ECM Wise aide Stonebridge à réaliser des économies substantielles en migrant vers Microsoft 365

Sommaire

Stonebridge Companies est l'une des principales sociétés de propriété, de gestion et de développement hôtelier du pays; il se compose de 63 hôtels avec plus de 10 000 chambres à travers les États-Unis. Pour économiser de l'argent et améliorer l'expérience utilisateur de son personnel, l'entreprise devait combiner ses plates-formes ECM en un seul système et déplacer son contenu vers le cloud.

Pour atteindre leur objectif, ils ont choisi ECM Wise comme conseiller de confiance pour migrer leur contenu d'OpenText Content Server vers SharePoint. En utilisant les outils disponibles dans la suite d'outils de migration ECM Wise, ainsi que les professionnels expérimentés d'ECM Wise, Stonebridge a réussi à migrer ses documents, y compris toutes les versions, métadonnées, structures de dossiers, liens hérités et autorisations, vers SharePoint.

En conséquence, Stonebridge a pu réduire ses coûts en mettant hors service son ancien système OpenText tout en améliorant l'expérience utilisateur de ses employés.

Défi

Basée à Denver, dans le Colorado, la gestion hôtelière de Stonebridge s'étend d'un océan à l'autre. Avec 63 sites différents, la société s'appuie fortement sur la capacité de collaborer sur une vaste zone géographique à travers les États-Unis.

Au début, les services Microsoft tels qu'Office et Skype étaient utilisés pour accéder aux documents et communiquer entre les différentes propriétés détenues par Stonebridge. Cependant, le référentiel central pour tous les fichiers de l'entreprise était situé sur place au siège social à Denver à l'aide d'Open Text Content Server. Au fil du temps, les coûts croissants et la complexité de la maintenance d'OpenText Content Server sont devenus un défi et il y avait un fort désir de passer au cloud pour réduire les coûts.

Après une enquête initiale, il est devenu évident que l'entreprise réaliserait des économies substantielles en désactivant Content Server et en déplaçant son contenu vers SharePoint. La transition serait facile car de nombreux employés avaient déjà de l'expérience avec Microsoft Office et Skype. Ces connaissances pourraient être facilement transférées vers Office 365 et Microsoft Teams.

Le plus difficile serait d'extraire plus de 10 ans d'informations, y compris des données critiques de Content Server. Le système contenait des documents importants, notamment des métadonnées et des autorisations qui devaient être préservées. De plus, les liens hérités contenus dans ces documents devraient être conservés et fonctionner après le passage à SharePoint. Il était important que la personne qui effectuait la migration ait une connaissance approfondie de Content Server et de SharePoint pour assurer le transfert fluide et efficace des données et que tout soit fait correctement.

Stonebridge savait que Microsoft 365 était la solution, mais comment pourraient-ils y migrer et conserver toutes leurs informations et métadonnées importantes stockées dans OpenText Content Server ?

Stratégie

Stonebridge avait besoin d'un conseiller de confiance possédant une vaste expérience dans la migration d'informations d'OpenText Content Server vers SharePoint.

ECM Wise avait l'expérience, les connaissances et l'expertise dans les migrations de serveur de contenu vers SharePoint. Avec leurs processus de migration éprouvés et la suite d'outils de migration ECM Wise facile à utiliser, il est devenu clair qu'ECM Wise serait la meilleure option de Stonebridge pour rendre leur migration vers SharePoint aussi fluide que possible.

Une fois qu'un accord a été mis en place, l'équipe des services de migration d'ECM Wise a rapidement effectué une analyse des écarts d'ajustement entre Content Server et SharePoint. Il était évident que SharePoint répondrait à leurs exigences en matière de stockage, de partage et d'accès aux fichiers. De plus, l'équipe s'est rendu compte que Microsoft Teams serait un excellent choix pour collaborer sur toutes les propriétés de Stonebridge.

