Quest aide NHS Arden et GEM à migrer en toute transparence vers Office 365

Sommaire

L'unité de soutien à la mise en service (CSU) du NHS (National Health Service) Arden and GEM (AGEM) fournit une gamme de services au NHS England (NHSE) et est l'une des plus grandes CSU du pays. Ils agissent comme un partenaire précieux et de confiance pour les commissaires, les autorités locales et les prestataires pour relever les défis auxquels ils sont confrontés dans la création de services intégrés, de haute qualité et rentables qui conduisent à de meilleurs résultats de santé pour tous.

La petite équipe informatique d'AGEM disposait de ressources limitées pour migrer de SharePoint 2010 vers Office 365 afin d'atteindre son objectif de priorité au cloud pour elle-même et ses clients, y compris 60 groupes de mise en service clinique (CCG), NHSE, des fiducies de fournisseurs et des autorités locales.

Ils se sont tournés vers Quest et Metalogix pour les aider à migrer d'une position héritée disparate vers une solution intégrée et intelligente basée sur Office 365.

Défi

Avec une équipe informatique de trois personnes, AGEM est responsable de la gestion de 1 500 utilisateurs sur une vaste zone géographique. Dans le cadre de leur portée, ils recherchent des économies d'échelle à tous les niveaux.

En 2013, l'AGEM a esquissé pour eux-mêmes et leurs clients avant la politique cloud-first du gouvernement britannique. Ils ont commencé leur voyage face à un , ce qui a entraîné à la fois des doubles emplois et des efforts inutiles. Ils savaient qu'ils n'avaient pas de temps à perdre s'ils voulaient réduire le nombre de silos système et améliorer la capacité de l'équipe à prendre en charge les utilisateurs finaux.

L'équipe informatique souhaitait migrer SharePoint 2007 et SharePoint 2010 vers pour tirer parti de sa flexibilité et de son évolutivité. Ils ont choisi Office 365 comme plateforme car la suite d'outils leur offre un « couteau suisse ». Il fournit une solution évolutive, flexible et robuste avec des caractéristiques et des fonctionnalités qui sont continuellement développées. De plus, l'AGEM a apprécié le fait qu'un utilisateur ait une expérience familière entre les outils, ce qui facilite l'adoption par l'utilisateur final.

Avec les ressources limitées de leur équipe, ils ont commencé manuellement le processus de passage d'une position héritée disparate à une solution intégrée et intelligente. Cependant, ce processus présentait un risque important d'erreur humaine car les membres de l'équipe déplaçaient manuellement le contenu entre les systèmes. Cela consommait également la majeure partie de la charge de travail quotidienne de l'équipe et empêchait l'équipe de se concentrer sur ses autres tâches principales.

L'une des premières tâches d'AGEM a été de trouver une solution capable de supprimer les processus manuels et de prouver qu'elle pouvait migrer avec précision et en toute transparence sa ferme SharePoint locale héritée, y compris les comptes de gestion financière. Il était important qu'ils soient en mesure de prouver, lors d'un éventuel audit futur, que les informations n'avaient subi aucune modification et qu'elles étaient sécurisées.

"Avant notre engagement avec Metalogix [partie de Quest], nous étions coincés dans des processus manuels et traitions les lacunes de l'option prête à l'emploi pour effectuer le travail", a déclaré Chris Reynolds, responsable de l'innovation et du développement de produits. . "Cela signifiait que nous n'étions pas en mesure de restaurer de manière granulaire un document ou une bibliothèque facilement et avec la certitude que cela serait fait correctement."

Stratégie

"Lorsque nous avons commencé à regarder Metalogix, nous avons été époustouflés de voir à quel point nous pouvions effectuer la migration de manière transparente", a déclaré Reynolds. Metalogix s'est activement engagé avec l'AGEM et a passé du temps à écouter ce qu'ils essayaient de réaliser et comment ils voulaient y arriver. Metalogix a pris ces connaissances et a ensuite présenté sa solution, Essentials pour Office 365, et a montré à AGEM une feuille de route vers le succès.

"Metalogix nous a montré comment ils pouvaient nous aider à atteindre notre objectif au lieu de simplement essayer de nous vendre des licences et de ne pas nous donner un plan comme certains de leurs concurrents", a reconnu Reynolds. "Et puis, cela a changé toute notre approche."

L'AGEM a commencé par déplacer de petites quantités de données pour s'assurer qu'elles respectaient l'ensemble du NHS lors du transfert de contenu financier sensible des données sur site vers le cloud. Ils étaient ravis de pouvoir maintenir le contrôle des versions et de pouvoir voir le contenu sur site et dans le cloud. Cela leur a permis de savoir qu'ils étaient prêts à tout moment pour tout type d'audit.

