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Une organisation caritative des sciences de la vie, axée sur l'amélioration de la santé humaine en ajoutant de la valeur à la recherche scientifique à un stade précoce, s'est tournée vers Proventeq pour l'aider à migrer vers Microsoft 365. L'organisation souhaitait migrer de son système Documentum ECM et tirer parti de la fonctionnalité, de la mobilité et de la sécurité renforcée offertes par les services Microsoft 365 tels que SharePoint, OneDrive for Business et Teams. Ce projet d'un an de migration et d'adoption d'Office 365 permet à l'association caritative des sciences de la vie de collaborer avec ses partenaires scientifiques et caritatifs tout en protégeant la propriété intellectuelle de ses recherches.
Défi
Alors que l'association caritative spécialisée dans les sciences de la vie disposait d'un système ECM Documentum, ses utilisateurs manquaient de motivation pour s'y engager. Ils ont trouvé difficile d'accéder aux documents dans le système source en raison de restrictions et de pré-–conditions requises autour des plugins et des logiciels de navigateur. Les utilisateurs souhaitaient également un environnement plus connecté où ils pourraient partager et collaborer dans des espaces de travail virtuels accessibles de n'importe où et à partir de plusieurs points de départ (par exemple, applications Office 365, applications iOS, navigateurs, etc.).
En outre, l'organisation souhaitait réduire les coûts de licence, d'infrastructure et de support associés à la mise en place d'un système de gestion de contenu.
Ils ont compris qu'il était temps de changer. Cependant, le passage de l'ancien système sur site à Office 365 a présenté ses propres défis.
Cela nécessiterait une restructuration importante des systèmes de fichiers et des processus pour s'aligner sur la façon dont les enregistrements doivent être stockés et accessibles dans SharePoint. En outre, le projet nécessiterait un calendrier de migration strict pour éviter des coûts supplémentaires dus aux coûts de renouvellement de la licence et du support Documentum.
La migration à partir de Documentum ne serait pas un processus facile en raison de problèmes liés aux formats et étiquettes propriétaires des emplacements d'origine. Cela incluait l'intégration étroite des systèmes de gestion de la propriété intellectuelle de l'association avec les actifs stockés dans Documentum, ce qui nécessitait une mise à jour pour la migration. De plus, le processus métier s'appuyait sur des systèmes externes étroitement intégrés aux documents stockés dans Documentum.
Stratégie
L'association caritative des sciences de la vie s'est tournée vers Proventeq pour l'aider dans ce projet de migration et d'adoption. Dans le cadre d'une stratégie globale d'adoption d'Office 365, l'équipe de projet a créé des plans de gestion de projet appropriés, convenus et exécutés des deux côtés. Ils ont mis en place la gouvernance nécessaire au sein d'Office 365, et ils ont mis en place un plan de communication et de formation clair et efficace pour garantir une adoption réussie d'Office 365.
L'équipe a migré tout le contenu de l'entreprise des armoires du système Documentum vers des sites de service spécialement provisionnés sur SharePoint, tandis qu'elle a migré tout le contenu utilisateur vers ses allocations OneDrive individuelles.
L'équipe du projet a sécurisé le contenu en traduisant les politiques de sécurité (conformément aux exigences réglementaires strictes des départements Finance et RH) de Documentum vers SharePoint.
Ils ont fourni une interface conviviale pour tous les utilisateurs, qui comprenait la possibilité de co-créer des documents et d'exploiter des solutions intégrées pour baliser automatiquement le contenu, en particulier pour le service juridique.
Ils ont créé un espace dédié à l'équipe Projets pour travailler sur des projets actifs et clôturés, ainsi que des composants SPFx personnalisés pour faciliter un meilleur travail avec les projets. Le déploiement de Microsoft Teams pour ces projets a fourni aux utilisateurs une plate-forme pour une meilleure collaboration de projet.
Pour garantir l'intégrité des données, l'équipe a résolu la corruption des données dans la source à l'aide de Proventeq Migration Accelerator et a également mis à jour les systèmes tiers intégrés à Documentum (comme la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle).
Le passage à Office 365 était un élément clé de notre plan continu visant à centraliser et à améliorer l'accessibilité et à obtenir des informations plus significatives à partir de nos données commerciales et scientifiques. En travaillant en étroite collaboration avec Proventeq en tant que partenaire technique spécialisé, nous avons pu migrer de notre ancienne plateforme de gestion de contenu vers Office 365 en toute confiance.
(Responsable informatique, Services aux entreprises, )
Résultats
L'association caritative des sciences de la vie constate une amélioration de la collaboration et de la conformité du système de gestion de documents car SharePoint et Microsoft Teams, en conjonction avec la suite Office 365, créent un lieu de travail virtuel où les équipes peuvent se rencontrer, collaborer et accomplir des tâches, et travaillez sur des documents à partir d'un référentiel central. SharePoint permet aux employés d'accéder au contenu de l'entreprise de n'importe où et à partir de plusieurs points de départ.
En passant à Office 365, l'association caritative spécialisée dans les sciences de la vie a pu réaliser d'importantes économies (jusqu'à 60%) en réduisant les coûts de licence, d'infrastructure et de support.
Désormais, l'organisation dispose d'une administration et d'une gestion plus faciles et plus puissantes, associées à des dispositions pour la prévention de la perte de données afin de protéger leurs recherches universitaires.
