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Après la fusion d'une société de jeu leader en Australie avec une autre organisation, ils devaient rapidement intégrer les équipes, les informations et les systèmes. Le financement et une nouvelle approche leur ont permis de plonger tête baissée dans Microsoft 365 en commençant par l'intranet, la gestion des documents et la collaboration d'équipe.
Prévoyant à l'origine de créer un intranet SharePoint classique, la société de jeux a travaillé avec Circle T pour pivoter vers SharePoint moderne en raison de ses attributs plus agiles et axés sur l'avenir, tout en résolvant les lacunes actuelles.
Ce joueur est l'un des rares en Australie à utiliser la version moderne de SharePoint pour un intranet étendu.
Défi
Opérant dans les paris, les médias et les loteries, la société de jeux a dû relever un défi à multiples facettes en fusionnant deux intranets : l'un sur SharePoint Classic et l'autre sur un frontal Mango Apps avec des espaces de travail SharePoint derrière lui. Les utilisateurs avaient accès à un intranet ou à l'autre, et aucune plate-forme n'était disponible via des appareils mobiles - un problème le plus répandu pour les nombreux employés sur la route.
L'intranet "Mango apps" existant était assez social, avec une communication bidirectionnelle plus intégrée à la culture que la plate-forme SharePoint existante. Rassembler tout le monde en une seule équipe signifiait conserver et même accroître le potentiel de ces fortes qualités d'engagement. L'entreprise souhaitait assurer une transition en douceur vers le nouvel intranet, tout en créant plus de possibilités pour les membres de l'équipe de se connecter et de s'engager au sein d'une entreprise plus grande et plus diversifiée.
La nouvelle solution devait être un guichet unique pour tous les employés, quel que soit leur rôle. Il fallait une certaine personnalisation pour que les employés puissent maintenir des liens avec les systèmes hérités, tout en assurant une unité globale. Mobile first et future proof étaient également des considérations cruciales pour tenir compte d'un environnement et d'une main-d'œuvre en évolution rapide.
Un autre défi auquel l'organisation a dû faire face était d'intégrer autant de systèmes et de processus que possible après la fusion. Microsoft 365 le fait naturellement, mais le nouvel intranet avait besoin de créer de l'espace pour que certaines applications offrent leur plein potentiel.
Stratégie
La société de jeux a travaillé avec Circle T pour évaluer ses options et déployer une nouvelle solution intranet. L'équipe a discuté de SharePoint Classic et Modern et a défini les avantages de chaque solution. En fin de compte, l'entreprise a décidé de "passer à la modernité" comme un investissement dans l'avenir, en soutenant les avantages actuels clairs tels que le mobile d'abord et les composants Web simples prêts à l'emploi tout en pariant sur les fonctionnalités et améliorations futures.
Circle T a encouragé une solution qui minimise la personnalisation - en n'y revenant que lorsqu'il y avait un besoin fonctionnel et lorsqu'il ne pouvait pas être résolu par les options prêtes à l'emploi à court ou moyen terme.
Des exemples de cela comprenaient un message de bienvenue individuel, avec un en-tête Circle T comprenant un mégamenu.
L'équipe a conçu et construit l'intranet à l'aide de composants « intranet in a box » pré-construits de Circle T Kasama, mais avec une prise en charge ciblée des composants spécifiques aux besoins, tels que la conception pour assurer une certaine continuité pour les utilisateurs existants et optimiser l'intégration avec Microsoft 365 et la recherche. .
Circle T a dirigé l'architecture de l'information, y compris la gestion des documents - avec des documents localisés en fonction de leur type, de leur sensibilité et de leur pérennité pour permettre les autorisations, les flux, la conformité et les besoins d'audit pertinents sur différents types de documents, mais présentés à l'utilisateur final à partir d'un interface unique à laquelle ils étaient habitués. Un filtrage étendu a aidé les utilisateurs à identifier une source unique de vérité pour les documents clés à l'échelle du groupe, tout en étant en mesure de rechercher dans l'ensemble de l'environnement.
Une apparence épurée et contemporaine était essentielle pour refléter à la fois une nouvelle marque et une nouvelle activité à l'échelle de l'entreprise. Par conséquent, l'équipe a modifié les composants WebPart Circle T pour répondre aux exigences générales.
Résultats
Le client a pu lancer avec succès une plateforme unifiée et contemporaine disponible à tout moment, n'importe où, sur n'importe quel appareil. Les plusieurs semaines de pilotage ont permis de résoudre tous les correctifs mineurs et les employés ont été accueillis au lancement non seulement avec leur nom et la liste des documents Office 365, mais également avec des liens rapides vers leurs systèmes et outils les plus utilisés. Le jour du lancement, le site a été visité plus de fois qu'il n'y avait d'employés dans l'entreprise, montrant un fort trafic récurrent et de bons signes pour l'avenir.
