Une société mondiale de distribution d'acier stimule la numérisation de l'une des industries les plus traditionnelles

L'acier est une industrie conservatrice de la vieille école, dont Klöckner & Co fait partie depuis plus de 110 ans. Klöckner est l'un des plus grands distributeurs indépendants de produits sidérurgiques et métalliques au monde, avec un réseau de distribution et de service de 160 sites dans 13 pays qui atteint plus de 100 000 clients. Mais malgré sa longue histoire, Klöckner est une entreprise progressiste.

Travaillant au sein d'une industrie caractérisée par une concurrence intense, une surcapacité mondiale et une volatilité causée par de fortes fluctuations des prix du marché, Klöckner savait qu'elle ne voulait pas que des perturbateurs aveuglent l'entreprise : elle voulait être le perturbateur.

Le simple fait d'augmenter l'efficacité et de mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts ne suffirait pas. La numérisation a cependant offert à Klöckner l'opportunité d'être un pionnier dans son secteur. Grâce à la numérisation, l'entreprise collaborerait avec ses clients. Cela améliorerait l'efficacité grâce à l'automatisation.

Cette transformation numérique commencerait par un changement de culture au sein même de Klöckner. Le PDG de Klöckner, Gisbert Rühl, déclare : « Nous voulons que nos employés comprennent notre stratégie de numérisation et contribuent à atteindre les objectifs ambitieux de notre entreprise.

Communication sans hiérarchie

Pour promouvoir le changement de culture souhaité par Rühl, il a poussé à une nouvelle approche radicale de la communication au sein de l'entreprise. « La direction et les communicants doivent jeter des ponts entre les problèmes et les solutions pour surmonter la peur des changements qu'apporte la numérisation. La clé pour cela est une communication sans hiérarchie », déclare Rühl.

Ainsi, Klöckner a complété son intranet existant avec Yammer, faisant passer l'entreprise au niveau supérieur : une communication ouverte et sans hiérarchie. Le déploiement du Yammer a été un énorme succès et l'entreprise a été en mesure de porter l'adoption à 70 %. Une petite équipe basée à Vienne au travail, partenaire de Microsoft, a accompagné Klöckner dans cette transformation. Martina Grom, PDG d'atwork, déclare : « Klöckner a brisé les silos de communication verticaux existants en faveur d'une forme de dialogue non filtrée et de plus en plus horizontale. L'entreprise engage l'ensemble de la main-d'œuvre et sa puissance créative.

Rühl dirige désormais toutes les communications d'entreprise via Yammer. Il déclare : « Avec Yammer, je discute quotidiennement avec mes employés. Je le fais tous les matins pendant une demi-heure. Rühl n'envoie aucun e-mail spécial au PDG ni aucune communication via les équipes de direction. "Toutes mes communications passent par Yammer à tous les employés", dit-il, et il les invite à le contacter directement en utilisant le hashtag #AskYourCEO.

Avec Rühl à l'avant-garde de la communication ouverte entre les employés, le passage à un intranet consolidé était en retard. L'intranet statique d'origine était encore utilisé pour le stockage de documents. Selon Marc Grewe, directeur principal des relations avec les investisseurs, des communications internes et de la durabilité chez Klöckner, « il y avait un fossé entre la culture numérique dynamique et à haute fréquence, comme en témoigne la forte adoption du Yammer, et les disciplines plus traditionnelles reposant sur un contenu statique ».

Pour combler cet écart, Grewe et Grom se sont inspirés d'une précédente tentative de création d'un espace de travail numérique, en réunissant une équipe de projet agile composée de seulement quatre personnes et l'équipe atwork. L'équipe a construit un processus décisionnel simple, basé sur des sondages auprès des employés, qui allait devenir le cadre du nouvel intranet intelligent de Klöckner : #DigiDesk. Marc déclare : « Nous n'avons défini aucune règle pour #DigiDesk. Nous laissons nos employés façonner leurs propres expériences. La seule chose que nous voulions, c'était obtenir des commentaires.

Les sites de communication changent la donne

Sur la base de l'analyse par l'équipe du projet des réponses des employés et des exigences de l'entreprise, elle a identifié les objectifs suivants pour l'intranet intelligent de Klöckner :

• Offrez une première expérience mobile qui permet aux travailleurs sans bureau de participer à l'intranet.
• Permettez à chaque bureau national et régional de la famille multinationale de Klöckner de façonner sa propre expérience intranet, augmentant ainsi l'acceptation et la popularité locales.
• Ciblez les actualités, les informations et les communications Yammer au niveau régional pour réduire la surcharge d'informations tout en permettant aux utilisateurs d'avoir une vue globale si nécessaire.
• Adoptez une approche évolutive pour maintenir les coûts bas, réduire la maintenance et vous assurer que les nouvelles fonctionnalités peuvent être exploitées dès qu'elles sont disponibles.

