L'organisation de conservation amène le travail avec l'information à un nouveau niveau avec Office 365 et Information Leadership

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Forest & Bird est la principale organisation de conservation indépendante de Nouvelle-Zélande, protégeant la faune et les lieux sauvages, sur terre et dans la mer. Depuis près d'un siècle, ils sont la voix de la nature dans les communautés, les villes, les conseils, le gouvernement central et les tribunaux néo-zélandais. Il s'agit d'un organisme de bienfaisance enregistré, avec une équipe diversifiée d'employés et un grand nombre de bénévoles.

Ensemble, avec Information Leadership, ils ont déployé un portail d'information et de collaboration Office 365 rentable appelé "The Nest". Cette solution vise à accroître la cohérence, la visibilité et la sécurité du contenu, tout en rendant les informations disponibles dans toute la Nouvelle-Zélande, où que le personnel travaille.

Défi

En tant qu'organisme de bienfaisance enregistré, Forest & Bird donne la priorité aux dépenses qui profitent directement aux travaux de conservation. Cela signifie qu'ils n'ont pas accès à un budget important pour des projets de transformation interne.

Forest & Bird n'avait pas d'approche clairement définie pour le stockage des informations, et son personnel utilisait plusieurs plates-formes et lecteurs différents pour stocker les documents. Cette disparité a amené les travailleurs à avoir du mal à trouver les informations dont ils avaient besoin, ainsi que les versions les plus récentes des documents.
Les tentatives passées de changement des systèmes utilisés pour le stockage de l'information ont échoué parce que le personnel n'a pas perçu d'impact positif immédiat sur son travail. Ce projet devait impliquer le personnel de Forest & Bird, afin de les amener à accepter les avantages d'une approche cohérente, ce qui nécessitait une formation supplémentaire.

Étant donné que le personnel de Forest & Bird travaille dans de nombreuses régions éloignées de Nouvelle-Zélande, il doit pouvoir accéder aux informations de n'importe où tout en garantissant des moyens simples et sécurisés de synchronisation hors ligne en raison d'un manque de couverture de service dans les endroits éloignés.

Stratégie

Forest & Bird a travaillé avec Information Leadership pour créer une approche définie pour le stockage des informations et développer un portail d'information et de collaboration Office 365 appelé « The Nest ». En utilisant Office 365, l'organisation profite des licences à prix réduit que Microsoft offre aux organisations caritatives.

Pour gagner la confiance et l'acceptation, Forest & Bird a déployé « The Nest » en plusieurs phases dans le but de maximiser l'engagement du personnel. L'équipe a réalisé les premiers espaces de travail numériques pour les équipes des ressources humaines, du marketing et de la communication. Ils ont également fourni une formation pratique et une assistance pour soutenir le personnel dans la transition des flux de travail ad hoc lors du traitement des informations.

L'équipe a conçu les espaces de travail « The Nest » pour qu'ils soient simples, faciles à utiliser et durables, basés sur des structures d'informations cohérentes et intuitives. L'un des principaux avantages du système de création de rapports d'Office 365 est que les tendances d'adoption et de collaboration sont mesurables. Le résultat est que Forest & Bird peut améliorer et développer ces espaces de travail au fil du temps en fonction des tendances d'utilisation et des améliorations commerciales qu'ils sont en mesure d'identifier.

L'utilisation d'applications de travail basées sur Azure permet une classification automatisée des métadonnées. Cette capacité signifie que, dans de nombreuses circonstances, le personnel n'a pas besoin de saisir des métadonnées tout en bénéficiant de la facilité de recherche et d'accès aux informations. Une autre application sur le lieu de travail, Smart Case Files, simplifie la gestion du contenu et permet au personnel administratif d'accéder à une fonctionnalité d'autorisation de sécurité granulaire, sans avoir de droits d'administrateur système. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour gérer les risques associés à une large base de bénévoles et au large éventail d'initiatives en cours chez Forest & Bird.

De plus, l'équipe utilise les technologies de streaming de Microsoft pour mettre à disposition des vidéos et d'autres fichiers volumineux.

Résultats

Les équipes qui ont déjà déménagé dans leurs nouveaux lieux de travail "Nest" en voient les avantages et participent au déploiement dans d'autres équipes. Ces employés commencent à créer une culture de la capacité à trouver ce dont ils ont besoin en ligne – confiance et contrôle, et sans pièces jointes !

Le déploiement de 'The Nest' à l'échelle de l'organisation est toujours en cours, permettant un programme flexible de mises à jour et d'ajouts. Dans un partenariat continu, Information Leadership réagit aux besoins et à la disponibilité de chaque équipe.

De plus, pour les personnes qui travaillent souvent dans des régions de Nouvelle-Zélande qui n'ont pas accès à Internet, les capacités hors ligne et de synchronisation d'Office 365 changent la donne. Les membres de l'équipe distante se sentent plus sûrs qu'ils disposent des derniers fichiers et que leurs modifications seront synchronisées chaque fois qu'ils auront accès à Internet.

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