Une entreprise mondiale de services forestiers innove dans son programme de formation en utilisant des images à 360 degrés dans des espaces SharePoint pour préserver les connaissances institutionnelles et inspirer la prochaine génération de papetiers

Ce que vous pensez savoir sur Georgia-Pacific dépend de la façon dont vous rencontrez ses produits - et il existe de nombreuses façons de le faire. Si vous êtes un propriétaire qui cherche à construire une nouvelle terrasse, vous verrez un gros « GP » estampé sur des matériaux en bois lorsque vous parcourez l'allée de bois d'œuvre d'un magasin de rénovation domiciliaire. Les restaurants proposent des distributeurs de serviettes en papier Georgia-Pacific montés sur les murs de leurs toilettes. Le rayon papier de votre épicerie locale est rempli de certaines des marques les plus reconnues de Georgia-Pacific, notamment le papier hygiénique Angel Soft®, les essuie-tout Brawny® et les assiettes et tasses Dixie®. Comme le dit Bruce Skillin de l'équipe d'apprentissage immersif du groupe de fabrication continue (CMG) de Georgia-Pacific : « Nous sommes beaucoup de choses différentes pour différentes personnes. À peu près, si vous pouvez le faire à partir d'un arbre, nous l'avons ou nous le faisons.

Fondée en 1927 à Augusta, en Géorgie, et maintenant basée à Atlanta, Georgia-Pacific emploie 30 000 personnes dans plus de 180 sites dans le monde. Comme de nombreuses entreprises ayant une longue histoire et de nombreux procédés brevetés, Georgia-Pacific souhaitait préserver les connaissances institutionnelles et fournir une base solide pour la prochaine génération de papetiers. Les objectifs de Georgia-Pacific de préserver les connaissances et de former de nouveaux papetiers sont devenus encore plus difficiles face à une pandémie mondiale qui a rendu les voyages et la communication en personne presque impossibles. C'est alors que la société a fait appel au groupe Advance Concepts® basé dans le Wisconsin et à l'équipe d'innovation technologique des produits de consommation pour relever le défi, ce qui a finalement conduit à la découverte des espaces Microsoft SharePoint.

Kurt Adams, vice-président, Recherche et développement, résume ainsi les besoins et les objectifs de l'entreprise : « L'une des responsabilités importantes de l'organisation R&D de Georgia-Pacific est ce que nous appelons la continuité des connaissances, c'est-à-dire l'assimilation, l'archivage et la diffusion. de connaissances que nous jugeons importantes pour maintenir notre avantage concurrentiel et former les futures générations de papetiers. Si nous n'assurons pas la continuité des connaissances, deux choses se produiront : (1) nous perdons ces connaissances ou (2) les connaissances se socialisent dans toute l'industrie et tout le monde fera la même chose. Dans tous les cas, nous perdons notre avantage concurrentiel. La capacité de préserver les connaissances et de les transmettre aux générations futures de fabricants de papier est importante pour maintenir notre position concurrentielle à long terme. C'est pourquoi un outil comme les espaces SharePoint n'est pas seulement agréable à avoir, mais essentiel à la réussite future de notre entreprise.

Fabrication de papier 101

Le procédé humide conventionnel (CWP) est la méthode traditionnelle de fabrication du papier à partir de fibres de bois. Les machines impliquées dans la fabrication du papier sont vraiment massives - parfois l'équivalent d'un immeuble de trois étages et d'un terrain de football de long. En outre, Georgia-Pacific a breveté de nouveaux procédés et technologies pour d'autres méthodes de fabrication du papier. Pour protéger sa propriété intellectuelle, l'entreprise contrôle soigneusement l'accès à ses usines, l'accès n'étant accordé qu'aux employés qui y travaillent.

