Sommaire
Ovivo est un chef de file mondial en technologie de traitement de l'eau avec plus de 35 ans d'expérience dans la gestion de l'eau municipale, le traitement des eaux usées industrielles et la filtration et le refroidissement de l'eau pour l'électronique. L'activité de traitement de l'eau d'Ovivo est basée sur l'exécution de projets mondiaux à grande échelle, certains s'étendant sur plus de 5 ans, et impliquant des équipes réparties en Amérique du Nord, en Europe et à l'échelle internationale travaillant avec des partenaires et des entrepreneurs en tant qu'équipes réparties.
Au cours du cycle de vie de chaque projet, des milliers de documents et de nombreux autres e-mails sont produits, contenant des informations essentielles pour les décisions de projet, la facturation et la défense des contrats. Historiquement, ces connaissances envoyées par e-mail n'étaient enregistrées que sur des disques personnels individuels, de nombreux employés et sous-traitants allant et venant tout au long de la durée de vie d'un projet. Avec autant de pièces mobiles et tant d'enjeux, Ovivo a reconnu la nécessité de faciliter l'enregistrement, la recherche et le partage des informations critiques du projet dans les e-mails entre les équipes de projet en évolution. En 2017, le nouveau vice-président des projets majeurs d'Ovivo a recommandé Colligo comme la meilleure solution pour l'adoption de SharePoint.
Défi
Le seul service utilisant SharePoint pour la gestion des courriels avant la mise en œuvre de Colligo était l'équipe juridique d'Ovivo. Pour le reste de l'entreprise, utiliser SharePoint pour enregistrer les e-mails liés aux projets était considéré comme trop chronophage. Les équipes ont utilisé un mélange de dossiers publics dans Outlook et de dossiers dans le lecteur C de l'entreprise pour stocker les e-mails archivés.
Ovivo a reconnu l'importance de proposer une solution simple pour les employés, et il était urgent de passer de l'enregistrement aléatoire des e-mails dans des dossiers locaux pour de nombreuses raisons.
Les projets Ovivo durent généralement 5 ans ou plus. Au cours de cette période, les équipes de projet se développent et changent souvent. À chaque départ de membre, Ovivo doit exploiter les e-mails de projet cloisonnés sur les disques locaux des individus, passant des heures à rechercher des connaissances critiques sur le projet, sachant qu'il existe un risque que des éléments précieux soient négligés.
Avec de nombreuses équipes et projets utilisant des dossiers traditionnels, les e-mails et les pièces jointes sont devenus de plus en plus difficiles à trouver. Au fil du temps et des milliers d'e-mails accumulés, la recherche de dossiers partagés est devenue de plus en plus difficile.
En conservant les e-mails dans des fichiers PST, sans aucune méthode de classification significative au sein de l'équipe, la recherche des détails du projet prenait du temps et souvent des données critiques étaient introuvables, ce qui empêchait la planification, l'estimation et la facturation. Aucune métadonnée supplémentaire n'a été capturée pour faciliter une recherche future.
En cas de poursuite ou d'arbitrage, Ovivo devrait copier les fichiers PST archivés d'un ancien employé sur un disque externe, connecter le disque au compte Outlook d'un utilisateur existant, laisser les fichiers indexés pendant plusieurs jours, puis interroger à partir d'un seul ordinateur pour enregistrer les e-mails dans des dossiers associés à chaque sujet de réclamation. Ce processus pourrait coûter des centaines de milliers de dollars en honoraires d'entrepreneur et en heures de travail.
Stratégie
Ovivo s'appuie sur SharePoint pour la gestion des connaissances et des enregistrements, mais il avait besoin de rationaliser l'accès pour simplifier la capture des informations complètes du projet. Les employés étaient habitués à travailler à partir d'Outlook et ils avaient besoin d'un moyen de continuer à travailler de manière productive à partir de leur boîte de réception. En 2017, le nouveau vice-président des projets majeurs d'Ovivo a recommandé Colligo Email Manager comme la meilleure solution pour l'adoption de SharePoint. Il l'avait déjà utilisé dans un rôle précédent.
