Robertson Group rationalise la gouvernance et la gestion de l'information avec SharePoint et Bridgeall

Sommaire

Robertson est l'une des plus grandes entreprises indépendantes de construction, d'infrastructure et de services de soutien au Royaume-Uni. Couvrant l'ensemble du cycle de vie de l'environnement bâti, Robertson comprend 22 entreprises à travers le Royaume-Uni et emploie plus de 3 000 personnes. Robertson opère dans le génie civil de la construction, le développement immobilier, la gestion des installations, l'ingénierie du bois, etc.

Défi

En se lançant dans un examen à l'échelle du groupe de ses systèmes et de sa gouvernance, Robertson cherchait à développer un système Microsoft SharePoint par lequel ses documents constitutifs seraient gérés. De plus, son entreprise de construction tenait à maximiser la fonctionnalité de SharePoint dans la gestion de ses informations de projet.

Stratégie

Robertson a contacté Bridgeall pour développer une solution répondant à sa gouvernance générale et à ses besoins spécifiques au projet. Bridgeall a utilisé Microsoft Office 365 et SharePoint Online et a utilisé le Content Type Hub pour créer une solution qui fournirait un système de gestion de gouvernance sécurisé avec des liens directs vers sa solution de gestion des informations de projet.

Résultats

Les développements ont simplifié l'approbation des documents de gouvernance grâce au développement d'un flux de travail d'approbation qui reposait sur l'identification des propriétaires responsables et imputables. Ces propriétaires ont été identifiés lors de la création du document dans SharePoint, et lorsqu'une version majeure a été publiée, elle a été envoyée au propriétaire responsable pour révision et approbation à l'aide du flux de travail SharePoint. Une fois approuvé par le propriétaire responsable, il a ensuite été mis à la disposition de chacun des sites de projet existants.

Comme les formulaires étaient approuvés et partagés via SharePoint avant d'être distribués sur les sites du projet, les utilisateurs pouvaient être sûrs qu'ils utilisaient le dernier modèle de formulaire. L'utilisation de métadonnées, d'ensembles de termes et de types de contenu a contribué à la facilité d'utilisation du système de gestion pour les utilisateurs finaux, leur permettant de trouver la source unique de vérité et les propriétaires qui en étaient responsables.

Cette solution SharePoint permet à Robertson Construction Group de se concentrer sur chaque projet en sachant parfaitement que tous les formulaires dont ils ont besoin sont la dernière version autorisée. En outre, les propriétaires de contenu peuvent créer et mettre à jour tous les documents constitutifs en sachant parfaitement qu'ils ne seront disponibles à l'échelle de l'entreprise qu'une fois que le propriétaire responsable aura approuvé leur contenu.