Sommaire
Cette organisation d'archives gouvernementale est une archive officielle et un éditeur pour leur gouvernement. Ils détiennent des archives officielles et sont les dépositaires de documents d'importance nationale. Leur rôle est de collecter et d'assurer l'avenir des archives gouvernementales, tant numériques que physiques, de les préserver pour les générations à venir et de les rendre aussi accessibles et disponibles que possible pour le public.
Il y avait une préférence au sein de l'organisation pour utiliser les licences d'accord d'entreprise Microsoft existantes et les convertir en licences Office 365. L'organisation a également décidé d'utiliser RecordPoint Records365 pour étendre les capacités d'Office 365 afin de répondre à ses exigences avancées en matière de gestion des enregistrements.
Défi
Dans l'ensemble du secteur public, les organisations cherchent à améliorer la manière dont elles collaborent en équipe et au sein de l'entreprise. Ils remettent également en question la valeur des implémentations EDRM existantes et explorent de nouvelles façons d'améliorer le contrôle, la productivité et les économies de coûts.
Quatre exigences principales ont été identifiées pour la solution :
- Migration conforme d'Objective vers SharePoint
- Conformité à la législation sur la gestion des documents
- Déploiement basé sur le cloud conformément aux meilleures pratiques du service numérique gouvernemental (GDS) et à la stratégie informatique de l'organisation
- Amélioration de l'expérience de l'utilisateur final, garantissant l'adoption par l'utilisateur et l'efficacité de la productivité
Modernisation était une considération essentielle pour l'organisation des archives gouvernementales.
Il était également important de le faire à un prix qui ne dépassait pas le coût de maintenance de 3 ans de leur ancienne solution EDRMS.
« RecordPoint était le seul fournisseur à répondre à tous nos critères. C'est formidable de travailler avec un fournisseur qui peut fournir une migration de levage et de quart de travail conforme, et après cela nous permet d'économiser 60% par an pour une solution EDRMS moderne » - Commanditaire du projet
Stratégie
Migration conforme d'Objective vers SharePoint
La première étape de livraison impliquait la migration d'Objective vers SharePoint Online via la migration conforme fournie par RecordPoint en tant que service (CMaaS). Étant donné que l'organisation des archives du gouvernement a fait un excellent travail pour maintenir son plan de fichiers existant, la migration vers SharePoint utilisera le travail existant effectué dans son environnement Objective. En tant que valeur ajoutée, à mesure que l'organisation évolue avec son utilisation d'Office 365, Records365 sera en mesure de gérer de manière centralisée des charges de travail supplémentaires telles que Microsoft Teams, Groupes, Exchange, etc.
SharePoint offre à l'organisation la possibilité de créer des sites structurés dans lesquels capturer, gérer et afficher les informations d'entreprise. Records365 gère ensuite le contenu sans être intrusif pour l'utilisateur final et en appliquant le contrôle des enregistrements en arrière-plan.
Conformité à la législation sur la gestion des documents
Records365 est la solution parfaite de l'organisation d'archives gouvernementale pour son désir d'être rigoureusement conforme à la législation sur la gestion des documents. Conçu pour être conforme aux normes européennes, ISO15489, ISO16175, etc., Records365 offre la plate-forme idéale aux organisations du secteur public pour relever leurs défis de modernisation et d'extinction sur une seule plate-forme. Le déploiement de Records365 permet à l'organisation d'être conforme et rentable.
Déploiement basé sur le cloud conformément aux meilleures pratiques GDS et à la stratégie informatique de l'organisation
Le moteur de règles et les fonctionnalités d'automatisation de Records365 sont essentiels aux stratégies informatiques et de conformité de l'organisation d'archives du gouvernement. Ce moteur de règles comprend le contexte de l'enregistrement à partir de la source, puis associe les données aux politiques de conformité pour automatiser la classification des enregistrements.
Des contrôles précis de gestion des enregistrements sont affichés via un ensemble de tableaux de bord visuels de gestion des enregistrements et des fonctionnalités de recherche avancées garantissent la conformité avec les politiques de gestion des enregistrements et les résultats commerciaux souhaités.
Amélioration de l'expérience de l'utilisateur final, garantissant l'adoption par les utilisateurs et des gains de productivité
L'interface utilisateur moderne de Records365 facilite l'utilisation et l'adoption par le personnel de l'organisation. Records365 étend les capacités natives de SharePoint, avec des fonctionnalités qui contrôlent et automatisent de manière transparente le cycle de vie de la gestion des enregistrements.
Ce processus d'automatisation permet aux utilisateurs finaux d'être plus efficaces, permettant au personnel de l'organisation des archives gouvernementales d'être plus collaboratif et productif tout en garantissant l'exactitude et l'intégrité de leurs données.
Nous sommes ravis de nous lancer dans ce voyage de transformation numérique et de modernisation rendu possible par Office 365 et Records365.
Commanditaire de projet (, )
Résultats
Économies prévues allant jusqu'à 60% par an pour une solution EDRMS moderne.
- La meilleure solution de migration conforme vers SharePoint
- Produit facile à utiliser qui améliore la productivité et permet aux utilisateurs finaux d'utiliser et d'adopter
- Le moteur de règles dynamiques qui comprend le contexte des enregistrements rend le contenu conforme et automatise la classification des enregistrements
RecordPoint est fier de fournir une solution pour l'organisation d'archives gouvernementale qui leur permettra de passer à un lieu de travail moderne, de remplacer les systèmes hérités existants et de déverrouiller la capacité du cloud. Grâce à l'approche simple, moderne et fiable de RecordPoint en matière de gestion des informations et des enregistrements, l'offre hébergée dans le cloud de RecordPoint et le service de migration conforme accéléreront le parcours de l'organisation vers le cloud.