Chaque département crée des bibliothèques simples en ligne et hors ligne dans SharePoint structurées pour stocker de manière logique et cohérente des informations critiques, et Colligo facilite la tâche à partir d'Outlook. Les champions des employés partagent ensuite son fonctionnement avec les autres, ce qui conduit les équipes de projet à utiliser davantage SharePoint.
En intégrant l'accès aux dossiers SharePoint directement dans Outlook à l'aide de Colligo Email Manager, les employés d'Ovivo peuvent enregistrer des courriels et des pièces jointes directement dans SharePoint à partir de leur boîte de réception Outlook. En quelques clics, les employés enregistrent un e-mail et une pièce jointe liés au projet dans la bibliothèque appropriée dans SharePoint. Colligo stocke automatiquement les champs clés tels que le sujet, l'expéditeur et la date sous forme de métadonnées.
Tout membre d'une équipe de projet peut rapidement rechercher, trouver et partager des liens sécurisés vers des e-mails et des pièces jointes précieux, car ils sont capturés et étiquetés avec des métadonnées utiles. Le gain de temps et l'accès complet aux informations conduisent à une gestion de projet rentable et garantissent que tout le monde travaille à partir d'informations complètes et à jour.
Même les employés d'Ovivo travaillant dans des endroits à faible bande passante utilisent Colligo Email Manager pour enregistrer et classer les e-mails dans des bibliothèques SharePoint hors ligne. La plateforme complète de Colligo signifie que les employés d'Ovivo peuvent accéder à SharePoint à partir d'Outlook sur place, sur des appareils mobiles et dans Office 365.
Résultats
Colligo Email Manager est maintenant utilisé depuis plus d'un an sur la plupart des grands projets d'Ovivo pour enregistrer des courriels, des pièces jointes et des documents sur SharePoint. La réalisation d'une transition complète vers SharePoint dans l'ensemble de l'entreprise est encore dans quelques années, mais Ovivo a déjà constaté un impact précieux, notamment en récupérant des centaines de milliers de coûts sur un projet retardé, en économisant des milliers sur la découverte juridique et en modifiant le comportement de l'équipe vers la capture et protéger la connaissance du projet.
Recouvrement intégral des coûts du projet. Ovivo connaissait des retards importants avec un projet $200 000 000 en Afrique du Sud. L'entreprise fonctionnait selon le principe du prix de revient majoré, justifiant tous les coûts liés au projet. Avec Colligo qui a rendu plus rapide et plus simple l'enregistrement sur SharePoint, les équipes ont documenté et défendu avec précision les coûts du projet, et par conséquent, Ovivo a pu obtenir près de $1 000 0000 remboursés pour les coûts de maintenance. Ils utilisent les mêmes e-mails et documents enregistrés sur SharePoint via Colligo pour justifier une réclamation supplémentaire de $1 500 000.
Découverte juridique rapide et économique. Dans une affaire d'arbitrage judiciaire en Ontario, avant l'ère SharePoint, Ovivo a dépensé $300 000 en consultants en plus des mois de temps des employés pour récupérer manuellement les documents. À titre de comparaison, Ovivo a depuis utilisé Colligo dans deux arbitrages de construction majeurs, pour migrer les boîtes aux lettres complètes d'anciens gestionnaires dans des bibliothèques séparées. Les bibliothèques de messagerie dans SharePoint étaient connectées à une liste de sujets de réclamation avec une recherche inversée. La recherche peut être effectuée très facilement dans SharePoint, en utilisant la visionneuse intégrée pour identifier les documents pertinents et les associer aux bons sujets. La possibilité d'annoter, de commenter et de marquer des fichiers a permis la création de listes de documents facilement consultables. Plusieurs personnes pouvaient travailler sur ces projets à la fois et elles pouvaient donner accès à SharePoint à des consultants externes.
Capture complète des connaissances du projet. Le vice-président des TI d'Ovivo croit que Colligo a été la clé de l'adoption de SharePoint par les employés. Colligo a aidé les employés à rompre avec les vieilles habitudes et à faire de l'enregistrement des courriels dans SharePoint à partir de leur boîte de réception une seconde nature, créant ainsi une connaissance complète et durable des projets de plusieurs millions de dollars pour Ovivo.