Le plus gros obstacle consistait à extraire le contenu et les métadonnées de Content Server vers SharePoint avec une fidélité totale. Au cours de l'analyse des écarts d'adéquation, ECM Wise a identifié la manière dont tout le contenu de Stonebridge était structuré dans Content Server. L'équipe de migration a ensuite expliqué comment toutes les informations de l'entreprise pouvaient être facilement migrées vers SharePoint à l'aide des collections de sites et des bibliothèques de documents. Toutes les métadonnées stockées dans Content Server peuvent facilement être représentées dans SharePoint à l'aide de types de contenu et de colonnes. Les autorisations appliquées dans Content Server peuvent également être conservées et migrées vers SharePoint.

Une fois que Stonebridge a donné son feu vert, l'équipe de migration s'est mise au travail à l'aide de la suite d'outils de migration ECM pour commencer à planifier et à mettre en œuvre le projet de migration.

Ils ont utilisé l'outil de découverte et d'analyse du serveur de contenu ECM Wise pour examiner l'environnement OpenText de Stonebridge. Des rapports ont été produits par les outils ECM Wise sur les résultats, notamment le nombre de documents, le dimensionnement et les types d'éléments stockés dans le système. L'équipe de migration a identifié tous les problèmes potentiels tels que les longs chemins ; cela leur a permis de planifier et de mettre en œuvre des solutions de contournement. Avec les rapports, ils ont élaboré un calendrier sur les zones à migrer et quand.

L'équipe de migration a également aidé à configurer l'environnement SharePoint de Stonebridge, à configurer les collections de sites et à créer les types de contenu et les colonnes conformément aux meilleures pratiques.

Le déplacement du contenu vers SharePoint a été simplifié à l'aide de l'outil d'API de migration ECM Wise (MAPIT). MAPIT peut prendre le contenu et mapper toutes les métadonnées requises du serveur de contenu aux colonnes et types de contenu associés dans SharePoint. La fonction de restructuration de MAPIT a aidé à résoudre les longs chemins. Une fois que l'équipe a résolu tous les problèmes potentiels, le contenu a été migré via Azure vers SharePoint aussi rapidement que possible. La taxonomie a été réhydratée dans SharePoint et le tout a été structuré comme dans Content Server.

Les outils ECM Wise ont créé des journaux de migration et de validation, qui ont tous été téléchargés sur le SharePoint de Stonebridge dans leur propre collection de sites. Les journaux servent de preuve que les documents ont été migrés vers SharePoint.

En utilisant les outils de migration ECM Wise, l'équipe a réussi à migrer tout le contenu, les versions, les dates, les informations utilisateur, les métadonnées et les structures de dossiers vers SharePoint. Si nécessaire, les autorisations existantes du serveur de contenu ont été réappliquées à SharePoint une fois la migration terminée. Tous les liens hérités du serveur de contenu fonctionnaient toujours avec l'utilisation du redirecteur de liens d'ECM Wise.

Résultats

Le projet a été un succès.

Avec l'aide d'ECM Wise, Stonebridge a pu migrer tout le contenu de Content Server vers SharePoint dans les délais et le budget.

Les utilisateurs de Stonebridge ont trouvé les bibliothèques de documents et les collections de sites nouvellement créées faciles à utiliser. Les structures de dossiers de Content Server ont été répliquées et leurs informations étaient faciles à trouver.

La navigation et le partage de documents ont été facilités pour le personnel de Stonebridge. Ils pouvaient accéder à leur contenu de n'importe où, y compris sur des appareils mobiles. L'intégration avec d'autres produits Office 365 a amélioré la productivité et le client était ravi d'utiliser Teams pour ses besoins de collaboration et ses réunions.

Stonebridge et ECM Wise ont reçu des commentaires positifs de la part des utilisateurs finaux. Ils ont apprécié la facilité d'avoir un seul compte de connexion pour tous les systèmes utilisés, y compris l'option d'authentification multifacteur (MFA). La communication et la collaboration globales de l'équipe ont été considérablement améliorées.

En fin de compte, Stonebridge a réalisé des économies en réduisant les coûts de licence et de support en désactivant OpenText Content Server et en même temps a amélioré l'expérience de travail de son personnel.