Habituellement, les nouveaux fabricants de papier se rendaient dans les installations de papier de Georgia-Pacific pour apprendre ces processus et être encadrés par des experts en la matière (PME) dans chaque installation. Les restrictions liées à la pandémie, cependant, ont accéléré la réflexion des parties prenantes de l'entreprise sur de nouveaux moyens évolutifs et potentiellement moins coûteux - des technologies telles que la réalité augmentée (AR) et les environnements immersifs - pour former les papetiers et les développeurs de produits de Georgia-Pacific à l'avenir qui ne le feraient pas. nécessitent nécessairement d'accéder aux usines ou de voir les machines en action.
Comme le note Brigette K. Smith d'Advance Concepts®, « CWP n'a pas beaucoup changé depuis sa création, nous ne pouvons donc pas fournir de « nouveau » contenu. Ce que nous pouvons faire, c'est fournir de l'ancien contenu d'une manière nouvelle et passionnante. Une fois enrôlées par Georgia-Pacific pour résoudre le défi, elle et son équipe ont entrepris de capturer les connaissances institutionnelles des papetiers expérimentés - "capturer la continuité des connaissances", comme l'appelle Smith - et de construire un vocabulaire de termes spécifiques à l'industrie, tels que sécheur Yankee et la cornification, pour aider la prochaine génération de papetiers à démarrer.

Préserver toute une vie de connaissances — à 360 degrés

La dynamique de la main-d'œuvre évolue depuis de nombreuses années maintenant. La plupart des gens ne restent plus au même travail pendant 40 ans. De plus, la jeune génération d'employés a grandi avec la technologie et veut être mobile. Smith et l'équipe d'Advance Concepts® ont dû proposer un programme et une plate-forme éducatifs qui pourraient répondre aux besoins et aux désirs de cette jeune main-d'œuvre dans la manière dont elle souhaite apprendre. Le résultat a été Quête.

Smith décrit Quest de cette façon : « Nous avons trouvé ce nom parce que nous sommes en quête d'apprendre tout au long de la vie. Notre voyage n'est pas statique; c'est immersif. Nous ne sommes pas seuls, et il existe de nombreuses PME au sein de Georgia-Pacific pour nous aider sur notre chemin.
Quest a commencé par une série de vidéos rapides (dont beaucoup ont été créées par des professionnels) et de présentations Microsoft PowerPoint. Smith et l'équipe d'Advance Concepts® ont interrogé des groupes pilotes d'utilisateurs cibles pour avoir une idée des modalités d'apprentissage qui les intéressaient le plus. Ils ont déterminé que même si les diapositives et les vidéos resteraient une partie intégrante de Quest, quelque chose de plus était nécessaire pour impliquer ces jeunes apprenants. L'équipe a commencé à rechercher la RA et la réalité virtuelle (VR) et des outils pour intégrer leur utilisation dans Quest. "Dans nos recherches, nous avons lu des articles sur la réalité augmentée et la réalité virtuelle et sur la rapidité avec laquelle les gens apprennent lorsqu'ils peuvent en faire l'expérience virtuellement par rapport à un simple jeu de diapositives traditionnel", déclare Smith.

Smith s'est tourné vers Skillin pour obtenir de l'aide. Il avait expérimenté la photographie à 360 degrés dans des projets de technologie immersive à Georgia-Pacific. Smith et son équipe étaient engagés dans « le développement des compétences et racontaient cette belle histoire », dit Skillin, « et ils avaient plusieurs façons de faire une vidéo et des présentations PowerPoint, mais le concept de le faire avec des photographies à 360 degrés ou des visites virtuelles qui hébergent Le contenu à 360 degrés n'était pas quelque chose qu'ils avaient envisagé avant de me trouver.

Accès sécurisé à une formation futuriste

Le travail de Skillin s'est concentré sur l'AR/VR et la réalité mixte, et il savait que les images et les vidéos à 360 degrés s'intègrent parfaitement dans ces espaces, comme en témoigne leur utilisation dans l'immobilier. L'équipe de Smith avait du contenu prêt à l'emploi et expérimentait différents outils AR/VR, mais aucun d'entre eux n'offrait la sécurité et la protection de la propriété intellectuelle que Smith et Skillin recherchaient.

Georgia-Pacific avait déjà une forte adoption de Microsoft 365, donc Skillin a suggéré des espaces SharePoint. SharePoint est conçu pour l'entreprise, avec des fonctionnalités telles que la sécurité basée sur les rôles. Avec les espaces SharePoint, l'équipe de Smith a pu combiner l'imagerie à 360 degrés avec la sécurité de l'entreprise pour créer des scénarios d'apprentissage efficaces tout en protégeant la propriété intellectuelle sensible.

