Le nouvel intranet du Gisborne District Council améliore la communication avec Office 365 et Information Leadership

Sommaire

Gisborne District Council (GDC) est une autorité gouvernementale locale basée dans l'île du Nord de la Nouvelle-Zélande. Information Leadership s'est associé à GDC pour fournir un intranet sur sa plate-forme Office 365 existante. Cela leur permet de tirer parti de l'ensemble d'outils Office 365 et d'intégrer les améliorations de la technologie cloud selon les besoins. Le but du projet était d'améliorer la communication et de rassembler le personnel.

Défi

L'ancienne plate-forme intranet de GDC était sur mesure, fortement personnalisée et n'était plus prise en charge. Le contenu était obsolète car seul un petit groupe d'employés pouvait effectuer les mises à jour en raison de l'interface de gestion difficile à utiliser.

Le personnel du conseil utilisait diverses technologies pour communiquer et il n'y avait pas «d'endroit unique» pour les apporter. Ils comptaient beaucoup sur les e-mails pour envoyer des nouvelles dans l'organisation. En outre, le directeur général et la direction n'étaient pas facilement en mesure de communiquer au personnel les nouvelles concernant l'ensemble de l'organisation.

Stratégie

GDC souhaitait tirer le meilleur parti de ses licences Office 365 - un intranet construit sur SharePoint était compatible avec cette approche. Ils avaient confiance dans la longévité de la plate-forme Microsoft et le soutien potentiel de plusieurs partenaires, bien qu'ils soient situés loin des principaux centres de Nouvelle-Zélande.

Le conseil faisait déjà bon usage des outils Microsoft, tels que Skype Entreprise et Yammer. L'équipe du projet a profité du développement de l'intranet pour tester Microsoft Teams pour la collaboration interne et externe. Ils ont bénéficié de fonctionnalités telles que les appels vidéo, les conversations, les espaces de travail Document partagés, OneNote pour le suivi du contenu des réunions et Planner pour suivre les tâches du projet.

Les ateliers de conception organisés dans le cadre du lancement du projet ont permis d'éduquer l'équipe du projet sur ce qui était possible avec la plateforme SharePoint ; et de convenir de la fonctionnalité et de l'architecture de l'information. Les ateliers comprenaient l'examen des besoins du public, la façon d'inventorier le contenu existant et nouveau, des maquettes filaires et des discussions sur la navigation. Les principales considérations tout au long de ce processus étaient de fournir une gestion de contenu facile à utiliser et des fonctionnalités qui offriraient aux utilisateurs de nombreuses opportunités d'interagir avec le contenu.

D'autres résultats à la suite de l'atelier comprenaient l'élaboration d'un dossier créatif et de maquettes de conception pour s'assurer que l'aspect et la convivialité du nouvel intranet refléteraient fidèlement l'identité culturelle de l'organisation.

Information Leadership a dirigé des ateliers de gestion du changement et de gouvernance pour transmettre des approches éprouvées de gestion du changement, de communication et de définition des rôles afin d'assurer le succès continu du projet après le lancement.

Pour assurer l'autosuffisance, un programme de « formation des formateurs » a été mis en place pour garantir la décentralisation de la responsabilité de la gestion du contenu et la mise à jour et la pertinence de l'intranet pour le personnel.

Résultats

'Naumaï' - sens 'accueillir' en maori a été choisi comme nom du nouvel intranet de la GDC. Avec plus de 50% de la population de Gisborne d'origine maorie, ce nom renforce l'identité culturelle unique de leur intranet et sa pertinence dans l'organisation.

Le directeur général publie régulièrement des blogs pour entrer en contact avec le personnel afin de lui faire savoir ce qui est "en tête". L'intranet est le centre social pour le personnel où le personnel "crie" des éloges pour ses collègues et publie des photos pour créer une communauté via "post-a-pic". La création d'un sentiment de communauté est renforcée par des fonctionnalités prêtes à l'emploi dans SharePoint qui permettent aux utilisateurs d'« aimer » et de « commenter » le contenu qu'ils voient, à l'instar des plates-formes de médias sociaux populaires.

L'intranet est utilisé par toutes les parties du conseil, en particulier les ressources humaines et les finances. Le contenu d'entreprise, qui réside actuellement dans un système électronique différent, peut être affiché en un seul endroit afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Le processus de mise à jour du contenu est décentralisé vers le personnel de chaque unité commerciale. Appelés « contributeurs de contenu », ces utilisateurs bénéficient de l'utilisation de l'interface moderne des listes SharePoint pour créer une grande partie de leur contenu (qui est ensuite automatiquement affiché sur les pages). Ils créent des pages en utilisant des mises en page personnalisées qui garantissent que le processus de création de contenu est aussi intuitif et indolore que possible. Cela inclut l'utilisation du panneau d'édition en mode d'édition de page pour fournir un processus en une étape pour la création de contenu de page.

"Les super utilisateurs gèrent l'administration et le back-end, mais ils ne font pas partie du personnel informatique en raison de l'interface d'administration relativement intuitive."
– Jason Derr, chef d'équipe Solutions d'affaires

Pour surveiller l'utilisation Azure 'Application Insights' est utilisé pour mesurer le trafic. Le personnel de communication a défini des KPI pour une amélioration continue de l'adoption par les utilisateurs. Si les pages ne fonctionnent pas bien, ils travaillent avec les unités commerciales pour améliorer l'expérience de l'utilisateur de ce contenu en fournissant des suggestions d'amélioration et des commentaires des utilisateurs, le cas échéant.

Le personnel découvre d'autres outils utiles dans la suite Office 365 tels que Planner et One Note, et l'élan se renforce à mesure que le personnel voit comment les outils les aident dans leur travail.

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