L'équipe du projet a choisi de construire un intranet intelligent basé sur Microsoft 365. "Il a coché toutes les cases pour Klöckner", explique Grewe. Par exemple, « Les sites de communication dans SharePoint Online ont changé la donne. Nous avons pu créer rapidement des pages réactives qui s'affichent parfaitement dans l'application mobile SharePoint sans dépenser d'argent pour que les développeurs personnalisent les fonctionnalités, les éléments de navigation et les modèles. »

Klöckner utilisera Microsoft 365 pour s'assurer que son nouvel intranet, ses outils et ses services sont toujours à jour, avec un effort informatique minimal. Comme le dit Grewe, "Un service permanent garantit que les nouvelles fonctionnalités, améliorations et améliorations sont automatiquement adoptées. Cela nous met au défi d'être toujours à jour.

L'intranet intelligent de Klöckner : #DigiDesk

En partenariat avec atwork, Klöckner a créé des sites de communication individuels pour chaque pays disposant d'un bureau, d'une usine ou d'un entrepôt Klöckner. Chaque site de communication associe les communications et la gestion de contenu dans un environnement que l'équipe du projet mélange selon les besoins pour différents groupes ou pays. Par exemple, les équipes peuvent partager des documents importants et les annoncer avec des articles de presse afin qu'ils soient plus visibles et largement lus. De plus, les employés utilisent la conception simple des pages et la navigation intuitive pour accéder aux pages importantes de domaines tels que les ressources humaines et la conformité.

De même, Klöckner inclut uniquement les communautés Yammer pertinentes pour un pays particulier sur chaque #DigiDesk ou site de communication de pays. Chaque site comprend un contenu éditorial ciblé provenant uniquement de ces communautés. Cela répond à ce qui était autrefois les commentaires les plus courants des employés : ils veulent voir uniquement le contenu qui est important pour eux.

« Tout ce qui compte pour un employé se trouve au même endroit », déclare Grom.

Klöckner a également créé un site central pour l'ensemble de l'entreprise, appelé #DigiDesk Global, et y a connecté chaque site de communication. Grewe déclare : « Bien que nous ayons créé des sites de communication individuels qui donnent aux employés des vues locales, nous avons connecté chacun à un site central qui leur donne accès à l'ensemble de l'univers Klöckner. Les employés peuvent facilement partager les meilleures pratiques, les fichiers et les nouvelles à l'échelle mondiale.

Comme le déclare Grewe, « Nous avons rapidement compris que #DigiDesk n'était pas seulement une manifestation de modernisation fonctionnelle et de conception. Plus le contenu est personnel et spécifique à un pays, plus il suscite d'intérêt. Grom poursuit en disant : « Avec le modèle de site central, chaque installation ou bureau national pourrait conserver son individualisme, ce qui est essentiel dans une organisation multinationale. »

Une incroyable diversité caractérise la solide équipe mondiale de Klöckner. L'entreprise emploie des personnes d'environ 70 pays, y compris des professionnels du numérique, du personnel de bureau et des employés d'entrepôt à travers le monde. Jusqu'à présent, l'équipe a déployé des sites régionaux #DigiDesk pour l'Allemagne, l'Autriche, le Royaume-Uni, la Suisse et la France. Au total, chacun des quelque 5 500 employés dans le monde a désormais accès à un #DigiDesk unique adapté à ses besoins et intérêts. D'autres déploiements sont en préparation. Jusque-là, les 8 500 employés peuvent voir le contenu dans les sites de hub et de communication existants.

Première expérience mobile pour les travailleurs sans bureau

Cette diversité s'étend même aux appareils. Pour impliquer tout le monde dans la numérisation, Grewe et Grom savaient que les travailleurs de première ligne, de la logistique et les autres travailleurs sans bureau auraient besoin d'accéder à l'intranet de Klöckner.

Cela nécessite une première expérience mobile.

