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Plus qu'un siège social, Eneco World reflète une philosophie qui consiste à rassembler les gens pour collaborer et innover. Pour améliorer la productivité et l'efficacité, le fournisseur d'énergie néerlandais Eneco s'est tourné vers Macaw, un partenaire Microsoft Gold de confiance, pour l'aider à développer une application qui permettrait à près de 3 000 employés de trouver facilement l'espace dont ils avaient besoin pour se rencontrer et travailler ensemble. Eneco a relevé ce défi avec les services basés sur le cloud de Microsoft Office 365, en utilisant PowerApps, Flow et Power BI pour développer l'application RoomFinder qui connecte désormais les personnes et les idées.
Eneco fournit de l'énergie à 2,2 millions de foyers et d'entreprises aux Pays-Bas. Pour garder les lumières allumées dans les maisons et les bureaux des gens, l'organisation doit fonctionner efficacement. Jusqu'à récemment, cependant, les 3 000 employés qui travaillent au siège d'Eneco à Rotterdam étaient constamment en concurrence pour des salles de réunion et des espaces de travail privés.
« Nous sommes l'une des plus grandes entreprises énergétiques de la région », déclare Tom van der Burg, responsable de la gestion du lieu de travail et des documents chez Eneco. « La croissance dans les ressources renouvelables, l'approvisionnement énergétique et les services innovants est la chose la plus importante que nous faisons. Nous conseillons les gens sur la façon dont ils peuvent réduire leurs factures d'énergie de manière verte et renouvelable. Il est donc essentiel pour notre entreprise et nos clients de s'assurer que nos équipes disposent de ce dont elles ont besoin pour rester innovantes et de leur donner l'espace dont elles ont besoin pour collaborer. .”
Une philosophie de travail
En partie détenue par l'État, Eneco s'oriente progressivement vers la privatisation, ce qui a créé le besoin d'un espace de travail plus moderne. Le bâtiment du siège social a été conçu en 2012 pour offrir aux employés un environnement dynamique et durable. Il a réuni des travailleurs de six sites, réduisant les déplacements entre les bureaux et l'empreinte carbone de l'entreprise. Le plan d'étage ouvert offre aux employés un espace flexible pour maximiser la créativité et encourager la pensée innovante et la collaboration.
«Nous appelons le bâtiment Eneco World», explique Tom van der Burg, responsable de la gestion du lieu de travail et des documents chez Eneco. "Il existe d'autres sites Eneco, mais nous sommes principalement dans un même bâtiment, un grand espace de travail ouvert." Lorsqu'Eneco a déménagé dans le nouveau bâtiment, elle est également passée au cloud en déployant Microsoft Office 365. « Après notre déménagement, nous ne voulions plus avoir d'archives papier ou de documents physiques », poursuit van der Burg. « C'est alors que nous avons migré vers Office 365 et SharePoint Online pour rationaliser les flux de travail et consolider les fichiers.
Défi
Bien que les employés d'Eneco aient bénéficié du fait d'avoir tout le monde dans le même bureau, il est vite devenu difficile de trouver des salles de conférence disponibles et des espaces de travail calmes. Les employés d'Eneco utilisaient la fonctionnalité de réservation de salles par défaut dans Microsoft Exchange pour réserver les salles de réunion officielles du siège social, mais il y avait également environ 200 salles plus petites auxquelles les employés devaient accéder quotidiennement. Il s'agit notamment de salles de concentration pour un ou deux employés à utiliser pour un travail ou une collaboration tranquille, de petites réunions et des salles de mêlée pour les équipes de projet.
Jusqu'à récemment, les employés fouillaient les 14 étages pour trouver des salles de réunion ouvertes et inscrivaient leurs noms sur des feuilles de papier pour les réserver. « C'est un grand bâtiment », explique Ferry Bouwman, responsable technique d'Office 365 chez Eneco. "Si je suis au deuxième étage, je ne sais pas s'il y a une chambre disponible au treizième étage, par exemple." Un autre défi était que seules les salles des trois étages, que l'entreprise appelle Eneco Village, pouvaient être réservées pour des réunions avec des collègues extérieurs à Eneco. Des salles aux autres étages étaient réservées aux réunions internes, mais elles ne pouvaient pas être réservées.
"En 2017, un département a organisé une journée de défi pour encourager la concurrence à créer une application qui pourrait fournir une solution, mais cela est devenu une proposition coûteuse", explique van der Burg. “Alors, ils se sont tournés vers nous et ont dit : 'Vous avez PowerApps. Peut-être que vous pouvez faire fonctionner quelque chose.
