La société pétrolière et gazière Jee adopte Microsoft 365 avec l'aide d'Intelogy pour mieux gérer les processus RH

Sommaire

Cabinet de conseil indépendant en ingénierie de pipelines, JEE fournit une ingénierie et une formation sous-marines à l'industrie pétrolière et gazière. À la recherche d'un moyen d'automatiser son programme d'avantages sociaux, Jee s'est tourné vers Intelogy, leur partenaire Microsoft de confiance pour un projet qui pourrait être rapidement mis en œuvre et géré en interne après la mise en œuvre.

Défi

Les processus existants de Jee pour la gestion des avantages sociaux des employés étaient très manuels, impliquant l'impression de formulaires, l'écriture manuscrite d'informations clés et l'acheminement de la documentation sous forme papier et par e-mail, via divers départements pour examen et approbation. La nature manuelle de ces processus a imposé une charge importante aux équipes des finances et des ressources humaines, souvent au détriment d'autres priorités.
Lors de la mission de conseil initiale, Intelogy a vérifié le fonctionnement des processus existants chez Jee et a déterminé que le nouveau système devait inclure les éléments suivants :

• être simple
• pour automatiser l'échange d'e-mails et de notifications
• avoir un contrôle strict autour de la sécurité des données
• être facilement accessible par chaque employé.

Plus précisément, le système de billetterie s'est concentré sur la nécessité de saisir les informations de manière concise tout en restant simple et rapide pour que les employés soulèvent un billet. De plus, Jee voulait avoir la certitude que le formulaire de demande de modification des avantages pouvait être automatisé sans affecter la confidentialité et la sensibilité des données.

Stratégie

Le Microsoft Power Platform, associé au Microsoft 365, a été considéré comme la solution idéale pour répondre aux exigences définies. La solution tire parti de la facilité et de la rapidité du développement d'applications d'entreprise où Intelogy pourrait utiliser son expertise en Microsoft 365 pour intégrer pleinement les applications dans l'intranet SharePoint de Jee, créant une expérience transparente pour les utilisateurs.

Intelogy s'est concentré sur l'utilisation des composants suivants pour permettre une solution moderne et automatisée :

Applications de puissance a été utilisé pour créer deux applications, une pour le formulaire de demande de modification et une pour la création d'un ticket. Les deux applications existent de manière isolée et ont des objectifs différents, mais dans le but de faire gagner du temps aux employés et de fournir une expérience utilisateur fantastique et intuitive. Les problèmes de sécurité des données sont gérés en créant des groupes de sécurité sur mesure et en attribuant des autorisations au niveau de l'élément à chaque demande de modification.

Power Automate fourni les moyens de créer des notifications et d'envoyer des e-mails aux parties respectives chaque fois qu'un ticket est généré ou qu'une demande de modification est soumise. De plus, des rappels mensuels pour tous les tickets en suspens garantissent qu'aucun ticket ou demande de changement ne soit jamais oublié.

SharePoint fournit toute la configuration de stockage et de sécurité des données qui sous-tend la solution.

Résultats

Aujourd'hui, Jee profite des avantages de l'automatisation de ses processus dans le lieu de travail modernisé que SharePoint lui offre. Avec un portail accessible depuis n'importe quel endroit sur n'importe quel appareil, les employés peuvent créer des tickets et modifier les demandes en déplacement, ce qui augmente encore l'efficacité. L'automatisation de ces processus métier clés, à l'aide de puissantes applications métier comprenant Power Apps pour gérer et organiser des tâches simples et des demandes de modification, a été une énorme victoire pour Jee.