Skillin explique : « L'une des grandes choses que les espaces SharePoint ont résolu pour nous dans l'entreprise était qu'il a aidé à protéger notre propriété intellectuelle en utilisant les mêmes noms d'utilisateur et mots de passe que tout le monde utilisait déjà. Grâce aux fonctionnalités de sécurité de l'outil, l'équipe informatique de Georgia-Pacific savait qui s'authentifiait auprès de Quest et à quoi ils étaient autorisés à accéder.

Une expérience d'apprentissage multimédia immersive

Alors que Smith et son équipe testaient d'autres plates-formes pour Quest, ils se sont heurtés à deux problèmes : (1) l'incapacité d'intégrer et de créer des liens vers du contenu existant et (2) l'obligation de déployer des logiciels sur les appareils des utilisateurs.

Aucun des outils qu'ils ont testés ne permettait aux concepteurs et aux développeurs de contenu d'insérer une vidéo ou un diaporama ou de créer un lien vers une source extérieure. En revanche, les espaces SharePoint ont permis à l'équipe de combiner la technologie AR/VR et les images à 360 degrés de manière transparente, sans avoir besoin de créer des plates-formes distinctes pour ces éléments. Par exemple, un composant essentiel de la fabrication du papier CWP est le séchoir Yankee, une machine qui peut mesurer 33 pieds de long, 18 pieds de diamètre et peser plus de 130 tonnes. Ce rouleau géant élimine la majeure partie de l'eau du papier lors de sa fabrication. Portant des lunettes VR, les utilisateurs peuvent être immergés dans l'expérience de l'environnement de cette machine massive, cliquer sur divers éléments pour en savoir plus et écouter la narration des PME. Comme le dit Skillin : « Vous êtes juste à côté de la machine comme si vous marchiez le long de celle-ci. Vous pouvez rechercher, cliquer sur les choses. Les espaces SharePoint les placent dans l'environnement et leur donnent un niveau de confort plus élevé que de regarder du contenu plat. Cette machine est si grande qu'il est difficile de la comprendre à moins de la voir en personne. Les espaces SharePoint offrent aux apprenants cette expérience.

Si les utilisateurs ne peuvent pas ou ne veulent pas utiliser les lunettes, ils obtiennent toujours les informations dont ils ont besoin. Smith déclare : « Les utilisateurs n'ont pas besoin de lunettes. Ils n'obtiendront pas la même expérience car l'expérience virtuelle est unique, mais au final, c'est en grande partie la raison pour laquelle nous avons aimé les espaces SharePoint : vous pouvez en faire l'expérience depuis votre ordinateur. Vous n'êtes pas obligé d'avoir des lunettes. Tous les utilisateurs de Quest viennent dans le même espace, mais chacun a la possibilité de découvrir les modules d'apprentissage de la manière qui lui convient le mieux, dans la sécurité de son propre environnement et à son propre rythme.

Un autre avantage des espaces SharePoint est qu'il n'est pas nécessaire de déployer des logiciels sur les appareils des utilisateurs. "Certains des autres outils que nous testions", explique Skillin, "nous obligeaient à télécharger un lecteur ou une application sur nos machines. Avec les espaces SharePoint, nous n'avions rien à faire de tout cela. Nous n'avons même pas eu besoin de publier une mise à jour logicielle.

Facilité d'utilisation à partir d'une interface familière

Les développeurs et les gestionnaires de contenu de Georgia-Pacific connaissent bien SharePoint, ce qui facilite l'adaptation aux espaces SharePoint. « Si vous êtes à l'aise avec SharePoint, si vous savez comment créer des diapositives PowerPoint, vous serez à l'aise pour créer un espace », déclare Skillin. En fait, dit Smith, la facilité d'utilisation était l'une des choses qui l'ont vraiment attirée, elle et son équipe, vers les espaces SharePoint : « C'est l'une des principales raisons pour lesquelles, à la dernière heure, nous sommes passés de l'une des plateformes de test à Espaces SharePoint. Nous devions sortir fin juin, et début juin a été le moment où nous avons fait le changement. Nous avons pu le faire parce que nous étions à l'aise avec SharePoint.
Cette familiarité aide Smith et son équipe à faire la transition de Quest vers les développeurs et les gestionnaires de contenu. Ils peuvent faire des mises à jour rapidement après une heure ou deux d'introduction à Quest. « Ils peuvent se mettre au travail et apporter des modifications qui nous auraient pris des jours ou des semaines pour les former dans d'autres logiciels. C'était une énorme victoire », déclare Smith.

