L'Iowa State University Foundation organise des financements qui changent la vie des futurs innovateurs à l'aide d'Adobe Sign et des solutions Microsoft

Sommaire

L'un des principaux objectifs de toutes les universités est de créer un environnement qui favorise l'apprentissage et la réussite des étudiants. Les écoles y parviennent en fournissant des installations de pointe, des opportunités de recherche innovantes et les meilleurs conseillers du corps professoral. Les dons généreux sont l'une des clés pour atteindre ces objectifs tout en gardant les portes ouvertes à tout étudiant désireux d'apprendre, peu importe sa situation financière.

La Fondation de l'Iowa State University (ISU) est une organisation dédiée à la collecte de fonds qui soutiennent les étudiants, les professeurs, les bâtiments et les programmes de l'Iowa State University. Les dons faits à l'ISU par l'intermédiaire de la fondation ont eu un impact significatif sur l'expérience universitaire, des bourses et des chaires qui aident à attirer et à retenir les professeurs qui ont un impact dans leurs domaines aux bourses qui aident les étudiants à se concentrer sur leurs études.

« La Iowa State University Foundation est bien plus qu'une simple organisation de collecte de fonds pour l'ISU », déclare Dave Thalacker, Ph.D., directeur principal des opérations informatiques et de la sécurité du réseau. « Nous collaborons également avec les donateurs et l'université pour nous assurer que les dons généreux des donateurs sont utilisés d'une manière significative pour eux. Une famille pourrait vouloir honorer la vie d'un diplômé de l'ISU et amoureux des animaux avec un don au Collège de médecine vétérinaire. Nous travaillons avec le Collège pour nous assurer que le don peut être utilisé pour avoir un impact immédiat sur les étudiants, les enseignants et la communauté.

La clé pour développer des cadeaux significatifs et utiles est une communication claire. Cela inclut la communication avec les donateurs, l'ISU et toute autre partie prenante, mais également avec les parties impliquées dans le maintien de la conformité pour ces dons monétaires. En conséquence, chaque don implique une grande quantité de documents uniques et une approbation signée par de nombreuses parties prenantes.

Dans le cadre d'une initiative plus vaste d'automatisation et de transformation numérique, la fondation a décidé que la mise en œuvre d'une solution de signature électronique pourrait aider à moderniser et à rationaliser ce flux de travail de conformité des donateurs. Adobe Sign, la solution de signature électronique d'Adobe Document Cloud, s'intègre rapidement dans les flux de travail et améliore les délais d'exécution et la conformité tout en réduisant le gaspillage.

« Adobe Sign est la clé de voûte de notre nouveau flux de travail numérique », déclare Thalacker. "Grâce à ses solides intégrations avec les outils et processus Microsoft existants, nous maximisons les investissements et constatons des retours très rapidement."

Défi

La plupart des dons importants commencent par des visites personnelles avec un agent de développement de la fondation. L'agent de développement collabore avec les donateurs sur ce qui compte pour eux et sur le type de don qu'ils pourraient vouloir faire. Le service de conformité des donateurs prend ensuite le relais, rédigeant ces souhaits dans un accord de don de donateur. Selon le type et la portée des souhaits du donateur, l'accord peut passer par les bureaux des doyens des collèges, des chefs de programme et des professeurs avant de recevoir l'approbation de l'équipe de direction de la fondation. Enfin, l'accord est envoyé au donateur pour approbation.

Avant Adobe Sign, les accords étaient imprimés sur papier et systématiquement envoyés par courrier à chaque partie prenante. Les accords peuvent être retardés car ils sont acheminés via les systèmes de messagerie internes de l'université, ou ils peuvent rester sur un bureau pendant une période chargée. En conséquence, l'obtention de l'approbation de toutes les parties pourrait prendre des semaines, avec un délai d'exécution moyen de 81 jours.

