Les solutions de capture intelligentes étendent les fonctionnalités de SharePoint et offrent une valeur commerciale à l'entreprise de logistique

Sommaire

En tant qu'entreprise de logistique travaillant à améliorer les besoins de transport et de gestion de la chaîne d'approvisionnement de ses clients, MIQ avait une situation de traitement de documents compliquée qu'elle devait mieux gérer. Opérant dans et entre 80 pays, des centaines de factures de fret étaient reçues quotidiennement. Ils cherchaient un moyen d'automatiser la saisie des données des factures de fret et de mettre en œuvre le stockage de documents pour rationaliser leurs processus de paiement. De plus, MIQ recherchait une solution qu'ils pourraient principalement mettre en œuvre eux-mêmes et gérer en interne.

Défi

Il y avait une quantité limitée de similitudes de contenu dans les factures reçues de divers transporteurs, avec environ 90% d'entre elles différentes les unes des autres. Cela a entraîné de grandes quantités d'efforts manuels pour faire correspondre les factures aux expéditions et saisir les données de facturation. Ces tâches manuelles étaient inefficaces et sujettes aux erreurs. Le processus consistait à imprimer des factures envoyées par e-mail, à écrire à la main les informations clés sur chacune, à les acheminer vers différents services, puis à les trier et à les placer dans des classeurs. Non seulement cela prenait du temps pour les employés, mais cela rendait plus tard la recherche des documents originaux très difficile. De plus, ces tâches ont augmenté le délai d'exécution des comptes clients, ce qui a eu un impact négatif sur les flux de trésorerie.

Un premier engagement de conseil d'une semaine a déterminé non seulement le fonctionnement actuel des processus existants au MIQ, mais également le type d'efficacité qu'ils espéraient. Zia, un partenaire d'Ephesoft, a déterminé que MIQ avait besoin d'un système très simple à utiliser pour les utilisateurs finaux. MIQ avait besoin de pouvoir numériser des factures, d'appliquer des balises de métadonnées qui seraient transmises à SharePoint et d'informer les services concernés que les documents étaient prêts à être examinés.

Stratégie

Ephesoft Smart Capture a été considéré comme la solution idéale par la société pharmaceutique, en raison de sa capacité à classer, séparer, trier et extraire automatiquement les données des documents papier, fax et électroniques. Les employés de MIQ se sont rendus à Boulder, au Colorado, pour une formation d'une semaine sur les solutions permettant d'assurer une mise en œuvre réussie et de guider le leadership sur l'utilisation. MIQ, Ephesoft et Zia ont collaboré pour créer l'approche idéale pour gérer leurs besoins ECM avec l'extensibilité SharePoint d'Ephesoft.

Ephesoft a travaillé avec son partenaire Zia pour développer une approche de gestion de documents qui éliminerait le traitement manuel des fichiers. Une mise en œuvre en deux parties a été décidée pour deux segments différents de l'entreprise. Sur une période de trois mois, la première phase du projet a consisté à créer un système avec des fonctionnalités robustes mais simples à utiliser, y compris les capacités de capture d'Ephesoft. La deuxième phase a été mise en place sur une autre période de trois mois. MIQ disposait désormais du type de solution de traitement de documents qu'il recherchait, utilisant les solutions de capture d'Ephesoft pour rationaliser les processus métier.

Résultats

Après avoir implémenté Ephesoft Smart Capture dans son système de gestion de documents, MIQ a obtenu d'excellents résultats. Les papiers sont numérisés, les e-mails sont téléchargés directement sur Ephesoft et les notes y sont enregistrées pour un accès facile aux départements concernés. Depuis la mise en œuvre de l'automatisation, les erreurs de saisie de données ont diminué et ce qui a été traité et reçu est désormais transparent. Les métadonnées sont étiquetées dans Ephesoft et envoyées à SharePoint via une intégration robuste, ce qui simplifie la recherche et réduit les temps de récupération des documents. Étant donné que le système évolue désormais plus rapidement, les transporteurs sont payés plus tôt, ce qui améliore les flux de trésorerie.

« Nous avons pu réduire le risque de perte de documents, le temps consacré à la récupération et au classement des documents, le nombre d'erreurs de saisie de données et le temps qu'il nous faut pour payer nos transporteurs », a déclaré Amy Franklin, Analyste d'affaires senior chez MIQ Logistics. La solution a si bien fonctionné pour MIQ qu'ils prévoient maintenant une troisième phase pour améliorer encore leurs processus.

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