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Pour toute entreprise vendant des équipements ou des matériaux pour de grands projets mondiaux, gagner des ventes dépend de la capture complète des besoins et des spécifications complexes des clients, y compris les dizaines ou les centaines de conversations de découverte qui mènent à la proposition de vente initiale et au contrat d'achat final. Des erreurs dans la compréhension des besoins spécifiques d'un acheteur peuvent coûter la totalité de la vente.
Pour un fournisseur mondial de solutions d'équipements pour les industries du pétrole, du gaz, de la pétrochimie, de l'énergie et des procédés, la concurrence et la conquête de nouvelles affaires exigeaient un effort de vente qualifié et réactif pour diagnostiquer avec précision les besoins des clients et travailler en équipe intégrée pour proposer ventes d'équipements majeurs complexes et affiner les pitchs jusqu'aux accords finaux.
Au cours du cycle de vie de chaque relation avec un acheteur, les exigences d'achat sont capturées dans de nombreuses conversations par e-mail, parfois avec différentes parties prenantes du client et par différents employés du fabricant. Historiquement, l'équipe commerciale capturait les e-mails concernant l'évolution des besoins des clients et les engagements pris par l'équipe commerciale dans les dossiers publics d'Outlook. Les commerciaux de la division énergie pouvaient tous accéder aux dossiers partagés pour rechercher des informations. Mais avec Microsoft limitant la prise en charge des dossiers publics sur des infrastructures plus anciennes comme la leur, le fournisseur mondial d'équipements a reconnu la nécessité de tirer parti des capacités de services de contenu plus progressives de Microsoft pour enregistrer et partager des e-mails au sein de son équipe de vente.
Avec Microsoft SharePoint en place sur site et avec plus de 6 000 utilisateurs interagissant avec le système chaque mois, l'entreprise souhaitait utiliser cette infrastructure de base comme colonne vertébrale de sa gestion des connaissances. Dans le même temps, l'entreprise a reconnu le comportement de son équipe de vente, qui avait l'habitude bien ancrée de capturer les connaissances du projet à partir de Microsoft Outlook. Même si l'équipe commerciale a reconnu que son approche existante pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans des dossiers publics partagés n'offrait pas la vitesse ou la précision de recherche pour l'aider efficacement à créer et à affiner les enchères aussi rapidement qu'elle le souhaitait, l'équipe est restée fidèle à son ancienne habitude. d'enregistrer des e-mails dans des dossiers publics Outlook. L'entreprise avait besoin de trouver une nouvelle méthode de gestion des e-mails offrant la même commodité d'enregistrement et de partage à partir d'Outlook avec une nouvelle efficacité de recherche et une infrastructure de gestion des connaissances solide.
Défi
Alors que le fournisseur mondial d'équipements avait SharePoint en place avant de mettre en œuvre Colligo pour la gestion des e-mails, son équipe de vente ne l'utilisait pas, préférant enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans des dossiers partagés publics dans Outlook. L'équipe commerciale considérait que l'enregistrement des e-mails dans SharePoint prenait trop de temps et était peu pratique lorsque son travail quotidien était axé sur la gestion des e-mails dans Outlook.
L'entreprise s'était fixé pour objectif de mieux utiliser SharePoint pour stocker les connaissances en vue d'une collaboration inter-équipes et inter-divisions. L'équipe informatique a été mise au défi de trouver un moyen de rendre l'utilisation de SharePoint plus pratique pour l'équipe commerciale et de surmonter les défis actuels :
E-mails non étiquetés, difficiles à trouver en cherchant dans les dossiers publics. Avec des centaines de conversations commerciales capturées sous forme d'e-mails dans des dossiers publics pendant des mois ou des années, la recherche Outlook a eu du mal à découvrir des informations critiques sans métadonnées en place. Au cours d'un cycle de vente, les commerciaux pouvaient passer des heures à extraire des connaissances critiques sur le projet, avec le risque que des détails précieux sur les offres de vente puissent être négligés.
Les dossiers publics sont devenus volumineux, difficiles à gérer. Non seulement la recherche était difficile dans des dossiers publics de plus en plus nombreux, mais l'effort informatique nécessaire pour prendre en charge des dossiers publics extrêmement volumineux était exigeant et coûteux.
Les capacités de SharePoint n'étaient pas pleinement utilisées. SharePoint étant principalement utilisé par l'équipe des opérations, le fabricant mondial d'équipements a reconnu qu'il ne s'appuyait pas efficacement sur les capacités de SharePoint pour capturer et classer efficacement le contenu à des fins de collaboration.
"Chaque membre de l'équipe de vente reçoit des tonnes d'e-mails de prospects, et chaque représentant est propriétaire de la relation avec ses contacts. En discutant avec les utilisateurs commerciaux, ils avaient besoin d'un moyen de partager facilement des e-mails entre eux au sein d'un groupe de vente pour s'assurer que tout le monde était constamment au courant de ce qui avait été discuté, engagé et promis. L'équipe était habituée à la facilité d'enregistrement des e-mails par glisser-déposer dans un dossier public. Ils voulaient conserver cette approche et trouver un moyen d'intégrer les connaissances dans SharePoint.
