Shoosmiths crée un flux de travail cohérent avec SharePoint et K2

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Nommé cabinet d'avocats britannique de l'année 2015, Shoosmiths est un cabinet d'avocats avec 11 sièges sociaux, 153 associés et 736 conseillers juridiques. Pendant plus de 15 ans, leur processus d'automatisation des flux de travail a été divisé en pas moins de 13 technologies et solutions distinctes. L'entreprise avait besoin d'une plate-forme de flux de travail unique sur laquelle elle pourrait déplacer tous ses flux de travail existants et l'utiliser pour le développement futur de flux de travail.

Défi

Shoosmiths reconnaissait depuis longtemps l'importance du flux de travail dans le contexte de la gestion des dossiers juridiques et utilisait l'automatisation du flux de travail depuis plus de 15 ans. Au cours de cette période, elle a déployé pas moins de 13 technologies et solutions de flux de travail distinctes. Comme le dit Shane Scott, directeur des systèmes d'information chez Shoosmiths, cet environnement fragmenté était « très inefficace, entravait le service client et était difficile à maintenir et à administrer ».

L'entreprise a mis en œuvre Microsoft SharePoint pour centraliser la gestion des documents dans ses 11 bureaux, a mis en œuvre SAP comme solution de gestion de cabinet et de systèmes financiers et étend actuellement l'empreinte SAP en déployant SAP HR.

« Les avantages d'avoir une plate-forme de flux de travail unique intégrée à SAP et SharePoint étaient un argument convaincant », déclare Scott. "Nous avons donc commencé à chercher une nouvelle plate-forme de modélisation d'entreprise et de flux de travail, sur laquelle nous pourrions déplacer tous nos flux de travail existants et l'utiliser comme base pour le développement futur du flux de travail au sein de l'entreprise."

Stratégie

Shoosmiths a sélectionné K2 après avoir effectué une analyse technique approfondie des capacités de K2 blackpearl. Dans le cadre du programme, l'entreprise a profité de l'occasion pour cartographier et optimiser les processus métier avant de développer les nouveaux flux de travail dans K2. Tous les nouveaux processus K2 sont étroitement intégrés à Microsoft SharePoint, aux applications SAP financières et RH et à un portail libre-service pour les employés, et incluent également l'automatisation des e-mails et des SMS.

Shoosmiths dispose désormais de flux de travail de processus basés sur K2 dans quatre domaines clés de son activité, avec des plans pour les étendre à d'autres fonctions RH, à la cession en anglais, à la gestion des cas de négligence clinique et à la cession de terrains.

Résultats

L'utilisation de K2 a contribué à des gains de temps significatifs dans tous les domaines d'activité de Shoosmiths. Ceci a été réalisé grâce à une combinaison d'optimisation des processus, d'automatisation des documents et des processus (à l'aide de K2) et d'intégration. Dans les seules nouvelles fonctions de transfert de propriété, l'entreprise estime qu'elle économise jusqu'à 60 minutes par gestionnaire de dossier par jour. Cela équivaut à environ 800 heures par semaine économisées sur l'ensemble de la fonction.

De plus, les intégrations étroites entre les logiciels permettent d'automatiser des processus auparavant manuels tels que les contrats, les déclarations d'achèvement et les écritures financières. Cela réduit à nouveau le temps nécessaire pour effectuer les tâches et permet à Shoosmiths de fournir un service meilleur et plus réactif à ses clients.

En remplaçant les technologies de flux de travail héritées par une plate-forme unique basée sur K2 blackpearl, l'entreprise sera en mesure de réduire considérablement ses dépenses d'exploitation annuelles. Selon Scott, "Shoosmiths prévoit de réduire ses coûts de maintenance logicielle et de licence d'environ 160 000 £ par an".

Compte tenu du succès des nouveaux flux de travail, Shoosmiths poursuit désormais ses projets de déploiement de processus encore plus automatisés.

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