La navigation facile qu'offre Quest apparaît également dans l'expérience de l'utilisateur final. Les commentaires que l'équipe Quest a reçus des personnes qui ont terminé les modules Quest incluent :

• "J'apprends vraiment des trucs !"
• "C'est tellement facile à naviguer !"
• "Toute notre équipe a vraiment besoin de passer par Quest."
• "Cela aurait été super cool quand j'ai commencé à Georgia-Pacific, je ne vais pas mentir."
• "Sur une échelle de 1 à 5, 5 étant la manière la plus utile d'apprendre, c'est un 5½."

Eric Lepp, responsable du crêpage et du revêtement et développeur de contenu au sein de l'équipe Quest, confirme les vibrations positives du point de vue du développeur : "Je pense que la possibilité de mettre à jour le contenu via la fonction d'édition et de le republier est vraiment simple. La possibilité d'être basé sur la vidéo, sur le document - je pense qu'une fois que vous avez téléchargé le fichier, puis que vous avez construit le site grâce à certaines des fonctionnalités de conception, les fonctionnalités d'édition qui sont intégrées - c'est exceptionnel.

Une plateforme d'apprentissage privilégiée construite sur des espaces SharePoint

Les espaces SharePoint facilitent la gestion, l'assemblage, la publication et l'affichage d'images à 360 degrés et d'autres types de contenu pour un large éventail d'utilisateurs. "Cela nous a simplement permis de créer notre contenu d'une manière que nous pensions être la meilleure pour le diffuser au plus grand nombre de personnes", déclare Smith. Le format présenté par Quest - apprentissage basé sur des images fixes ; une expérience virtuelle immersive à 360 degrés ; et même des entretiens en podcast avec des employés de longue date et des PME - ont donné à Georgia-Pacific un moyen d'assurer la continuité des connaissances institutionnelles, de mettre rapidement à niveau les nouveaux papetiers et d'inculquer une terminologie commune liée aux processus dans toute l'organisation.
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« Nous espérons que Quest deviendra la plate-forme préférée pour fournir du contenu aux employés nouveaux et actuels. Nous voulons que ce soit un endroit où les gens viennent apprendre et grandir, où ils vont parce qu'ils apprécient la plate-forme et l'étendue des façons dont ils peuvent apprendre. Les espaces SharePoint sont le véhicule qui nous aide à créer une manière passionnante et immersive de diffuser du contenu », déclare Smith.

Kurt Adams est d'accord : « La façon dont la prochaine génération d'employés que nous intégrons à Georgia-Pacific apprend est entièrement différente de celle des générations plus anciennes. Être immergé dans l'environnement d'apprentissage, qu'il s'agisse de réalité virtuelle ou de réalité augmentée ; courtes vidéos ; contenu qui a été analysé en petits morceaux compréhensibles - c'est la façon dont cette génération apprend. Donc, si nous voulons être compétitifs et créer un environnement de travail invitant et que les gens veulent non seulement rejoindre mais rester, c'est ainsi que nous devrons procéder pour notre formation et notre développement.

Les espaces SharePoint offraient à Georgia-Pacific et Advance Concepts® une puissante combinaison de préparation aux entreprises ; facilité d'utilisation pour les développeurs de contenu et les consommateurs ; et un moyen simple de publier et d'assembler des images fixes, des photographies à 360 degrés, des présentations PowerPoint et même des podcasts en une seule expérience immersive. Skillin, Smith et l'équipe de Quest n'ont fait qu'effleurer la surface de ce que leur plateforme d'apprentissage peut offrir aux employés de Georgia-Pacific. Si cette première expérience et le succès de Quest à ce jour sont une indication, ils envisagent en effet un avenir radieux.