Pour créer une telle expérience, ils utilisent les applications mobiles gratuites Yammer et SharePoint pour smartphones et tablettes. "Par défaut, tous les employés ont une licence Microsoft 365 et peuvent accéder à tous les contenus et outils via des applications mobiles sur leurs smartphones et tablettes personnels", explique Grewe. Les employés utilisent les applications mobiles Yammer et SharePoint pour accéder rapidement à #DigiDesk et rester au courant des conversations et des documents pertinents, et pour rester en contact avec leurs collègues.

La solution horizontale porte ses fruits

Dès le début, l'équipe avait opposé une solution descendante au redémarrage de l'intranet de Klöckner.

"Notre idée de base a toujours été de créer un intranet pour tout le monde, un intranet qui vit en fonction des commentaires de chacun et qui se développe constamment", explique Grewe. "De nombreuses solutions intranet échouent parce que les gens ont l'impression que le contenu est contrôlé de manière centralisée et que la solution leur est imposée."

Au lieu de cela, l'équipe de projet a créé le cadre mais a laissé la conception (l'utilisation de composants WebPart et de contenu organisé) aux groupes de projet spécifiques à chaque pays. L'approche autonomisante de Klöckner en matière d'intranet intelligent porte ses fruits : la réaction de ses employés a été exceptionnelle. Grewe déclare : « #DigiDesk a été bien accueilli et les équipes de projet régionales ont le sentiment d'avoir elles-mêmes mis en œuvre l'intranet.

Klöckner a plus profité du déploiement que prévu. Par exemple, l'équipe de chaque pays a saisi l'opportunité de supprimer les contenus obsolètes. De plus, la société utilise l'intranet intelligent pour éclairer d'autres applications et fonctionnalités Microsoft 365, ce qui augmente encore l'adoption. Désormais, lorsqu'un employé ouvre un navigateur, son site de communication unique apparaît avec tout ce dont il a besoin pour travailler ce jour-là, et le lanceur d'applications rend les outils plus faciles à découvrir sans les tracas de l'installation.

Klöckner se distingue

Parce que les employés ont une expérience personnalisée contenant du contenu qui les intéresse, même sur des appareils mobiles, la réponse à #DigiDesk a été extrêmement positive. Comme l'a dit un employé : « Je trouve #DigiDesk intéressant, informatif et facile à naviguer. C'est bien d'avoir tout au même endroit. Je suis impressionné!"

Les pages vues pour l'intranet intelligent de l'entreprise ne font qu'amplifier ce sentiment :

• Ancien intranet : 80 000 visites par an
• #DigiDesk : 2,4 millions de visites par an

« D'autres entreprises qui avaient entendu parler de ce que Klöckner faisait avec son intranet voulaient entendre « l'histoire de Klöckner » - comment une entreprise à l'ancienne a pu adopter la numérisation », explique Grewe. "Ils voulaient apprendre de nous comment ils pourraient commencer leur voyage vers un lieu de travail moderne." Pour aider d'autres entreprises à suivre leur chemin, Grewe et Grom ont partagé l'histoire de Klöckner lors d'une session à la conférence SharePoint à Las Vegas.

Rühl ajoute : "Nous considérons les succès que nous avons déjà obtenus en termes de transformation numérique, ainsi que l'intérêt croissant pour le sujet parmi les clients, les fournisseurs et les concurrents, comme une confirmation que nous sommes sur la bonne voie."

Klöckner n'est cependant pas satisfait. Il explore toujours les opportunités qu'offre son intranet intelligent. Les efforts futurs incluront l'intégration de sites d'accueil SharePoint pour encourager les utilisateurs à réseauter et à collaborer encore plus les uns avec les autres. En outre, Klöckner a récemment déployé des parcours d'apprentissage Microsoft 365 dans le monde entier. Klöckner est convaincu qu'il augmentera encore l'adoption et la satisfaction des employés à l'égard des applications et des services Microsoft 365 en utilisant des parcours d'apprentissage et aidera l'entreprise à tirer encore plus parti de son investissement informatique.

L'adoption et la promotion de la numérisation par Klöckner ont permis à l'entreprise de se démarquer de ses concurrents dans son secteur. Comme le note Rühl, "Nous nous distinguons de la concurrence avec des solutions numériques, telles que des boutiques en ligne et des portails de contrats, car nos solutions permettent aux clients de travailler facilement avec nous." Bien sûr, l'intranet intelligent de Klöckner est la pierre angulaire de cette mission et la clé de l'entreprise pour une activité plus rapide et plus agile grâce à la communication et à la collaboration. L'avenir de l'acier est numérique et Klöckner ouvre la voie.

Pour plus d'informations sur la stratégie de Klöckner, visitez www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.