De plus, AGEM a pu tirer parti de l'automatisation de l'outil, leur donnant la capacité tactique de se concentrer sur d'autres parties de l'entreprise. Avec Metalogix, ils ont pu être beaucoup plus accomplis et réduire leur niveau de stress car ils n'étaient plus confrontés à des processus manuels ou n'avaient plus à se soucier des erreurs humaines.

Metalogix a également fourni à AGEM une formation et un soutien via la Metalogix Academy pour les aider à être opérationnels plus rapidement. Par exemple, ils avaient des caractères spéciaux qu'ils utilisaient, y compris un symbole de cadenas qui ne s'affichait pas correctement dans l'interface Metalogix. L'équipe d'assistance a corrigé ce problème dans la prochaine mise à jour hebdomadaire.

"Nous avons pu constater immédiatement un retour sur investissement en réduisant considérablement les heures de travail nécessaires à la migration et nous ne nous inquiétons plus des risques liés aux erreurs des utilisateurs", a déclaré Reynolds.

Maintenant qu'AGEM utilise Office 365, ils utilisent SharePoint de manière proactive et développent les services qu'ils utilisent. L'adoption de Microsoft Teams intègre l'expérience utilisateur à travers la suite d'outils et a créé un changement radical dans leur méthode de travail. Cela leur permet de travailler efficacement en équipes multidisciplinaires avec les clients et leur chaîne d'approvisionnement, en réduisant les retards et en améliorant le service fourni.

Ils utilisent également des nœuds Power BI dédiés pour fournir des informations basées sur les données intégrant plusieurs sources de données désespérées. Ces travaux ont porté sur les parcours patients, les effectifs, les finances et la gestion des incidents. Il a aidé l'AGEM à faire connaître les inconnues et à faire émerger des informations clés essentielles.

De plus, avec Microsoft Forms et Power Automate, ils utilisent des arbres de décision et des alertes pour donner à leurs utilisateurs finaux les informations dont ils ont besoin au bon moment.

«Nous voulons que tout le monde nous regarde pour les meilleures pratiques. Avec le soutien et l'aide continus de Metalogix, nous savons que nous serons en mesure de résumer tout cela dans un service pour aider nos clients et les autres unités commerciales de NHS », a déclaré Reynolds.

Résultats

« Si je n'avais pas Metalogix, je ne serais pas capable de faire ce que j'ai pu faire. Les données financières que nous avons déplacées seraient toujours sur un serveur qui fonctionnait à peine. Si j'avais dû déplacer cette quantité de données avec le nombre de dossiers et de sous-structures, deux d'entre nous auraient travaillé pendant un mois.

« Le bon outil s'amortit en quelques semaines. Vous n'avez pas besoin que les gens s'assoient et tournent la poignée pour vous assurer qu'elle fonctionne. Metalogix a une flexibilité incroyable pour évoluer avec un espace en constante évolution et nous savons que Metalogix peut livrer maintes et maintes fois et nous pouvons toujours voir l'audit. Nous avons confiance et foi », a déclaré Reynolds.

Alors qu'ils poursuivent leur voyage vers le cloud, AGEM se tourne vers l'avenir et investit dans une équipe Office 365 en contact direct avec les clients pour déployer des solutions pour les clients afin qu'ils puissent se lever et travailler rapidement.

Ils veulent tirer parti de leur expérience avec Metalogix et la transformer en un service pour leurs clients. Ils peuvent désormais rationaliser les données, trouver les déchets, ce qu'ils sont, et se déplacer uniquement sur ce qui est nécessaire. L'équipe AGEM Office 365 est devenue plus agile et capable de répondre aux choses de manière plus efficace et efficiente, leur permettant de se concentrer sur leur rôle principal.

« Nous examinons maintenant de nombreuses autres façons d'utiliser les solutions Metalogix. Nous faisons passer le message et souhaitons que d'autres personnes obtiennent le même retour sur investissement que nous », a déclaré Reynolds. "Je crois vraiment en Essentials pour Office 365. Cela a bien fonctionné et fonctionne toujours bien."

En utilisant la suite d'outils Microsoft 365, AGEM est en mesure de collaborer efficacement et de fournir des services sur une géographie dispersée.

L'utilisation de spécialistes techniques Teams peut être mise à profit lorsqu'ils sont nécessaires au point de meilleur rendement.

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