Une entreprise de construction familiale utilise Microsoft 365 pour libérer son potentiel numérique

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Rhomberg Bau GmbH, une entreprise familiale internationale de construction de quatrième génération, spécialisée dans la construction, les ressources et la technologie ferroviaire, a entamé son parcours de numérisation. MondayCoffee, un partenaire Microsoft Gold de confiance, soutient Rhomberg Bau dans cet important projet, en l'aidant à prendre la voie rapide dans la mesure du possible pour permettre aux parties prenantes de Rhomberg de profiter rapidement des avantages de la numérisation.

Pour Rhomberg, MondayCoffee a combiné Office 365, Dynamics CRM et Azure. À l'aide de Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, des listes SharePoint, Dynamics CRM et Outlook, trois processus clés de Rhomberg ont été automatisés, simplifiant la collaboration, réduisant les dépenses de temps et augmentant la transparence.

Défi

Rhomberg Bau GmbH, est organisée en plusieurs secteurs d'activité, unis dans une stratégie commune pour améliorer la collaboration entre eux. En conséquence, l'entreprise est passée au cloud, a installé un locataire Microsoft Office 365 et a remplacé certains systèmes informatiques hérités par les outils standard de Microsoft.

Pour que la collaboration se produise, les gens doivent changer leurs habitudes. En collaboration avec Rhomberg Bau, MondayCoffee a travaillé sur ce changement culturel en suivant un ensemble de règles :

• Les fichiers ne sont stockés qu'une seule fois.
• Les projets ne sont créés qu'une seule fois dans le système, même si plusieurs domaines d'activité y travaillent. (Dans le passé, chaque zone avait sa propre zone de projet séparée.)
• La transparence sur l'avancement des projets doit être accrue.
• Les processus et les structures doivent être standardisés et visualisés de manière claire et simple dans le système. Leur application devient moins dépendante de la personne responsable.

Dans cette collaboration avec Rhomberg Bau, MondayCoffee a exploité le potentiel d'unifier les anciens systèmes informatiques, qui ont été gérés différemment dans chaque domaine d'activité, et de les rendre plus efficaces grâce à l'automatisation.

Stratégie

Grâce à des ateliers, MondayCoffee a démontré le potentiel de combiner les trois principaux composants d'Office 365, Dynamics CRM et Azure. En collaboration avec diverses parties prenantes de Rhomberg Bau, MondayCoffee a conceptualisé une architecture et une approche appropriées pour lancer une série d'applications professionnelles dédiées sur sa nouvelle plate-forme Microsoft avec un chemin de développement étape par étape. MondayCoffee a lancé les applications commerciales suivantes en test pilote pour Rhomberg :

Application Défauts de construction : Conçu pour simplifier l'enregistrement (y compris le téléchargement d'images de smartphone), la classification et le suivi des défauts de construction.

Dans les projets de construction, la classification et le suivi des défauts de construction sont les principaux facteurs de dépassement des coûts et des délais, c'est pourquoi un processus d'enregistrement et de suivi simplifié est important pour l'entreprise. De plus, cette application permet à l'entreprise d'évaluer ses fournisseurs en termes de qualité de construction.

Application de stockage dynamique : Conçu pour créer dynamiquement des structures de site SharePoint pour enregistrer les documents liés au projet en un seul endroit - en fonction des partenaires commerciaux impliqués (selon les entrées du projet CRM). Pour les grands projets de construction, il est essentiel que toutes les parties impliquées stockent et trouvent intuitivement les documents importants sans se perdre dans des hiérarchies de classement complexes.

Documentation du bâtiment Application: Conçu pour améliorer la communication avec les parties prenantes du client sur l'avancement d'un projet. L'application permet à toutes les parties de télécharger et d'envoyer facilement des photos et des plans du chantier et de publier des informations sur l'avancement.

Pour développer les applications, MondayCoffee a utilisé les outils Microsoft suivants : PowerApps, Power BI, Flow, les listes SharePoint, Dynamics CRM et Outlook Online.

Toutes les applications sont actuellement utilisées dans une phase pilote par des utilisateurs clés, qui ont été formés en conséquence. Un déploiement à grande échelle est prévu pour le début de l'année civile 2019, tandis que d'autres applications et améliorations devraient arriver régulièrement.

Résultats

Avec toutes les applications développées et lancées avec Rhomberg - en plus de la nouvelle plate-forme - l'automatisation des petites tâches a amélioré et simplifié la collaboration inter-équipes. Outre les gains de temps, l'organisation a gagné en transparence et en qualité sur les flux de travail pertinents pour l'entreprise.

Faire vivre à l'organisation le nouvel environnement de travail et en bénéficier directement signifiait faire des pas de géant dans la transformation numérique et culturelle du groupe. Déjà, les utilisateurs clés demandent activement à déployer les applications dans d'autres domaines et à en développer de nouvelles.