Client
Club des armateurs
Intélogie
Intelogy est un partenaire Microsoft Gold basé au Royaume-Uni, spécialisé dans Microsoft 365 et SharePoint avec une pratique dédiée à la gestion et à la conformité des informations. Ils travaillent avec des clients qui reconnaissent le potentiel de la technologie pour transformer leurs entreprises et les aident à visualiser, définir et réaliser des solutions qui améliorent votre façon de travailler.
Apprendre encore plusSommaire
Le Club des Armateurs est une mutuelle maritime fondée en 1855 qui compte plus de 33 000 adhérents. Il offre une couverture de protection et d'indemnisation (P&I), d'assistance juridique et de défense et des assurances associées aux propriétaires, exploitants et affréteurs de petits navires spécialisés dans le monde entier. Cette association compte environ 200 employés répartis dans des bureaux à Londres, Singapour et Hong Kong.
Auparavant, le Shipowners' Club stockait les principales données sur les réclamations dans un système Meridio Enterprise Content Management (ECM). À la suite d'une initiative de transformation numérique, ils avaient pour exigence de déplacer un nombre important de documents hors de ce système hérité afin de faciliter la collaboration et d'améliorer l'efficacité de l'archivage des documents.
Intelogy a analysé et géré la transition de cet ancien système Meridio ECM vers SharePoint, la migration étant réalisée en partenariat avec Proventeq, à l'aide de leur produit Migration Accelerator.
Défi
Le système ECM des armateurs comptait plus de 7 millions de documents, soit plus de trois téraoctets de données, tous à migrer vers une nouvelle architecture d'informations SharePoint.
Le système Meridio existant comprenait une structure de données complexe, qui comportait de nombreux niveaux de sous-dossiers imbriqués qui ne facilitaient pas la collaboration, la cohérence et la facilité de recherche. Comme l'organisation avait récemment lancé un programme de transformation numérique, un système qui permettait une collaboration facile, un travail moderne et efficace était requis de toute urgence pour répondre aux besoins de leur équipe internationale et de leurs clients.
Stratégie
Pour extraire les données de Meridio vers SharePoint, Intelogy a proposé un partenariat avec Proventeq, dont le produit Migration Accelerator est spécifiquement conçu pour migrer le contenu des systèmes ECM, tels que Meridio, vers SharePoint.
La phase initiale du projet a nécessité la création d'une preuve de concept, offrant au client une visibilité sur l'architecture d'information proposée et les capacités de collaboration sur SharePoint.
Intelogy a pu analyser l'ensemble de données client et proposer un plan de migration adapté, avec un magasin de termes et une taxonomie personnalisés.
Dans le cadre du processus de provisionnement, les modèles et pratiques SharePoint (PnP) et d'autres scripts PowerShell ont été largement utilisés pour fournir et configurer le locataire SharePoint cible.
Les technologies utilisées pour effectuer cette migration comprenaient :
- SharePoint – utilisé pour stocker tous les documents migrés depuis le système ECM hérité, organisé plus de 150 collections de sites.
- Scripts PowerShell – utilisé pour provisionner et configurer l'architecture SharePoint cible.
- Modèles et pratiques SharePoint (PnP) – utilisé pour créer des modèles et assurer un déploiement rapide et cohérent des structures SharePoint.
- Accélérateur de migration Proventeq – utilisé pour migrer le contenu de l'ancien système Meridio ECM vers SharePoint.
Résultats
La nouvelle solution de gestion des documents et des enregistrements fournit un centre de recherche global qui, lorsqu'il est combiné avec les métadonnées gérées, permet une expérience utilisateur améliorée lors de la recherche d'un grand ensemble de données. Le nouvel environnement SharePoint permet un partage et une collaboration externes sécurisés, répondant à l'exigence de l'organisation de fonctionner en tandem avec ses membres et ses courtiers. La solution est intégrée à Outlook, Dynamics CRM et à une gamme de solutions internes personnalisées prenant en charge la souscription, les réclamations et la prévention des pertes.
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