« Chaque jour où un cadeau a été retardé était un jour où un étudiant n'a pas obtenu les services dont il avait besoin ou un laboratoire s'est retrouvé sans équipement essentiel », explique Thalacker. "Dans les extrêmes, si l'accord du donateur était retardé trop longtemps, un donateur pourrait perdre tout intérêt à donner à l'ISU. Cela était particulièrement important dans les cas où un donateur souhaite avoir un impact immédiat ou un don transformationnel. Nous devions rationaliser le flux de travail des accords et mieux tirer parti de ces opportunités pour encourager les dons. »

Stratégie

Les équipes internes et les donateurs eux-mêmes ont commencé à demander une meilleure façon de traiter ces accords. Avec Adobe Sign, l'équipe de conformité des donateurs envoie désormais des copies électroniques des accords directement dans la boîte de réception des parties prenantes. Les signataires peuvent afficher et signer des accords en quelques minutes, sans avoir besoin de télécharger des applications supplémentaires ou de créer un compte spécial. Les accords numériques peuvent même être envoyés simultanément à plusieurs signataires, ce qui réduit l'impact sur les délais d'exécution si un signataire tarde à signer l'accord. Le passage aux documents électroniques a également aidé l'équipe à réduire les coûts et les déchets associés à l'impression. Depuis la mise en œuvre d'Adobe Sign, l'équipe a réduit l'impression de 30%.

« Avec Adobe Sign, nous économisons plus de 13 jours sur le délai d'exécution moyen », déclare Thalacker. « Plutôt que de passer leur temps à surveiller et à suivre les accords, les équipes peuvent consacrer leur temps à travailler avec davantage de donateurs et à conclure davantage d'accords. Les donateurs apprécient également la facilité des signatures électroniques, et nous constatons une tendance à la hausse constante dans l'utilisation des signatures électroniques parmi tous les donateurs.

Une partie de la raison pour laquelle Adobe Sign a un si grand impact sur la fondation est son intégration essentielle avec les solutions Microsoft, notamment Microsoft SharePoint, Microsoft Teams et Microsoft Flow. Lors de l'examen des solutions de signature électronique, la compatibilité avec ces solutions Microsoft critiques pour l'entreprise était essentielle.

« Adobe Sign était la seule solution que nous ayons trouvée qui avait une vision claire de l'intégration dans les flux de travail Microsoft existants », déclare Thalacker. « Nous utilisons des outils familiers pour en faire plus et travailler plus vite. Nous avions des relations positives avec Adobe et Microsoft, nous savions donc que leur partenariat était quelque chose sur lequel nous pouvions compter.

Microsoft SharePoint est largement utilisé dans toute l'organisation pour organiser et partager les informations des donateurs. Avant Adobe Sign, les administrateurs passaient des heures à saisir soigneusement tous les détails du cadeau dans des fichiers dans SharePoint et à mettre à jour l'état du flux de travail à chaque étape pour suivre l'état de l'accord.

Grâce à l'intégration avec Adobe Sign, les accords sont désormais automatiquement téléchargés dans SharePoint. Adobe Sign suit automatiquement l'état de chaque accord, et le personnel peut rapidement vérifier cet état directement dans l'enregistrement SharePoint. Non seulement l'automatisation élimine une grande partie du temps d'administration, mais elle réduit également les erreurs de saisie manuelle.

À l'aide des automatisations prévues de Microsoft Flow, les accords seront automatiquement extraits dans des bibliothèques de documents accessibles à l'aide de Microsoft Teams. Cela permet au personnel de vérifier rapidement un accord dans le contexte du site et du canal de l'équipe concernés. Un responsable du développement peut rapidement informer un donateur de l'état d'un accord sans avoir besoin d'envoyer un e-mail à l'équipe de conformité du donateur pour des mises à jour constantes. Les responsables peuvent vérifier l'état de tous les accords actifs pour toute leur équipe à partir d'un seul onglet. Microsoft Flow permet également au personnel de configurer des alertes automatisées à différents moments du flux de travail, par exemple s'il souhaite être averti après la signature de l'accord par l'équipe de direction.

