Loacker numérise les processus basés sur les documents avec d.velop et Microsoft 365

Sommaire

Au cours des 90 dernières années, Loacker est passé d'un petit confiseur régional à une marque mondialement connue avec des produits qui ravissent les gens dans plus de 100 pays. Avec plus de 1 000 employés produisant plus de 957 millions d'articles sucrés par an, l'entreprise se concentre sur l'offre de produits naturels purs et sains à ses consommateurs.

Loacker a travaillé avec d.velop pour créer un système de gestion de documents (DMS) intégré à SAP et basé sur Office 365 et SharePoint. Avec l'aide des solutions et des adaptateurs d.velop, le système permet aux utilisateurs d'afficher des fichiers numériques et des processus numériques. Cela permet de réduire les coûts, d'augmenter la transparence et de réduire considérablement le temps de traitement.

Le système répond non seulement aux exigences légales, mais également à la philosophie de l'entreprise « Partager et travailler ensemble ».

Défi

Avec des informations provenant de différents canaux, tels que SAP ERP, des e-mails et des documents papier, Loacker ne pouvait pas les gérer de manière centralisée. De plus, l'entreprise stockait les informations dans différents systèmes, de sorte que les employés devaient passer beaucoup de temps pour obtenir une vue d'ensemble complète.

Les processus importants étaient encore analogiques et impliquaient beaucoup d'efforts manuels. Par conséquent, l'entreprise souhaitait numériser ces processus, y compris les processus de comptabilité fournisseurs (comme le traitement des factures) qui devaient se conformer aux exigences légales particulières en Italie.

Il existait déjà un DMS propriétaire, mais il n'était pas largement utilisé. Loacker souhaitait établir un DMS approprié dans son entreprise à vocation internationale et en croissance dynamique. Ils avaient besoin que le DMS s'intègre de manière transparente dans le principal ERP SAP. Ils souhaitaient également inclure la numérisation complète, conforme à la loi et transparente de tous les documents sous forme de fichiers clients, fichiers fournisseurs, fichiers de commandes, documents techniques, etc. Sur cette base, Loacker souhaitait concevoir de manière globale des processus commerciaux numériques, fournir des documents clients et optimiser la collaboration interne.

Selon les idées de Loacker, le nouveau DMS devrait promouvoir davantage l'idée interne « Share & Work Together ». De plus, le thème du dépôt conforme aux exigences des pays respectifs était important dans le projet.

Stratégie

Pour numériser l'administration interne de Loacker et mener à bien le projet, d.velop et l'entreprise ont élaboré une stratégie avant le début du projet.

Office 365 et surtout SharePoint sont stratégiquement utilisés pour la communication chez Loacker. Par conséquent, ils ont décidé de construire l'intranet et la gestion des documents de Loacker sur cette plate-forme.

Ces services devaient être mis à la disposition des utilisateurs sous la forme d'un système central et moderne permettant un traitement conjoint des documents et des processus commerciaux numériques cohérents.

Le projet a commencé par la migration du système ECM existant vers SharePoint/O365 ; par la suite, l'équipe a réalisé l'intégration de SharePoint/O365 dans SAP ERP pour afficher les fichiers respectifs dans le contexte d'un processus SAP.

Les documents sortants de SAP sont automatiquement stockés dans SharePoint avec les métadonnées correspondantes. Les documents papier entrants, tels que les factures, sont numérisés et également stockés dans SharePoint. Les e-mails peuvent être classés rapidement par glisser-déposer à l'aide de la barre latérale d.velop.

Avec d.velop pour Microsoft 365, les informations dans le SharePoint sont consolidées en contexte. Par exemple, le système génère un fichier client, un fichier fournisseur ou un fichier matériel et permet d'accéder à toutes les informations client pertinentes.

Grâce à l'étroite intégration avec SAP, les utilisateurs peuvent à tout moment naviguer de SAP vers les documents ou fichiers correspondants dans SharePoint.

De plus, l'équipe a réalisé le processus des comptes fournisseurs. Il permet de stocker et de retrouver les factures de manière centralisée dans SharePoint. Le composant de workflow gère le processus de révision et d'approbation et garantit que les métadonnées associées peuvent être échangées de manière transparente avec le système SAP.

Enfin, l'équipe a établi Office 365, SharePoint et d.velop pour Microsoft 365 en tant que plate-forme d'archivage à l'épreuve des audits.

Résultats

Après la mise en œuvre réussie du projet, l'équipe a déterminé que non seulement elle avait optimisé les processus métier, mais également qu'il y avait eu une réduction significative des solutions isolées. Un autre avantage est que Loacker a réalisé une utilisation globale et à l'échelle de l'entreprise d'Office 365 stratégiquement placé. Les utilisateurs clés et les employés bénéficient directement du projet. Ils ont accès à des centaines de milliers de documents à tout moment et de partout, ce qui se traduit par une capacité immédiate à fournir des informations et une réduction significative des temps de recherche des documents fournisseurs et clients.

La vérification et l'approbation numériques des factures entrantes avec la solution intégrée profonde de d.velop permettent un archivage conforme à la loi conformément aux réglementations nationales respectives et aux caractéristiques spéciales dans le domaine des factures numériques (FatturaB2B). De plus, le processus numérique cohérent garantit une réception transparente des factures jusqu'au paiement et réduit considérablement les délais de traitement lors de la vérification des factures.

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