— Analyste d'affaires informatique
Stratégie
L'entreprise avait besoin que l'équipe commerciale s'appuie sur les capacités de SharePoint pour collecter du contenu et faciliter la recherche et le partage, tout en garantissant la sécurité, l'évolutivité et une voie vers la conformité des informations.
L'équipe commerciale souhaitait continuer à travailler comme elle le faisait dans Outlook. L'équipe informatique devait trouver un moyen de rapprocher les deux mondes et a commencé à évaluer les solutions de gestion des e-mails pour SharePoint.
Pour soutenir le déploiement de Colligo, l'équipe informatique de l'entreprise a travaillé avec les membres de l'équipe commerciale pour mettre en place des bibliothèques et une structure logique simple pour classer les e-mails enregistrés. Colligo facilite l'application des classifications et l'ajout de métadonnées à partir d'Outlook.
Capture d'e-mails familiers. En intégrant l'accès aux dossiers SharePoint directement dans Outlook à l'aide de Colligo Email Manager, l'équipe de vente a pu continuer à travailler comme elle le faisait, en faisant glisser et déposer des e-mails et directement vers SharePoint à partir de leurs boîtes de réception Outlook. En quelques clics seulement, les commerciaux peuvent enregistrer des propositions de sites, des informations sur les prix et des projets de contrats dans la bibliothèque appropriée de SharePoint, Colligo stockant automatiquement les champs clés tels que l'objet, l'expéditeur et la date sous forme de métadonnées.
Fonctions de recherche et de partage plus rapides. Tous les membres de l'équipe de vente peuvent désormais rechercher, trouver et partager rapidement des liens sécurisés vers des informations de vente essentielles, car les e-mails et les pièces jointes sont capturés et étiquetés avec des métadonnées utiles. Une découverte plus rapide et certaine des informations commerciales aide l'équipe commerciale à proposer les propositions commerciales les plus compétitives et les plus pertinentes pour le client, dans les meilleurs délais.
Gestion des connaissances évolutive et sécurisée. Les connaissances de l'équipe de vente étant désormais capturées et classées dans SharePoint, le fournisseur mondial d'équipements dispose désormais de plusieurs départements qui bénéficient d'informations plus faciles à trouver dans SharePoint. Au fur et à mesure que ses utilisateurs changent, l'entreprise capture plus de contenu dans SharePoint, tirant davantage parti de la plate-forme de gestion des connaissances évolutive et sécurisée.
« Colligo a donné à notre entreprise et à notre équipe de vente ce qu'ils voulaient chacun : la facilité d'enregistrement des e-mails par glisser-déposer et une meilleure utilisation de SharePoint. Désormais, les commerciaux enregistrent simplement dans SharePoint à partir de leurs boîtes de réception et ajoutent des métadonnées pour une recherche plus rapide. Notre équipe de vente connaît bien le fonctionnement de Colligo, elle n'a donc pas eu besoin de formation et l'utilisation de SharePoint a augmenté.
— Architecte de solutions informatiques
Résultats
Colligo est maintenant utilisé depuis deux ans par l'équipe commerciale de l'entreprise, rationalisant la capture des e-mails, des pièces jointes et des documents dans SharePoint. La gestion des e-mails Outlook par glisser-déposer intégrée à SharePoint offre à l'équipe de vente l'accès aux informations et la vitesse dont elle a besoin pour mieux rivaliser sur le marché mondial des équipements, tout en plaçant l'entreprise sur une base de gestion des connaissances moderne, sécurisée et évolutive.
La connaissance partagée des ventes sécurise les gains des clients. Une vitesse de recherche améliorée et de meilleurs résultats de recherche offrent à l'équipe de vente un accès complet et rapide aux informations sur l'évolution des propositions de sites, des contrats et des tarifs nécessaires pour gagner et maintenir des relations client gagnantes.
La fonctionnalité familière permet une adoption rapide. L'équipe commerciale de l'équipementier souhaitait ce que la plupart des utilisateurs souhaitaient : un accès amélioré et plus rapide à l'information sans modifier leur façon de travailler. Colligo Email Manager a fourni une fonctionnalité de partage par glisser-déposer familière dans Outlook, mais a fourni une intégration SharePoint. Aucun changement de comportement ou formation n'était nécessaire.
L'expansion de SharePoint démontre une gestion progressive des connaissances. L'entreprise a commencé à travailler avec Colligo avec l'ambition de faire évoluer sa gestion des connaissances vers une approche plus progressive et évolutive. Avec l'adoption de SharePoint s'étendant au-delà de son équipe d'exploitation jusqu'à son service commercial, l'organisation a établi un élan vers une gestion progressive des connaissances.
« Colligo nous a aidés à répondre aux besoins des personnes qui capturent les e-mails et des personnes avec qui ces e-mails sont partagés. L'équipe commerciale sait désormais comment enregistrer et catégoriser les e-mails à un niveau élevé, et effectuer un marquage efficace avec des métadonnées. Il s'agit d'une approche moderne et évolutive de la gestion des connaissances, bien meilleure que les anciennes habitudes de couches et de dossiers de couches. Et pour les personnes accédant à ces e-mails partagés, il est désormais facile de trouver ce qu'ils recherchent grâce à la recherche qui peut s'appuyer sur des métadonnées pour des résultats de recherche rapides et pertinents.
— Architecte de solutions informatiques
