PRO Club utilise KnowledgeLake pour maximiser la valeur de sa migration vers Office 365

Publié le 1 août 2019

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Le PRO Club à Bellevue, Washington, est un club et un salon de santé et de bien-être primé. Fondée par le célèbre chirurgien cardiovasculaire, le Dr Mark Dedemenico, la destination de style complexe est à l'avant-garde des percées en matière de santé et de longévité. L'installation de 272 000 pieds carrés abrite une gamme de terrains spécifiques au sport, des piscines et des salles d'exercice ultramodernes, des restaurants et un spa médical.

En tant que l'un des meilleurs clubs de santé aux États-Unis, PRO Club avait besoin d'une approche différente de la gestion des documents qui leur permettrait de suivre le rythme des innovations en matière de technologie d'entreprise, en particulier avec Microsoft SharePoint. PRO Club a utilisé KnowledgeLake pour migrer de SharePoint sur site vers Office 365 dans le cloud.

Défi

PRO Club a récemment migré de SharePoint sur site vers Office 365 et SharePoint Online pour tirer parti de plusieurs avantages basés sur le cloud, tels que les économies de coûts, l'évolutivité et le service. Par conséquent, elle avait besoin d'outils de gestion de documents pour la numérisation et la capture de données qui compléteraient le déménagement et permettraient des processus efficaces et des innovations dans toute l'entreprise.

"Le système devait être facile à utiliser, mais surtout, fonctionner avec notre référentiel de documents SharePoint Online", a déclaré Aaron Withington, technicien principal ITS au PRO Club.

Il était donc impératif de trouver un outil complémentaire qui permettrait aux utilisateurs de rechercher et d'interagir facilement avec SharePoint. Heureusement, selon Withington, PRO Club n'a pas eu besoin de chercher bien loin. « Nous avons découvert KnowledgeLake pour la première fois en 2007 lorsque nous cherchions à remplacer notre système de gestion de documents vieillissant Docuware », explique-t-il. "Nous avons étudié plusieurs systèmes de gestion de documents et nous avons aimé ce que KnowledgeLake avait à offrir en termes de types de documents personnalisables et de workflows d'indexation."

Malgré de nombreuses autres options disponibles, Withington explique qu'il a été facile de choisir une solution à l'échelle de l'entreprise. "Nous sommes des clients satisfaits de KnowledgeLake, et les prix des systèmes comparables étaient au moins aussi élevés ou plus que la solution KnowledgeLake, nous avons donc décidé d'étendre notre utilisation de KnowledgeLake plutôt que d'adopter une autre solution."

Stratégie

PRO Club a utilisé KnowledgeLake pour migrer de SharePoint sur site vers Office 365 dans le cloud. L'effort a porté sur environ 250 000 documents et a duré environ 60 jours du début à la fin. Mais en plus de la migration, PRO Club utilise la plateforme KnowledgeLake comme une ressource centralisée et logiquement organisée pour l'ensemble de l'organisation. Les départements, y compris les comptes fournisseurs, les événements d'adhésion, la sécurité et la paie, ont tous des fichiers indexés, classés et stockés électroniquement dans SharePoint Online via KnowledgeLake. Cela a permis de rationaliser considérablement les opérations et d'étendre l'utilisation de SharePoint, en le transformant en une plate-forme précieuse pour l'efficacité future et l'innovation des processus.

« La solution KnowledgeLake fonctionne de manière transparente avec SharePoint Online », déclare Withington. « Il dispose d'une application de recherche SharePoint entièrement personnalisable et facile à utiliser. Et nous attendons avec impatience la prochaine version qui permettra la recherche et la récupération à partir de la même interface utilisateur qui est actuellement utilisée pour numériser et indexer.

KnowledgeLake fonctionne de manière transparente avec SharePoint Online. Il dispose d'une application de recherche SharePoint qui nous permet de personnaliser rapidement et facilement la fonctionnalité de recherche des bibliothèques de documents, en utilisant n'importe quel champ de données que nous choisissons.

Aaron Withington (Technicien principal STI, Club PRO)

Résultats

La plate-forme KnowledgeLake aide PRO Club en permettant aux employés d'ingérer et d'indexer des documents avec des métadonnées beaucoup plus facilement et plus rapidement. L'utilisation en entreprise dans plusieurs services augmente la capture et le partage d'informations à l'aide de SharePoint et améliore l'efficacité dans l'ensemble de l'entreprise. L'interface familière et facile à apprendre fonctionne de manière transparente avec SharePoint, apportant une nouvelle valeur et un retour sur investissement.

Formation facile pour la numérisation, l'indexation et la récupération de documents. Une fois configuré, le système est très facile à utiliser pour ingérer des documents, des e-mails et d'autres enregistrements dans SharePoint. L'interface est simple et intuitive. Cela minimise la formation pour une tâche qui est souvent effectuée par des travailleurs temporaires.

Intégration transparente avec Office 365. Après avoir migré vers Office 365 et SharePoint, PRO Club a constaté que l'application de recherche KnowledgeLake pour Office 365 aide les utilisateurs à personnaliser rapidement et facilement la fonctionnalité de recherche des bibliothèques de documents. Les utilisateurs peuvent indexer et rechercher sur n'importe quel champ de données de leur choix et enregistrer les recherches pour un accès facile.

Sécurisé dans le cloud. En utilisant à la fois la sécurité incluse avec KnowledgeLake et les paramètres de sécurité Azure AD/SharePoint, PRO Club a pu créer des workflows et des bibliothèques de documents accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.