The Jim Henson Company étend l'automatisation jusqu'au parking avec PowerApps et les listes SharePoint

Sommaire

La Jim Henson Company, un leader reconnu du divertissement familial depuis plus de 60 ans, a toujours été un leader en matière d'innovation. En tant que client Microsoft de longue date, Jim Henson a utilisé SharePoint pour son intranet et le stockage des artefacts de production, tels que les scripts et les images. Alors qu'elle commençait sa poussée vers le cloud, l'organisation cherchait une solution rapide pour aider son équipe de sécurité à gérer le nombre de visiteurs. Ayant fourni des solutions dans le passé, Jim Henson s'est tourné vers PAIT Group pour trouver une réponse créative aux besoins de son équipe de sécurité.

Défi

Comme on peut l'imaginer, les studios de production gérés par The Jim Henson Company sont fréquentés par certaines des plus grandes célébrités de la planète, sans parler de leurs équipes de production, de leur personnel et d'autres employés de soutien importants. La gestion des véhicules à mesure qu'ils entrent et sortent du parking visiteurs se faisait autrefois manuellement sur un presse-papiers, mais au fil du temps, le nombre de visiteurs a augmenté, ainsi que la nécessité d'assurer une sécurité adéquate. Cherchant à automatiser le processus d'enregistrement des visiteurs, à enregistrer les invités inattendus et à suivre les informations importantes leur permettant de savoir qui se trouve sur le terrain ce jour-là, la société Jim Henson s'est tournée vers PAIT Group pour trouver une solution.

Stratégie

Lorsque la société Jim Henson a initialement contacté pour discuter du défi que représentait le suivi des visiteurs sur son parking, PAIT Group a fourni une liste SharePoint avec un formulaire de liste personnalisé. Cette première étape leur a permis d'augmenter la précision du suivi des visiteurs quotidiens sur le terrain tout en enregistrant un historique des visiteurs précédents. Suite à l'engagement initial, PAIT Group s'est engagé à apporter à Jim Henson des améliorations continues de l'automatisation des activités. Après quelques discussions, il a été décidé de tirer parti des ensembles d'outils modernes disponibles dans Office 365 et de développer le suivi de liste SharePoint avec PowerApps.

Il y avait plusieurs raisons de passer à PowerApps. Au-delà du désir de passer à un outil plus moderne et convivial, PowerApps permet aux agents de sécurité d'avoir une vue pertinente et codée par couleur avec trois statuts affichés à la fois - les visiteurs attendus et partis de la journée en cours et les visiteurs actuellement sur place. . Cette vue aide les gardes de sécurité à identifier rapidement le visiteur à partir de la PowerApp adaptée aux mobiles, tout en conservant les informations historiques dans une liste SharePoint accessible à tout moment à partir d'une vue de liste SharePoint. Les flux de travail Microsoft Flow sont utilisés pour des mises à jour simples de l'élément de liste SharePoint à partir de PowerApps, les exemples incluent la création de nouvelles entrées pour les visiteurs inattendus et la mise à jour du statut du visiteur.

Résultats

Grâce à cette mise en œuvre, les agents de sécurité travaillant sur le parking des visiteurs de la Jim Henson Company disposent d'une solution mobile et conviviale pour suivre leurs visites sur le terrain et peuvent ainsi améliorer la sécurité des studios de production. De plus, grâce aux rapports disponibles sur les informations enregistrées dans la liste SharePoint (nombre de visiteurs, fréquence, etc.), Jim Henson peut continuer à exécuter des rapports et à prendre des décisions commerciales.