Millennium Services Group renforce sa résilience numérique avec Microsoft 365 et Circle T

Publié le 19 avril 2021

Sommaire

Millennium Services Group est une société cotée à l'ASX qui fournit des services spécialisés de nettoyage et de sécurité aux grands centres commerciaux, aux propriétés commerciales et gouvernementales, aux transports publics et aux événements de grande envergure en Australie et en Nouvelle-Zélande. Millennium est née de l'acquisition de petites entreprises et son paysage informatique - une tapisserie de systèmes hérités fragmentés - a reflété cette histoire. En collaboration avec son partenaire stratégique Circle T, Millennium souhaitait établir une stratégie informatique plus cohérente à l'échelle de l'organisation afin de fournir des capacités de travail numérique modernes alimentées par Microsoft 365. L'apparition de la pandémie de COVID-19 a renforcé le besoin de Millennium d'accélérer son adoption des processus numériques. Désormais dotée d'une plateforme de connaissances d'entreprise et d'une posture de sécurité renforcée, Millennium voit sa vision numérique devenir une réalité numérique.

Défi

Formé en 2015, Millennium Services Group a commencé comme un groupe de petites entreprises indépendantes. Les coûts informatiques de l'entreprise étaient élevés en raison des multiples centres de données existants sur site et des systèmes technologiques disparates et dupliqués en Australie et en Nouvelle-Zélande.

Les 5 300 employés de Millennium sont mobiles et géographiquement dispersés, la grande majorité travaillant dans les locaux des clients. Moins de 10% d'employés avaient accès aux systèmes informatiques de Millennium, ce qui signifiait qu'il était difficile pour les équipes de collaborer et pour la direction de partager rapidement des informations avec tout le personnel.

En l'absence d'un système de gestion de contenu centralisé, les employés stockaient des documents et des répertoires sous forme de fichiers locaux sur des PC et les partageaient via des pièces jointes aux e-mails. Cela a entraîné des problèmes de contrôle de version et de conformité. De plus, les données sensibles ou confidentielles stockées sur les ordinateurs portables exposaient Millennium au risque de perte et de vol de données.

Millennium avait besoin d'une plate-forme d'espace de travail numérique moderne pour unifier le contenu et la communication, permettre la collaboration des employés, respecter les exigences de conformité et fournir à son personnel un accès mobile sécurisé.

Stratégie

Les exigences de Millennium en matière de simplification et de sécurité informatiques correspondaient clairement aux capacités Enterprise 365 de Microsoft et aux accélérateurs de lieu de travail numérique modernes proposés par Circle T. Millennium a engagé Circle T pour déployer Microsoft 365 dans le cadre d'un projet de six mois visant à fournir un intranet d'entreprise cohérent, robuste des capacités de gestion de contenu, une plate-forme de communication et de collaboration fiable et un accès mobile sécurisé.

Immédiatement avant les blocages nationaux australiens et néo-zélandais qui se sont produits avec la crise du COVID-19 en 2020, Millennium a pris la décision exécutive de mettre en service la solution Microsoft 365 des semaines plus tôt que prévu afin de mobiliser les accords de travail à domicile. En outre, il avait prévu de déployer Microsoft 365 dans un ordre systématique, mais a plutôt décidé d'opter pour une approche « big bang » dans l'ensemble de l'organisation.

La décision était un risque calculé et elle a payé. Le personnel était connecté à Millennium sur leurs appareils BYO et Millennium a fait la transition vers le nouveau monde du travail à distance. En outre, les dirigeants de Millennium ont exploité la visioconférence dans Microsoft Teams et Yammer Enterprise pour atteindre le personnel et fournir des messages critiques.

Ravis du résultat de l'intranet d'entreprise et du déploiement de Microsoft 365, Millennium et Circle T se sont concentrés sur l'extension des capacités du lieu de travail numérique moderne, la migration d'Exchange, de SharePoint sur site et des données de partage de fichiers vers Microsoft 365 et la protection du domaine avec la capacité Microsoft E5.

Les faits saillants comprennent ce qui suit :

  • Le gestionnaire de documents contrôlés de Circle T sur Microsoft 365 garantit que les politiques d'entreprise de Millennium sont facilement accessibles, bien entretenues et conformes aux exigences commerciales, législatives et réglementaires
  • L'intranet intelligent de Circle T accélère le déploiement et le contenu de l'intranet d'entreprise de Millennium
  • Microsoft 365 fournit l'ensemble des outils du lieu de travail, de la vidéoconférence, des réunions à distance, des réseaux sociaux d'entreprise, des e-mails, du stockage et de la gestion des documents à la collaboration, l'automatisation et l'intranet
  • Le personnel et les travailleurs basés sur les clients bénéficient d'une technologie de travail à distance sécurisée, garantissant qu'ils peuvent accéder aux informations vitales à tout moment, n'importe où et à partir de n'importe quel appareil
  • La suite de sécurité et de conformité Microsoft E5 renforce la posture de sécurité de Millennium en offrant la meilleure protection des données et des menaces de sécurité de sa catégorie
  • La gestion de l'information et la gouvernance des données appliquent et exécutent les politiques, normes, procédures et instructions de travail de Millennium
  • Microsoft Endpoint Manager (Intune) exécute les politiques de provisionnement des appareils de Millennium et garantit que les appareils de terrain sont connectés en toute sécurité et configurés de manière cohérente
  • Microsoft Defender ATP fournit des fonctionnalités de sécurité des points de terminaison autour de la détection, de la protection et de la réponse aux menaces
  • Power Automate améliore la productivité de l'entreprise en intégrant des offres SaaS de plusieurs secteurs d'activité et en automatisant les processus auparavant chronophages tels que les rapports d'audit

« La connexion avec nos travailleurs n'a jamais été aussi essentielle. Nous recevons maintenant des commentaires sur le moment - la direction peut rapidement comprendre si les messages clés qu'elle essaie de faire passer passent. Le personnel se sent plus connecté avec Millennium. Vous pouvez le voir sur les visages des gens. Avec Office 365 et Microsoft Teams, nous pouvons désormais nous connecter avec toutes nos équipes pour la première fois et le personnel peut interagir avec nous.

David Benjamin (CIO, Millennium Services Group)

Résultats

Circle T a aidé Millennium à réaliser sa vision d'un lieu de travail numérique moderne et a transformé la façon dont les connaissances et les idées sont partagées au sein de l'organisation. La solution offre à Millennium une résilience numérique, permettant à Millennium de répondre à la crise du COVID-19 en protégeant ses opérations. La plate-forme permet à Millennium de continuer à investir dans les priorités stratégiques pour renforcer la résilience continue en élargissant et en renforçant sa plate-forme numérique et en se concentrant sur l'automatisation.

Résultats en un coup d'œil :

  • 30% réduction des coûts informatiques grâce à la mise hors service de plusieurs centres de données sur site, des fermes SharePoint vieillissantes, des serveurs de messagerie et de fichiers
  • Cultiver une culture d'entreprise inclusive grâce à la connexion et à l'engagement des employés
  • Des gains de productivité significatifs pour le personnel de l'ensemble de l'organisation, 100% de l'entreprise utilisant désormais Microsoft Teams comme principal outil de collaboration, permettant un accès vital aux données et au contenu