HelpAge International travaille avec Intelogy et Microsoft 365 pour créer une base de données réseau afin de rationaliser les processus critiques de l'entreprise

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HelpAge International est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale qui aide les personnes âgées à revendiquer leurs droits, à lutter contre la discrimination et à vaincre la pauvreté, afin qu'elles puissent mener une vie digne, sûre, active et saine. HelpAge travaille pour et avec les personnes âgées en faisant pression sur les gouvernements pour obtenir un changement de politique, en entreprenant des programmes de recherche et par le biais de la sensibilisation communautaire.

L'organisation se concentre sur les problèmes mondiaux avec un accent particulier sur les personnes âgées. Ces questions incluent des éléments tels que la réduction des risques de catastrophe, le changement climatique, les droits, la santé, la protection sociale, le VIH et le sida, et les réponses d'urgence aux catastrophes telles que le typhon Haiyan (novembre 2013) et le tremblement de terre de 2015 qui a secoué et détruit une grande partie du Népal.

Dans le cadre de son parcours de transformation numérique, HelpAge International a travaillé avec Intelogy pour remplacer les systèmes hérités (comme les bases de données Access et les feuilles Excel) par des applications modernes afin de rationaliser plusieurs processus métier critiques.

Défi

L'organisation a commencé à se restructurer en 2017 pour décentraliser la gestion et déléguer la prise de décision, dans le but de responsabiliser les bureaux régionaux. Les structures informatiques devaient refléter cette décentralisation et fournir simultanément les avantages en termes de coûts et la vue d'ensemble d'un environnement holistique et collaboratif unique.

Le courrier avait déjà été transféré vers Office 365, ce qui signifiait que les licences Office 365 étaient déjà en place et que d'autres technologies telles que SharePoint, PowerApps et Flow étaient à portée de main.

Avec une transformation numérique à grande échelle, il peut être difficile de savoir par où commencer. Avec Intelogy et leurs licences Office 365 existantes, HelpAge savait qu'ils bénéficieraient d'une approche stratégique complète pour leurs projets. En travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes et le personnel clé, Intelogy a conçu une approche qui donnerait un gain rapide aux propriétaires de projet, montrerait rapidement de la valeur et fournirait un modèle éprouvé pour remplacer les systèmes hérités par des méthodes de travail modernes en utilisant PowerApps et Flow.

HelpAge International dispose d'un réseau de plus de 100 affiliés et 200 autres partenaires dans plus de 70 pays. Leur dispersion mondiale et les maux de tête causés par l'informatique centralisée ont été les principaux moteurs de la transformation numérique.

HelpAge a utilisé de grandes bases de données Access et une série de feuilles Excel pour gérer ses données réseau. Les principales feuilles de calcul étaient stockées dans un emplacement central, mais en raison de problèmes de latence et d'accès global, les utilisateurs régionaux avaient tendance à conserver leur propre version de la vérité. Cela a conduit à des problèmes de simultanéité des données, à des documents partagés avec de multiples sources potentielles d'enregistrement, à des possibilités de transfert de données potentiellement non sécurisées et à une gouvernance inefficace des documents. Il n'y avait pas non plus d'aperçu des données, aucune capacité à identifier les tendances et aucun moyen de manipuler les données à des fins d'analyse statistique.

Intelogy possède une vaste expérience dans la création d'applications métier low-code axées sur les processus. PowerApps et Flow étaient la solution idéale pour créer une base de données réseau sur mesure pour HelpAge.

Stratégie

Avec PowerApps et Flow, Intelogy a créé une application avec une architecture centrée sur l'évolutivité à long terme. Intelogy a commencé petit, avec juste une base de données des membres, où le personnel de HelpAge pouvait suivre les membres potentiels, les membres désaffiliés et les membres actuels. Ils pourraient également gérer tout ce que vous attendez d'un CRM de base, comme les informations de contact et les détails d'interaction.

SharePoint dans Office 365 a été choisi comme plate-forme de stockage, qui fournit un backend puissant et sécurisé qui est disponible dans le monde entier et a des points d'intégration faciles avec PowerApps et Flow. SharePoint fournit également des fonctionnalités de création de rapports et s'intègre entièrement à Power BI.

Cette version initiale de l'application dispose d'une interface conviviale où les utilisateurs peuvent facilement gérer et afficher des informations et des rapports. Intelogy a obtenu d'excellents résultats en exécutant des sprints avec HelpAge, avec des vérifications fréquentes pour obtenir des commentaires sur les nouvelles fonctionnalités, et PowerApps a rendu le prototypage rapide beaucoup plus simple, éliminant ainsi le besoin de structures filaires et de longues approbations.

Résultats

La version 1 de l'application a été un succès retentissant, et HelpAge est rapidement revenu avec une liste de nouveaux ajouts à intégrer par Intelogy. L'ajout de nouvelles fonctionnalités était extrêmement simple grâce à l'architecture et à la flexibilité de PowerApps.

Intelogy a créé un nouveau module, avec une nouvelle liste SharePoint où les données supplémentaires seront hébergées et connectées dans PowerApps. Cela permet à HelpAge de suivre des informations supplémentaires telles que des données d'enquête.

Ajouter plus de fonctionnalités à l'avenir sera tout aussi simple, flexible et permettra de grandir avec l'entreprise.

PowerApps, avec SharePoint et Flow, est une solution puissante qui permet à Intelogy de prototyper rapidement des fonctionnalités, avec une approche modulaire et évolutive. En travaillant en étroite collaboration avec HelpAge, Intelogy a pu créer de manière itérative une application avec des commentaires rapides et des sprints courts, garantissant une application qu'ils utilisent quotidiennement et qu'ils adorent.