L'entreprise Fortune 100 réussit l'audit et atteint la conformité avec la solution de gestion des enregistrements pour SharePoint avec Collabware

Sommaire

Une entreprise Fortune 100 dans une industrie fortement réglementée (l'« Entreprise ») avait l'obligation de suivre des politiques strictes de gestion de la rétention et était soumise à des audits réguliers. Cependant, l'Entreprise ne disposait pas des contrôles de dossiers nécessaires pour répondre à cette exigence réglementaire. Ils ont implémenté une solution de gestion des enregistrements pour SharePoint afin de capturer les enregistrements et d'afficher des processus de gestion des enregistrements défendables.

Défi

Avec des audits en cours, l'entreprise devait garantir la conformité réglementaire. L'Entreprise disposait d'un programme de gestion des documents éprouvé. Cependant, en l'absence de systèmes ou de processus automatisés de gestion des dossiers en place, l'entreprise a décidé de faire ce qui suit :

• Établir la conformité de la gestion des enregistrements dans l'environnement SharePoint
• Automatisez la destruction de documents en fonction des exigences légales
• Réduisez les coûts de stockage en ajoutant des politiques de conservation des documents avec des dates de destruction à toutes les bibliothèques

Stratégie

L'entreprise a choisi d'étendre les fonctionnalités de son investissement SharePoint, qu'elle utilisait pour la collaboration et qu'elle commençait à utiliser pour la gestion de contenu. L'entreprise a décidé de mettre en œuvre la solution Collabware CLM, qui automatise les processus de gestion des enregistrements tout en maintenant la conformité des documents. Avec le soutien de Collabware, la solution Collabware CLM de l'entreprise a été mise en service en moins de cinq mois, y compris la formation des gestionnaires d'enregistrements et les tests d'acceptation des utilisateurs.

Tout au long du processus, Collabware a fourni une formation sur site, des services de conseil à distance et un responsable de l'engagement client dédié pour soutenir l'équipe interne. Le représentant de l'entreprise a déclaré : "La formation était approfondie et efficace, et Collabware était toujours là pour aider à naviguer dans les eaux pendant la mise en œuvre technique. L'équipe Collabware a travaillé avec nous pour résoudre rapidement tous les problèmes qui se posaient, et dans l'ensemble, c'était merveilleux de travailler avec !"

Résultats

Une partie fortement réglementée de l'entreprise est désormais entièrement conforme à ses régulateurs. En raison de la capacité de la solution à capturer légalement les enregistrements et à afficher des processus de gestion des enregistrements défendables, l'entreprise a passé un récent audit externe à grande échelle - une étape importante et une validation de sa mise en œuvre.

La mise en œuvre initiale de Collabware CLM a été la première d'une longue série à être déployée dans différentes divisions de l'entreprise. Les employés sont devenus beaucoup plus conscients du programme de gestion des documents et l'entreprise s'attend à une forte diminution des coûts de stockage.