Un bond en avant d'une décennie en moins d'un an avec Microsoft 365 et Information Leadership

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Le conseil du district de Tasman (TDC) venait de se lancer dans un projet de passage au numérique lorsque le verrouillage du COVID-19 a frappé. Avec seulement une fraction de ses employés équipés pour travailler à domicile, TDC a appuyé sur l'accélérateur. Avec l'aide du partenaire technologique Information Leadership, non seulement ils ont pu maintenir les opérations essentielles du Conseil pendant le verrouillage et assurer la sécurité et le soutien des résidents du district, mais ils ont avancé de quelques décennies dans le marché. Le Tasman District Council, récemment numérisé, travaille de manière plus productive, gère les ressources plus efficacement et collabore plus facilement que jamais auparavant, et c'est également une excellente nouvelle pour les résidents.

La Nouvelle-Zélande est peut-être un petit pays, mais il existe plus de 75 conseils de district nommés à travers le pays, sans compter tous les différents conseils municipaux et régionaux qui supervisent notre vie quotidienne. Chacun joue un rôle tout aussi important dans la surveillance des personnes, des ressources et des infrastructures de sa zone (principalement rurale). Les conseils de district sont vastes et compliqués avec beaucoup de personnel, une charge de travail importante, des exigences réglementaires strictes et une énorme responsabilité. Qu'il s'agisse du Far North District Council qui donne vie à un projet de traitement des eaux usées ou du Queenstown Lakes District Council qui délibère sur un nouveau développement domiciliaire, les conseils de district jouent un rôle important dans la croissance du pays tout entier.

Alors, que se passe-t-il lorsqu'un conseil de district se bat pour offrir les meilleurs résultats à ses résidents parce que sa technologie est devenue obsolète et obsolète ?

Le Tasman District Council (TDC) exerce les fonctions à la fois de conseil régional et de conseil municipal, ce qui signifie qu'il travaille sur un large éventail d'activités allant des licences pour chiens aux systèmes d'égouts. Chacun de ces domaines de travail utilise de grands ensembles de données et est régi par de nombreuses réglementations différentes.

Mais pas plus tard qu'en 2019, certains des processus clés de TDC, y compris les consentements aux ressources, étaient encore sur papier, ce qui rendait difficile le suivi des activités et des données. Même les workflows numériques s'exécutaient sur un système intranet vieillissant. Cela était lent et improductif pour le Conseil et ses employés, et signifiait qu'il était incapable de présenter ses données aux parties prenantes d'une manière utile qui leur permettrait de prendre des décisions rapides mais éclairées.

« À certains égards, nous aurions pu nous décrire comme ayant 15 ou 20 ans de retard sur les organisations modernes », déclare Steve Manners, CIO de TDC.

Défi

TDC a contacté Information Leadership pour obtenir de l'aide afin de remplacer son infrastructure vieillissante et de transformer ses opérations. En tant qu'organisation possédant une expérience précieuse dans la création de solutions numériques pour le gouvernement et les organisations du secteur public, Information Leadership était le choix naturel.

Cependant, le projet venait à peine de démarrer lorsque le pays s'est retrouvé en confinement de niveau 4. Cela aurait pu présenter un obstacle majeur. Seul un employé de TDC sur cinq était équipé pour travailler à domicile, donc même les affaires comme d'habitude étaient difficiles, sans parler d'une transition majeure des systèmes. Au lieu de suspendre le projet, TDC a réalisé qu'il devait agir encore plus rapidement pour soutenir ses résidents pendant le confinement.

« La tentation était grande de dire 'le timing n'est pas le bon' et cela aurait été une énorme perte d'élan pour nous », déclare Janine Dowding, directrice générale de TDC. "Nous avons décidé que nous devions vraiment franchir le pas et sauter dans les bottes et tout, alors nous avons en fait augmenté notre investissement."

Stratégie

Information Leadership a développé quatre solutions clés pour rationaliser le processus, basées sur différents aspects de la pile Microsoft 365. La première consistait à consolider les informations de manière à garantir la conformité tout en augmentant la productivité et en offrant aux travailleurs davantage de moyens de collaborer. L'intranet existant de TDC a été migré vers un nouvel environnement moderne dans M365, affectueusement connu sous le nom de DORIS (Digital Office Records and Information System). C'était une tâche vraiment énorme qui a nécessité le déplacement de plus de 750 000 documents.

