la meilleure équipe derrière elle", déclare Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

L'équipe a reconnu qu'un domaine nécessitant des améliorations était la gestion du contenu, en particulier en ce qui concerne les informations sur les brevets et les marques.

Pour être en mesure de gérer la pléthore de documents juridiques et d'informations sensibles, l'équipe juridique de TaylorMade passait traditionnellement des heures interminables à gérer manuellement le contenu tel qu'il arrivait dans leurs boîtes de réception Outlook. Lorsqu'ils recevaient des informations sur les marques ou les brevets dans leur boîte de réception, les membres de l'équipe juridique déplaçaient le document individuel vers leur système de fichiers hiérarchique dans les dossiers Outlook.

"Nous avions ces avocats qui passaient littéralement des heures et des heures à classer et à déplacer des documents." – Ali Chitsaz, directeur principal, lieu de travail numérique, TaylorMade Golf

Ce processus fastidieux était inefficace et sujet aux erreurs humaines, éloignant l'organisation de sa mission autour de l'innovation.

Stratégie

Au fil des ans, TaylorMade a été l'un des premiers à adopter les solutions Microsoft, notamment Microsoft Teams et d'autres outils de collaboration. Forte de sa confiance dans les solutions Microsoft, l'équipe informatique de TaylorMade s'est tournée vers Microsoft pour une nouvelle approche de la gestion de contenu.

Ils ont rapidement été dirigés vers Microsoft Syntex comme solution.

Pour démarrer avec Syntex, TaylorMade s'est connecté avec le partenaire Microsoft, Lighthouse Global. Grâce à leur expertise en matière de conformité, de sécurité et de gouvernance de l'information, Lighthouse Global a été le consultant idéal pour le poste.

Le traitement de contenu Microsoft Syntex exploite l'IA pour reconnaître les champs répétés dans les documents afin d'ingérer et de baliser correctement les informations, aidant ainsi les équipes à s'assurer qu'elles sont correctement stockées, régies et consultables pour les bons membres de l'équipe.

"Cela augmente l'apprentissage, diminue la quantité de travail manuel, diminue la complexité et augmente le débit en termes de capacité à consulter les documents, à les gérer et à les maintenir dans les tolérances de risque attendues par nos clients". Paul Moye, directeur exécutif, Partenariats stratégiques, Lighthouse Global

Après que TaylorMade leur ait fourni plus de 200 documents de brevets et de marques, Lighthouse global a analysé le contenu pour comprendre quels champs étaient importants à ingérer. Ils ont ensuite formé les modèles Syntex pour reconnaître les champs donnés et appliquer les métadonnées appropriées. Avec ces métadonnées appliquées, TaylorMade peut correctement classer les informations et les garder plus sécurisées.

Résultats

Avec Microsoft Syntex, TaylorMade peut s'assurer que ses avocats ont plus de temps pour traiter les questions juridiques tout en s'assurant que les documents juridiques sont à la fois protégés et accessibles aux bons membres de l'équipe.

Le voyage de TaylorMade avec Lighthouse et Syntex ne s'arrête pas là. Au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités Syntex deviennent disponibles, le rêve de l'organisation d'améliorer ses processus continue de croître. De la traduction de documents en mandarin et en japonais à la création de nouvelles façons de rechercher et d'annoter des informations, les équipes de TaylorMade sont impatientes d'étendre l'IA à l'ensemble de leurs processus.

Ali Chitsaz explique : « Pouvoir parcourir et prendre une capture d'écran d'une diapositive lorsque vous regardez une vidéo, puis pouvoir rechercher cela six mois plus tard va s'avérer extrêmement précieux pour la communauté car il y a tellement de choses perdues qui n'est pas consultable.

L'enthousiasme est partagé par Lighthouse : « Syntex est un outil vraiment formidable pour nos clients. Surtout avec de nouvelles fonctionnalités qui les aideront à classer les données, à automatiser les processus et à appliquer des contrôles de protection des informations », déclare Chelsey Vance, consultant senior chez Lighthouse Global.

En combinant leur détermination à explorer de nouvelles approches, avec l'expertise de Lighthouse, et les progrès continus de Content AI avec Microsoft Syntex - l'avenir de TaylorMade est prometteur.

"TaylorMade est propulsé par l'innovation et nous aimons que Microsoft innove avec nous ici". Ali Chitsaz, directeur principal, Espace de travail numérique, TaylorMade Golf

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