Pan Pac gère les exigences réglementaires et réduit les risques avec Office 365 et Information Leadership

Publié le 1 août 2019

Sommaire

Pan Pac est une société de produits forestiers/bois entièrement intégrée en Nouvelle-Zélande avec des opérations d'exploitation forestière, de pâte à papier, de bois d'œuvre et une scierie. Il s'agit du plus grand propriétaire forestier et acheteur de grumes à Hawkes Bay, et emploie plus de 800 personnes pour travailler dans les zones d'exploitation de l'entreprise.

Sous une nouvelle direction informatique, Pan Pac a décidé de passer de SharePoint sur site existant et d'autres partages de fichiers à des solutions Office 365 modernes. L'analyse de rentabilisation reposait sur trois améliorations commerciales clés :

  1. Rassembler l'organisation diversifiée via un intranet
  2. Fournir des processus de conformité en matière de santé et de sécurité et de la documentation pour se conformer aux réglementations gouvernementales pour les « installations à risque majeur »
  3. Gérer et publier des documents contrôlés dans toutes les activités commerciales

Information Leadership a fourni des espaces de travail SharePoint "pragmatiques, pratiques et utilisables", en utilisant sa méthodologie et des applications basées sur Azure. Avec la base de conception résiliente créée, Pan Pac est désormais bien placé pour poursuivre sa transformation numérique avec Office 365.

Défi

En raison de la complexité des opérations de Pan Pac, il a des exigences très strictes en matière de contrôle des documents pour maintenir l'intégrité du contenu au fil des révisions. Auparavant, cela nécessitait des processus manuels passant par de nombreuses étapes et de nombreuses personnes. À tout moment, le personnel serait incertain de l'emplacement, du statut et de la propriété d'un document. Cela a conduit à la duplication de documents et à une difficulté à trouver le bon document ou les bons conseils.

La nouvelle réglementation sur les installations à risques majeurs obligeait Pan Pac à créer une base de connaissances centrale pour l'identification, le contrôle, les procédures d'urgence et les politiques. Cela nécessiterait des mises à jour constantes pour surveiller les processus, l'utilisation de substances dangereuses et les risques dans l'ensemble de l'entreprise.

Stratégie

La plateforme Office 365 SharePoint a remplacé les différentes solutions de stockage utilisées auparavant par Pan Pac. Cela comprenait une implémentation de SharePoint 2013 et des informations détenues sur les partages de fichiers.

Le regroupement de toutes les informations au sein d'un intranet Office 365 donnerait à tout le personnel l'accès à une source unique d'informations vérifiées et à une excellente recherche, affinée par des métadonnées. Avec une gamme variée d'informations et d'activités, Information Leadership a mis à profit son expérience en gestion de l'information pour créer une taxonomie. Cela comprenait des métadonnées pour décrire, classer et trouver du contenu, ainsi que pour mettre en œuvre des processus métier.

Les conceptions incluaient également l'utilisation d'applications iWorkplace basées sur Azure qui permettent de classer automatiquement les métadonnées. Cette innovation signifiait que dans de nombreux cas, le personnel n'avait pas besoin de saisir les métadonnées. Une autre application iWorkplace (Smart Case Files) simplifie la gestion et la sécurité du contenu pour la création, l'approbation, la publication et l'archivage de la documentation.

Ce qui était vraiment inestimable, c'était d'obtenir une solution pragmatique, pratique et utilisable. Il n'y a rien de pire que de proposer quelque chose qui ne paie que du bout des lèvres - Information Leadership a créé un système que nous pourrions réellement mettre en œuvre.
Les retours des utilisateurs sont extrêmement positifs. Ce que les gens disent, c'est que nous savons où se trouvent les documents, nous savons qui les consulte, nous savons quel est leur statut. Cette transparence est essentielle à notre entreprise.

Jason Simons (responsable informatique, Pan Pac)

Résultats

Pan Pac a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part de son personnel. Les solutions comprennent un intranet moderne, des espaces de travail de documents contrôlés et un portail de publication, ainsi que la gestion de leurs besoins réglementaires «Major Hazard Facility».

Le personnel signale qu'il est maintenant en mesure de classer, de trouver et d'utiliser les documents dont il a besoin. En plus d'une transparence retrouvée, le risque d'accidents technologiques et informatiques est réduit. Tout le monde peut télécharger, partager, trouver et modifier avec confiance et contrôle.

Pan Pac peut désormais mieux identifier et répondre aux inefficacités. Par exemple, ils ont constaté que les personnes clés de l'organisation doivent signer un grand nombre de documents. Ces goulots d'étranglement peuvent être résolus et des résultats plus rapides et de meilleure qualité peuvent être obtenus.

Pan Pac est maintenant prêt à tirer parti de la base de conception pour poursuivre sa transformation numérique avec Office 365.