Grâce au partenariat entre Adobe et Microsoft, le déploiement et l'intégration d'Adobe Sign ont également été très simples. Alors que la fondation a d'abord essayé une approche lente et prudente du déploiement, elle a découvert qu'Adobe Sign était également bien adapté à un déploiement rapide sans nécessiter de longues discussions et formations. Les équipes peuvent travailler avec Adobe Sign via des outils Microsoft familiers, ce qui réduit considérablement la courbe d'apprentissage. Adobe Sign est également très flexible, ce qui permet à Thalacker et à son équipe d'apporter des modifications et d'ajuster rapidement les flux de travail pour mieux répondre aux besoins des équipes en fonction des commentaires réels de l'équipe.

Communiquer entre équipes avec PDF

En plus de travailler avec Adobe Sign, la fondation utilise une autre solution Adobe Document Cloud, Adobe Acrobat Pro DC, dans de nombreuses équipes et processus. L'équipe des communications utilise Adobe Acrobat en conjonction avec la plate-forme de gestion du travail Workfront pour automatiser les flux de travail pour la vérification et les approbations. L'équipe utilise d'abord les applications Adobe Creative Cloud telles qu'Adobe InDesign CC et Adobe Illustrator CC pour créer du contenu, notamment des rapports, des graphiques et des publicités imprimées et Web. L'équipe produit ensuite le contenu au format PDF vers Workfront, où il est automatiquement acheminé vers les parties prenantes pour examen et approbation.

« Nous aimons utiliser Adobe Acrobat et PDF pour les révisions, car cela nous fournit un format universel auquel tout le monde peut facilement accéder », déclare Ryan Peterson, directeur principal des services créatifs pour la Fondation de l'université d'État de l'Iowa. "A l'aide des outils de commentaires, les utilisateurs peuvent ajouter leurs commentaires directement sur le PDF, ce qui permet aux créateurs de collecter et de répondre plus facilement aux commentaires."

D'autres équipes utilisent Adobe Acrobat pour sa capacité à annoter et à expurger les informations sur les enregistrements. Lorsque le service comptable reçoit les données de versement ou les formulaires des donateurs au format PDF sécurisé, il utilise Adobe Acrobat pour expurger les informations personnelles. L'équipe comptable ajoute ensuite des informations au PDF qui aident l'équipe des archives à ingérer avec précision les données dans le système d'imagerie interne et le système de gestion de la relation client.

Résultats

Alors que l'Iowa State University Foundation a commencé à utiliser Adobe Sign dans les flux de travail de conformité des donateurs, l'utilisation d'Adobe Sign s'est rapidement étendue à d'autres processus, y compris le formulaire d'acheminement des propositions, avec des formulaires d'engagement à venir également. Les formulaires de routage de proposition peuvent impliquer plus de cinq signataires, mais dans les tests, Adobe Sign a été très efficace même dans ces flux de travail complexes.

« Nous n'aurions pas pu prévoir qu'Adobe Sign connaîtrait un tel succès dans notre organisation », déclare Thalacker. « Il existe une demande refoulée pour la technologie, et une fois que les gens l'ont découvert, ils frappent à nos portes pour commencer à utiliser Adobe Sign afin de rationaliser leurs processus. En intégrant Adobe Sign dans les flux de travail Microsoft existants, nous simplifions grandement le travail des gens afin que nous puissions traiter les dons rapidement et commencer à avoir un impact beaucoup plus rapidement sur les gens de l'Iowa State University.

Les résultats incluent les éléments suivants :

• Mettre les fonds entre les mains des bénéficiaires plus rapidement en raccourcissant les approbations de 13 jours
• Réduction de l'impression entraînant une baisse des coûts et moins de gaspillage de papier
• Tirer parti de l'intégration de Microsoft pour réduire les erreurs et les tâches administratives manuelles
• Déploiement indolore avec des flux de travail flexibles exécutés via des outils familiers

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