Un groupe commercial centenaire s'appuie sur SharePoint, Power BI et Flow pour moderniser ses processus internes

Sommaire

Jewelers of America, une association membre centenaire basée à New York, a tiré parti des applications Office 365, notamment SharePoint, Power BI et Flow, pour faciliter une transformation numérique organisationnelle. L'organisation possédait de nombreux processus manuels ainsi que plusieurs bases de données d'applications métier qui, selon elle, pourraient être intégrées plus efficacement qu'elles ne l'étaient actuellement. Jewellers of America s'est tourné vers Longi Engineering pour mettre en œuvre des solutions Microsoft 365 afin de moderniser ces processus.

Défi

S'appuyant sur une multitude de processus obsolètes et manuels, Jewelers of America avait besoin de moderniser ses processus métier et ses bases de données d'applications métier. Leurs processus commerciaux qui devaient être mis à jour incluaient la possibilité de collaborer avec plus de 2 000 membres d'organisations de bijoux situés dans le monde entier. L'organisation devait également être en mesure de fournir aux cadres et aux membres du conseil d'administration des visualisations décrivant la croissance de leurs effectifs ainsi que leur viabilité financière. Avec des processus modernisés, l'organisation a cherché à :

– Obtenez un aperçu statistique et graphique de leur base de données d'adhésion SQL Server

– Fournir aux dirigeants et aux membres du conseil d'administration une vue graphique de ces données

– Comparer les états financiers de l'exercice avec les exercices précédents, ainsi qu'analyser le budget par département

– Gérer efficacement les processus manuels tels que les demandes de congés et l'approbation des heures de compensation

Stratégie

Lors du choix d'une solution, des produits alternatifs de Business Intelligence ont été pris en compte, cependant, la capacité d'intégration et la valeur globale de Power BI en ont rapidement fait un favori parmi les décideurs. Une fois qu'il a été déterminé que Power BI était capable de s'intégrer dans la base de données des membres de l'entreprise, le système de comptabilité Dynamics GP, et également de rendre les tableaux de bord/visualisations mis à jour en temps réel sur SharePoint, la décision d'exploiter Power BI a été finalisée.

Le service des adhésions a passé beaucoup d'heures de travail à exécuter des requêtes dans la base de données et à mettre à jour des feuilles de calcul Excel avec des statistiques relatives aux adhésions. Ces données hébergées dans SQL Server étaient un excellent candidat pour l'intégration de Power BI. Une fois qu'une connexion de passerelle Power BI a été établie via le serveur d'applications métier, les données d'adhésion ont été lues de manière transparente et de nombreuses visualisations ont été créées pour permettre la comparaison des données d'adhésion sur les exercices.

Le directeur financier et le service de la comptabilité cherchaient depuis longtemps un moyen de déterminer si leurs dépenses étaient conformes à leurs montants budgétaires au cours de l'exercice. L'intégration de Power BI a permis la création d'un tableau de bord où ils pouvaient facilement visualiser les comptes clients, fournisseurs et soldes de trésorerie en temps réel.

En plus de la fonctionnalité d'informatique décisionnelle, l'organisation cherchait à automatiser et à rationaliser plusieurs flux de travail. Deux de ces flux de travail étaient le processus de demande de congé et le processus de demande de compensation. Ces processus obligeaient les employés à remplir un formulaire, à l'imprimer, à le signer et à le remettre à leur responsable pour signature. Ce faisant, ils apporteraient ensuite le formulaire à la personne responsable du suivi/de la gestion des congés.

Ces processus manuels se prêtaient bien à l'automatisation des processus via les formulaires/listes SharePoint et Flow. Le formulaire SharePoint a été mis en place pour permettre aux employés d'entrer leurs congés demandés. Une fois soumis, un flux a été lancé qui a automatiquement déterminé le responsable du demandeur et envoyé un e-mail au responsable pour approuver ou rejeter la demande depuis Outlook, sans jamais avoir à se connecter à SharePoint. Une fois approuvé par le responsable, le demandeur et la personne responsable du maintien des données ont été informés par e-mail. Tous les congés ont été mis à jour automatiquement dans une liste SharePoint à la suite des interactions.

Résultats

SharePoint, Power BI et Flow ont formé un noyau solide d'applications commerciales sur lesquelles Jewelers of America cherche à s'appuyer pour les aider à continuer à fournir un excellent service à leur base de membres mondiale.