Une fois les documents dans leur nouveau domicile à DORIS, le personnel a pu trouver tous les documents dont ils avaient besoin rapidement et en un seul endroit. Par exemple, une recherche de propriété numérique dans le nouveau système peut localiser tout le contenu lié à une seule propriété, des autorisations de construction aux problèmes de contrôle des animaux, dans une seule vue, et depuis que les anciens systèmes ont été fermés, le personnel accède à une moyenne de 4 500 documents par jour, au lieu de parcourir des dossiers papier.

« Le personnel est souvent surpris de l'utilité des résultats », déclare Peter Darlington, responsable des systèmes d'information. "Comme par magie, le document qu'ils veulent est en haut de la file d'attente."

La deuxième solution principale était le déploiement rapide du Microsoft Teams, qui a été déployé au début du confinement. Information Leadership a créé un cadre clair pour organiser toutes les informations dans Teams afin que le personnel puisse trouver facilement toutes les informations ainsi que les personnes avec lesquelles ils devaient traiter. Les équipes sont désormais un élément clé de la façon dont le personnel de TDC communique ; ils organisent même des réunions publiques de plus de 300 personnes sur des équipes, où tout le personnel reçoit des mises à jour en direct de l'équipe de direction ensemble et peut répondre en temps réel. Rassembler tout le monde au même endroit n'avait jamais été possible avant l'introduction de Teams.

Mettre tout le monde au courant, vite

La troisième partie de la solution était la gestion du changement, garantissant que le projet n'était pas seulement un changement de systèmes informatiques, mais aussi des façons dont le personnel de TDC travaillera et se comportera à l'avenir. La direction de l'information a soutenu la formation pour s'assurer que le personnel était au courant et que toute préoccupation était traitée rapidement. Plus de 300 employés ont assisté à un événement Expo, qui a suscité une large adhésion. Des mentors ont été utilisés dans le cadre de l'accélération du déploiement des équipes pendant le verrouillage, et des sessions de formation vidéo ont été dispensées sur Microsoft Stream à 360 employés. Cette technologie est encore utilisée aujourd'hui pour la formation du personnel, comme les conseils de prononciation te reo pendant la semaine de la langue maorie. Offrir une formation en ligne a non seulement permis au Conseil d'économiser de l'argent, car le contenu reste disponible dans Teams pour une utilisation à tout moment, mais il reste une ressource utile à laquelle le personnel peut se référer.

Responsabiliser les habitants et les travailleurs

Le dernier aspect de la solution d'Information Leadership utilisait le Power Platform de Microsoft pour donner aux analystes commerciaux de TDC les moyens de résoudre les problèmes et leur permettre de partager des informations importantes avec les résidents dans un format visuel facilement assimilable. Un domaine clé où cela a été utile est la gestion de l'eau. La région de Tasman dépend fortement de l'irrigation, de sorte qu'une bonne gestion des ressources en eau est une partie importante du rôle de TDC. Un système utilisant Power BI a été développé, qui affiche les niveaux d'eau en temps réel et les informations de restriction d'eau sur le site Web du TDC. « Pouvoir fournir facilement ces informations de manière graphique et organisée pour que nos contribuables puissent les voir et les comprendre était vraiment précieux », déclare Steve.

Power Automate a été utilisé pour rationaliser et gérer le processus d'enregistrement des entrepreneurs externes. « Auparavant, l'équipe des services d'information (SI) courait autour des gens harcelants, leur demandant s'ils avaient signé tel ou tel morceau de papier », explique Steve. Le nouveau système signifie que les entrepreneurs peuvent aller sur un site Web et générer automatiquement un formulaire qui se dirige vers la bonne personne pour signer leur demande.

Résultats

Ce projet a permis des gains massifs de productivité et d'efficacité, ainsi qu'une réduction significative du risque organisationnel.

C'est également un excellent exemple de la capacité d'Information Leadership à agir rapidement, ce qui lui a valu la deuxième place pour le prix du projet FastTrack aux prix ALGIM (Association of Local Government Information Management) en 2020.

La transition garantira que les systèmes de TDC resteront à jour dans le futur, quoi qu'il arrive, déclare Steve. « En supprimant quelques décennies de systèmes hérités sur site, nous avons avancé d'une décennie dans le temps et continuerons à suivre le rythme grâce à la conception de l'environnement Microsoft 365. C'est fantastique."

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