Le nouveau système de gestion des documents de Save the Children permet la prestation de services vitaux

Sommaire

Save the Children est une organisation internationale à but non lucratif qui fournit des services qui aident à transformer la vie des enfants - des fournitures vitales au soutien émotionnel. L'organisation est financée par des partenaires donateurs grands et petits, des bienfaiteurs individuels et des gouvernements. En conséquence, Save the Children a de nombreux accords et contrats, tels que des services informatiques et des contrats de location.

Save the Children avait besoin d'un système pour sécuriser, gouverner et faciliter la gestion des accords, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats. Les employés devaient gérer les accords tout au long de leur cycle de vie - de la création à l'archivage ou à la destruction - et le processus manuel existant prenait du temps, était opaque et difficile à suivre.

En combinant Microsoft 365 et le Circle T Agreement Centre, Circle T a fourni à Save the Children une solution qui leur a donné les limites de sécurité, la gouvernance des données et les rapports nécessaires pour tous leurs accords. Les travailleurs de l'information peuvent désormais trouver facilement du contenu pertinent en effectuant une recherche dans le centre d'accords ou sur le site SharePoint.

De plus, les travailleurs peuvent désormais créer, co-créer, signer, découvrir et gérer des contrats plus rapidement et plus efficacement. Ils peuvent également s'assurer que leurs données sont sécurisées, que les rapports, le flux de travail et les contrôles sont appliqués, et être confiants dans la réduction des risques financiers.

Défi

Save the Children utilisait Microsoft 365 à l'échelle internationale, avec des intranets et des systèmes de gestion des connaissances dans plusieurs pays. Ils géraient des accords, y compris des contrats, à l'aide de divers systèmes, outils et processus manuels. Cela a entraîné des difficultés dans la recherche et la conservation des dossiers, réduisant l'efficacité et augmentant le risque financier potentiel.

Save the Children avait besoin d'une solution capable de superviser l'intégralité du cycle de vie, de la création d'accords à la co-création sécurisée avec des utilisateurs internes et externes, ainsi que de permettre un accès, une recherche et des rapports puissants et sécurisés.

Stratégie

Save the Children s'est tournée vers Circle T pour obtenir de l'aide, après avoir travaillé avec eux dans le passé pour mettre en œuvre des solutions telles que des intranets, la gestion des politiques et la gestion des procédures.

Étant donné que tous les contenus liés à l'accord devaient être réunis, Save the Children et Circle T ont conclu que Microsoft 365 était la solution logique, permettant à l'équipe de fournir non seulement une expérience utilisateur cohérente, mais également une expérience de gestion et de conformité cohérente. Tous les documents finaux et la collaboration nécessaire à la rédaction du contenu peuvent désormais être contrôlés de manière centralisée par un ensemble de règles dans le centre de sécurité et de conformité, qui est un catalyseur clé pour la gouvernance des données et la découverte juridique.

Il y avait plusieurs exigences clés pour la solution, chacune d'entre elles renforçant le Microsoft 365 en tant que solution supérieure.

Pour commencer, il était essentiel que les utilisateurs puissent trouver le contenu de l'accord de manière efficace et rapide, avec une indication claire de l'état ou du statut. Microsoft Search et Circle T's Agreement Center ont été choisis pour répondre à ces besoins. Microsoft Search tient ses promesses, et Circle's T's Agreement Center fournit une interface de recherche intelligente dédiée et la possibilité de lire et de comprendre les accords dans le contexte de leur statut, de leur propriété et de leur catégorisation. De plus, les utilisateurs peuvent désormais découvrir et accéder aux accords à partir de la barre de recherche intelligente de l'intranet de Circle T.

Save the Children avait également besoin que les accords soient disponibles n'importe où, n'importe quand, depuis n'importe quel appareil, y compris ceux travaillant à l'international et sur le terrain. SharePoint a été choisi pour fournir une solution mobile et flexible adaptée à tous les environnements de travail. SharePoint héberge et publie tous les accords sur les applications mobiles, Web et Microsoft 365, garantissant que les utilisateurs ont désormais accès aux accords quand et où ils en ont besoin.

Enfin, la solution devait prendre en charge en toute sécurité la co-création de contenu avec des utilisateurs externes, y compris un processus de révision rationalisé. Microsoft 365 a été choisi pour sécuriser le contenu tout en améliorant les processus de collaboration. Microsoft 365 fournit la fonctionnalité idéale pour protéger le contenu interne et fournir un accès invité sécurisé aux utilisateurs externes.

Circle T s'est appuyé sur cette base pour ajouter des signatures électroniques contractuelles. Ils ont intégré un outil de signature numérique tiers, lancé à partir du flux de travail de l'administrateur du contrat. Cette combinaison de technologies a permis à Save the Children d'exécuter une signature de contrat en ligne conforme avec toutes les complexités du processus de signature gérées dans les meilleurs outils.

Grâce aux solutions combinées fournies par Circle T et Microsoft, les employés de Save the Children peuvent désormais s'assurer que tous les accords sont systématiquement et clairement marqués avec un statut, une propriété et des dates d'action. Intégrations à Power Automate et Power BI ont permis à Save the Children de réduire le risque d'accords non conformes ou expirés.

Résultats

Le Circle T Agreement Center et Microsoft 365 ont remodelé la façon dont Save the Children gère les accords. La création, la co-rédaction, la finalisation, la signature, la découverte, la conservation et le renouvellement des accords sont désormais des processus rapides et faciles.

Les utilisateurs internes et externes peuvent co-créer du contenu en temps réel, ce qui réduit le trafic de messagerie et la complexité généralement associés au travail sur plusieurs copies d'un fichier, ainsi que les risques liés à leur fusion.

Le processus de signature rationalisé a supprimé les flux de travail manuels complexes précédemment requis dans le processus de signature, réduisant considérablement le délai de signature.

La possibilité de trouver n'importe quel accord est maintenant immédiate et complète. À partir d'un seul emplacement, les utilisateurs peuvent désormais trouver des accords à toutes les étapes de la rédaction et de l'exécution, et les utilisateurs obtiennent instantanément les résultats de la recherche. Les accords signés sont stockés avec la version de travail et les documents associés pour garantir que toutes les garanties pertinentes sont gérées et présentées dans un seul « fichier ».

Le personnel de Save the Children peut gérer le contenu avec le contrôle de version, la conservation et la découverte légale complète enrichie par la sécurité et la conformité Microsoft 365.

Enfin, la gestion du cycle de vie des contrats, basée sur les métadonnées, est améliorée en intégrant les solutions Power Platform pour le reporting et le workflow, réduisant ainsi le risque de contrats non conformes ou expirés.