Sommaire
Un fabricant et fournisseur de classe mondiale de technologies et de services sous-marins reliant l'industrie mondiale de l'énergie offshore (le « Fabricant ») fournit des technologies innovantes qui permettent un contrôle et une alimentation en énergie vitaux pour les secteurs du pétrole et du gaz et des énergies renouvelables. Les départements des ventes, de la conception technique, de la planification, de la fabrication et de l'assurance qualité de l'entreprise travaillent ensemble sur de nombreux projets. Cependant, les équipes dispersées dans le monde avaient besoin d'accéder aux documents de projet et aux informations commerciales critiques fournies via une source unique. Pour permettre l'accès et la clarté dans toute l'entreprise, le fabricant a mis en place un outil de catégorisation et de métadonnées automatique qui rationaliserait les processus de capture. Cela leur permet de mieux utiliser leur investissement dans SharePoint en tant que référentiel principal, ainsi que de stimuler l'adoption.
Défi
L'un des principaux défis auxquels le fabricant était confronté était un énorme volume de factures à traiter manuellement. Le service financier gérait mal l'augmentation du volume – 15 000 factures par an – qui entraînait des retards de paiement. De plus, certaines factures ont été égarées, perdues ou dupliquées lors du processus d'approbation manuelle. Bien qu'ils exploitaient un intranet SharePoint, les services distants ne collaboraient pas sur un référentiel partagé. La plate-forme de gestion de documents d'origine de l'entreprise a été conçue comme une solution monolithique devenue trop fragile et complexe pour répondre aux attentes commerciales actuelles. De plus, leur utilisation de SharePoint était extrêmement faible, car il n'y avait pas de point d'entrée unique pour toutes les applications d'entreprise.
Stratégie
Le fabricant a travaillé avec le fournisseur de solutions Ephesoft UK IONIT pour mettre en œuvre Ephesoft Transact Smart Capture afin de rationaliser l'organisation et la classification des documents dans leur environnement SharePoint. À l'aide de la solution, le fabricant peut rapidement intégrer des documents grâce à la classification, l'extraction et la livraison automatisées des documents (en format papier et électronique) et des données associées directement dans le flux de travail et le processus d'approbation SharePoint.
Le produit Ephesoft les a immédiatement aidés, notamment pour le traitement des factures. Par exemple, la plupart des factures générées par ordinateur du fabricant sont automatiquement capturées et extraites à l'aide de l'OCR - y compris presque tous les éléments requis, 23 champs de données. Dans le cadre de la solution, des requêtes de recherche de base de données automatisées aident à extraire les métadonnées des factures et des documents associés. Dans de rares cas de documents illisibles, le logiciel trouve l'emplacement des champs clés et les présente à un opérateur pour une saisie manuelle rapide et efficace des données.
Il est très intuitif et facile à configurer, et puisque moins de formation est nécessaire, nos clients l'adorent. En cas de besoin, Ephesoft propose une équipe de support très proactive et serviable.
Anshuman Nayak (consultant principal en systèmes, IONIT)
Résultats
La solution de traitement des factures du fabricant a aidé à permettre des paiements en temps opportun des clients et a assuré des économies intéressantes. Depuis la mise en place d'Ephesoft, ils ont pu gérer une augmentation de 40% des factures - de 15 000 à 21 000 factures - sans problème. Ils ont pu rationaliser le contrôle des documents de projet et la collaboration basée sur les projets en intégrant le flux de travail des départements de vente, de conception, de planification, de fabrication et d'assurance qualité. Grâce à un processus d'approbation des documents robuste, le Fabricant a la certitude que les documents organisationnels sont traités via une chaîne d'approbation transparente avant d'être publiés/mis à jour/supprimés. Cela garantit la disponibilité des versions correctes des documents tout au long du cycle de vie du projet avec la prise en charge d'une piste d'audit pour tous les documents clés.
Environ 250 employés utilisent actuellement la solution. Le Constructeur a pu constater immédiatement les avantages de la captation à distance. Ils ont réalisé une distribution moins chère, un accès plus rapide aux documents, des frais d'expédition réduits et des délais de traitement plus courts avec moins de documents perdus, dupliqués ou égarés.
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