Stratégie
La solution est le résultat d'une collaboration entre le partenaire Microsoft Macaw, le centre de compétences Office 365 d'Eneco et les utilisateurs finaux. Macaw a utilisé Microsoft PowerApps dans Office 365 pour concevoir une application personnalisée pour Eneco et Microsoft Power BI afin de prendre en charge les rapports et l'analyse prédictive des données.
« Nous avons commencé par tracer les exigences d'Eneco sur un tableau blanc », explique Erik Bouman, consultant en solutions pour Office 365 chez Macaw. « En accédant aux données sur les salles disponibles, nous avons créé des fonctions qui fourniraient aux organisateurs de réunions une liste de salles et de créneaux horaires. Il était important que l'application soit aussi conviviale que possible. PowerApps a rendu le processus de développement rapide et facile.
L'équipe a utilisé Microsoft Flow pour automatiser le processus de réservation. "Si vous réservez une salle dans l'application, le rendez-vous est enregistré dans la liste SharePoint, mais le processus se déroule dans Flow", explique van der Burg. En fonction du changement dans la liste, Flow est déclenché pour envoyer des rappels et des notifications aux employés. Si le rappel n'est pas confirmé, Flow se charge de supprimer la réservation. « C'est ainsi que nous nous assurons que les salles sont utilisées », poursuit-il. "En plus de cela, un tableau de bord d'information Power BI est créé pour pouvoir surveiller de près l'utilisation de l'application ainsi que l'utilisation réelle des salles."
Il a fallu environ cinq semaines à l'équipe pour développer et déployer l'application, et cela comprenait l'ajout de la conception Eneco personnalisée. Après le lancement de l'application, van der Burg a publié une annonce sur l'intranet SharePoint de l'entreprise et sur Yammer. « Après la première semaine, les gens ont réalisé qu'ils n'avaient plus besoin de mettre des notes papier sur les portes », dit-il.
Auparavant, nous devions parcourir tout le bâtiment pour vérifier si une chambre était disponible. Désormais, nous pouvons utiliser nos appareils mobiles pour réserver une chambre avant même d'arriver au bureau.
Tom van der Burg (Responsable, Workplace and Document Management, Eneco)
Résultats
La commodité est l'un des plus grands avantages pour les employés qui utilisent l'application RoomFinder. « Désormais, lorsque je suis chez moi à 7 heures du matin, je peux vérifier s'il y a une chambre disponible pour plus tard dans la journée et la réserver sur mon appareil mobile », explique van der Burg.
Le bouton de rétroaction était une fonction essentielle dans la première version de l'application. « Il y a eu beaucoup de retours positifs », déclare van der Burg. "Beaucoup de nos collègues ont dit : 'C'est formidable. J'attends ça depuis longtemps. Et d'autres ont fait des suggestions d'amélioration. Dès la deuxième version, il y eut encore plus de réactions positives.
Grâce à PowerApps, l'équipe a réalisé des économies considérables sur les coûts de développement. Selon van der Burg, le coût de développement de l'application avec Macaw représentait un tiers de ce qu'il aurait coûté en la construisant avec la plate-forme OutSystems qu'Eneco avait utilisée dans le passé pour développer des applications pour les clients finaux. "Le coût majeur aurait été impliqué dans toute la maintenance nécessaire pour continuer à développer l'application", explique van der Burg. « C'est là que PowerApps a été un avantage majeur. Et nous avons pu utiliser Power BI et les avantages de sécurité fournis avec la licence Office 365 E5.
En plus du temps gagné en planifiant des réunions via l'application RoomFinder, Eneco a réduit les coûts globaux des réunions. « Dans le passé, nous savions qu'il y avait un espace de réunion disponible, mais il n'était pas visible pour nos employés. Ils ont donc prévu de nombreuses réunions externes », explique van der Burg. « Nous allions dans une autre entreprise ou dans un hôtel et payions pour réserver une chambre. Désormais, tout le monde peut utiliser l'application pour trouver l'espace disponible dans notre propre bâtiment. »
Il y a un plus grand sentiment de communauté dans l'ensemble de l'organisation. "Je pense qu'Eneco World est plus ouvert grâce à l'application", déclare van der Burg. « Maintenant que nous réservons des chambres à d'autres étages, cela incite les gens à quitter leur étage et à voir d'autres collègues. C'est vraiment une collaboration croissante, qui fait partie de la mission d'Eneco.
L'application inspire également de nouvelles idées. "Avant, personne ne savait ce qu'était PowerApps", explique Ferry Bouwman. « Après avoir lancé RoomFinder, les gens réfléchissent à d'autres possibilités. Ils pensent que, si cela fonctionne, il peut y avoir d'autres problèmes que nous pouvons également résoudre avec PowerApps.
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