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Le client découvre, développe, produit et vend du pétrole et du gaz naturel aux secteurs de l'électricité et de l'industrie en Afrique. L'organisation avait un besoin urgent de mettre hors service ses serveurs de fichiers et de migrer tous ses documents vers SharePoint.
Intelogy a analysé l'environnement actuel de l'organisation et a proposé un plan d'architecture de l'information de haut niveau, une stratégie de migration et une stratégie de gestion des documents appropriés en alignement avec leurs exigences permettant l'amélioration de leur expérience utilisateur.
Défi
Le principal défi pour l'organisation était une échéance imminente et difficile, car son infrastructure de serveur de fichiers actuelle devait être mise hors service et son bureau transféré dans de nouveaux locaux en moins d'un mois.
Le deuxième défi était la structure complexe des dossiers utilisée dans le partage de fichiers source et un grand volume de données contenant plusieurs versions de documents et un grand volume de données archivables.
La combinaison d'un calendrier serré et d'un environnement hérité complexe a mis Intelogy au défi de concevoir et d'architecturer un nouvel environnement qui reste familier tout en offrant une expérience utilisateur améliorée. Intelogy souhaitait garantir une adoption fluide par les utilisateurs, en minimisant les interruptions des activités habituelles, tout en offrant une expérience améliorée favorisant la collaboration et la communication.
Stratégie
La stratégie consistait à créer la nouvelle architecture d'informations en tirant parti des sites de hub SharePoint et d'un mélange de métadonnées et de dossiers gérés pour garantir un équilibre approprié entre flexibilité et gouvernance. Les consultants d'Intelogy ont travaillé aux côtés des parties prenantes du client pour proposer une solution qui respectait toutes les divisions de l'entreprise.
Pour respecter la contrainte de temps du client, Intelogy a adopté l'approche pragmatique consistant à migrer tout le contenu vers un site SharePoint « Archive », où les utilisateurs pouvaient trouver des documents et les déplacer vers les sites actifs pertinents si nécessaire. Cela favorisait la propriété des données et servait à « nettoyer » les données sur le site en ligne.
Intelogy a également créé un site d'accueil moderne en conformité avec les exigences de marque de l'organisation pour servir de portail vers le contenu clé du site.
Les technologies utilisées pour réaliser ce projet de migration comprenaient :
SharePoint – utilisé pour créer le portail intranet pour la distribution de contenu fournissant un backend sécurisé qui est globalement accessible sur plusieurs appareils tout en garantissant que toutes les données sont stockées en toute sécurité.
OneDrive – utilisé pour faciliter l'exigence du client de travailler à distance. Les clients de synchronisation OneDrive, déployés dans le cadre du déploiement des services Office 365 aux utilisateurs, permettent le téléchargement et la synchronisation de fichiers sur le bureau local.
Résultats
Avec la livraison réussie du projet de migration dans un délai difficile par Intelogy, le client dispose d'un nouvel Intranet collaboratif qui offre aux employés une expérience plus moderne personnalisée pour refléter l'image de marque de leur entreprise. La nouvelle architecture de l'information permet à l'utilisateur final de partager facilement et en toute sécurité du contenu avec des parties externes. Les utilisateurs peuvent désormais accéder aux données de n'importe où, à tout moment, ce qui leur permet de stocker des fichiers localement à l'aide du client OneDrive Sync si nécessaire et de voir les mises à jour en temps réel lorsqu'ils collaborent avec des collègues internes et externes.
