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Cette Une organisation de soins de santé basée aux États-Unis migrait plus de 40 téraoctets de contenu hérité de SharePoint sur site vers SharePoint Online. Il devait s'assurer que toutes les informations confidentielles et sensibles des patients étaient protégées conformément aux directives HIPAA. Bien que la migration ait été une priorité absolue, l'organisation a reconnu l'importance de la conformité, de la gouvernance des informations et du nettoyage du contenu hérité. L'objectif final était de classer le contenu nettoyé selon la taxonomie MeSH définie par l'industrie.
Cette organisation a choisi Microsoft en raison de sa capacité à répondre à toutes ses exigences et à fournir une stratégie à court et à long terme pour la gestion du contenu.
Défi
Cette organisation de soins de santé disposait de plus de 40 téraoctets de contenu hérité résidant dans des partages de fichiers et évaluait les options de migration vers SharePoint Online et de tirer parti de OneDrive for Business. Dans le cadre de ce processus, il était nécessaire d'améliorer la gestion des connaissances pour les utilisateurs professionnels, de mettre en œuvre une recherche basée sur des concepts et d'appliquer des initiatives de gouvernance de l'information impliquant la sécurité des données et la protection et la gestion des informations personnelles identifiables (PII), des informations personnelles sur la santé (PHI ), et d'autres informations sensibles, ainsi que la conformité aux directives réglementaires.
Le client a rencontré les défis suivants qui l'ont incité à migrer vers Office 365 :
- Incapacité à déterminer ce qui doit être supprimé, enregistré ou archivé à partir du contenu hérité
- Incapacité à identifier les informations confidentielles ou sensibles nécessitant un traitement spécial
- Obligation d'améliorer les résultats de recherche, la transparence des informations et la gestion des connaissances
- Besoin d'un outil qui pourrait être utilisé dans toute l'organisation par des experts en la matière pour gérer le contenu
Stratégie
Pour migrer vers Office 365, l'organisation s'est associée à Netwrix. Pour gérer le contenu hérité et protéger les informations de santé sensibles, Netwrix a aidé l'organisation à mettre en œuvre la plate-forme conceptClassifier et le conceptClassifier pour SharePoint Online. La solution identifie les doublons, les versions, les données redondantes, obsolètes ou triviales (ROT) et va au-delà du nettoyage de base. Il identifie toute confidentialité des données ou toute information sensible définie par l'organisation, les enregistrements non déclarés ou étiquetés par erreur, ou les exceptions de non-conformité, permettant à l'organisation d'identifier les sources de risque et de réduire considérablement la quantité de contenu à migrer.
La solution protège également ces informations en temps réel, au fur et à mesure qu'elles sont créées ou ingérées. Le produit standard est livré avec plus de 80 règles pour répondre aux exigences de conformité (réglementations HIPAA). Le contenu qui contient des vulnérabilités de confidentialité est automatiquement déplacé vers un référentiel sécurisé, empêchant le téléchargement, et des notifications sont envoyées au personnel approprié pour élimination.
De plus, l'utilisation de la solution par des experts en la matière était une caractéristique essentielle pour cette organisation. Ils ont mis en place conceptTaxonomyManager pour créer automatiquement un ensemble initial d'indices de classification pour la taxonomie. Leurs administrateurs ont ajusté les indices de classification, en ont créé de nouveaux à la volée et ont rapidement utilisé des scénarios de test par rapport à leur contenu en direct, avant le déploiement. Les nœuds de la taxonomie représentent le type de contenu associé aux indices générés par le système et ceux saisis par les administrateurs, et peuvent être constitués d'un seul mot ou d'une chaîne de mots, d'entités, d'acronymes et de synonymes, ainsi que de mots-clés. Cela a permis aux administrateurs de tester les indices en temps réel et de définir un seuil de classification, basé sur la correspondance des indices et des concepts. Cette fonctionnalité était extrêmement importante pour l'organisation, car elle fournissait un outil qui pouvait être utilisé pour gérer le contenu à l'échelle de l'entreprise après la migration, à l'aide de l'outil de gestion de taxonomie.
Résultats
Après la migration vers SharePoint Online, les utilisateurs ont pu effectuer des recherches sur des phrases, des concepts et des termes composés de plusieurs mots, afin de récupérer un contenu très précis. Le nouveau moteur d'analyse de l'organisation identifie des concepts, des sujets et des sujets similaires, même si les mots de recherche ne sont jamais utilisés.
