Client
DMSolar
Sommaire
Basée à Guadalajara, DMSolar est une entreprise de six ans qui est rapidement devenue le plus grand distributeur de technologie solaire du Mexique. En passant à Microsoft Office 365 à partir d'une solution fragmentée qui comprenait Google Drive, Dropbox et la société de téléphonie professionnelle Alcatel, DMSolar a amélioré la sécurité et la collaboration avec Microsoft SharePoint Online, éliminé les appels interrompus et les temps d'arrêt avec Skype Entreprise et atteint ses objectifs de mobilité grâce à aux synergies entre Skype Entreprise, SharePoint et Microsoft OneDrive. Cette nouvelle solution aura un coût total de possession inférieur et devrait être amortie d'ici deux ans.
Défi
Avec une grande partie du pays baignée de soleil, le Mexique est un emplacement de choix pour les installations solaires. En 2012, trois amis, tous récemment diplômés de l'Universidad Panamericana de Guadalajara, ont formé DMSolar. Aujourd'hui, la société est la plus grande société de distribution solaire du pays, avec un siège social à Guadalajara et des bureaux à Monterrey et à Mexico.
Une clientèle importante et en croissance constante, qui compte désormais entre 400 et 500 entreprises d'installation solaire, a poussé DMSolar à étendre ses opérations sur une base quasi annuelle. Le nouveau siège social est six fois plus grand que l'ancien site de l'entreprise. Le nombre d'employés travaillant chez DMSolar a également plus que doublé au cours de la seule année dernière.
Alors que la croissance est presque toujours une bonne chose, une croissance rapide révèle souvent les failles du modèle économique d'une jeune entreprise. Le cofondateur et directeur général Andres Gonzalez, ainsi que ses partenaires, ont souvent constaté que les effectifs de l'entreprise étaient poussés à leurs limites alors qu'ils essayaient de suivre le rythme, en particulier lorsque le matériel existant, comme des connexions téléphoniques peu fiables dans leurs bureaux, les laissait tomber.
Au début, ces problèmes pourraient être résolus au coup par coup. Les solutions de téléphonie sur site pourraient atténuer le mauvais système téléphonique, Dropbox pourrait héberger les documents de l'entreprise et Google Drive se débrouillerait comme une plate-forme de collaboration sur des documents. Mais une solution bricolée ne fonctionne que lorsque votre entreprise est petite et que votre personnel dispose du temps supplémentaire nécessaire pour naviguer dans des systèmes disparates. Alors que le déménagement vers de nouveaux bureaux se profilait, Gonzalez et son équipe ont décidé qu'il était temps de trouver une nouvelle solution complète capable de s'adapter aux besoins de collaboration et de communication de l'entreprise.
Stratégie
Tout sous un même toit
Influencé par sa présence dans le cinéma et les médias, Gonzalez a d'abord envisagé d'adopter les produits Cisco à DMSolar. Mais, aidé par son partenaire informatique Wolk LAB, il a rapidement découvert que Microsoft Office 365 répondait mieux aux besoins de l'entreprise et représentait une économie substantielle sur les coûts de démarrage.
Les consultants de Wolk LAB ont alors suggéré Office 365, qu'ils considéraient comme un produit plus dynamique capable d'évoluer rapidement pour répondre aux besoins de l'entreprise. Même s'il débutait avec Microsoft, Gonzalez a vu la valeur des fonctionnalités fournies par Office 365. « Je voulais donner à chaque employé de DMSolar la possibilité de travailler de n'importe où, comme s'il était encore au bureau. Sans Microsoft, nous n'aurions pas obtenu cela », explique Gonzalez.
Office 365 offrait également une large sélection de services dont Gonzalez pourrait voir DMSolar profiter à l'avenir. L'intérêt de Gonzalez a été piqué. « J'ai effectué une analyse des coûts avant d'adopter Office 365 et j'ai découvert que la solution serait amortie en deux ans », se souvient-il. C'était la fin de la délibération. L'adoption d'Office 365 était prévue pour février 2018, coïncidant avec l'ouverture de nouveaux bureaux à Mexico.
Avec Office 365, nous avons de meilleures méthodes de travail, une meilleure productivité et des niveaux de stress réduits.
Andres Gonzalez Reyes Retana (directeur général et cofondateur, DMSolar)
Résultats
N'importe où sous le soleil
Il faut entre une semaine et un mois à un client pour installer la technologie solaire distribuée par DMSolar, selon l'ampleur de l'installation. Pendant ce temps, il est très important que les équipes d'ingénierie de DMSolar soient disponibles pour répondre aux questions et résoudre les problèmes rencontrés par l'installateur. Selon les besoins des clients, même Gonzalez et les autres directeurs généraux peuvent se rendre disponibles, mais avec la croissance de leur entreprise, les associés se retrouvent désormais aussi souvent sur la route qu'au bureau.
« Nous utilisons les fonctionnalités vocales intégrées à Office 365 plusieurs fois par jour », explique Gonzalez. "Pour une prochaine réunion, l'un des partenaires sera au Panama pour un salon professionnel, je serai à Guadalajara et notre troisième partenaire sera à Mexico." Avant d'adopter Office 365, deux des trois partenaires auraient tout simplement été indisponibles pour l'appel. Ce niveau de service à la clientèle n'était pas à la hauteur des normes de Gonzalez et cela lui causait de fréquentes contraintes.
« Avec Office 365, nous avons de meilleures méthodes de travail, une meilleure productivité et des niveaux de stress réduits », déclare Gonzalez.
Collaboration éclairée
La vente d'installations solaires ressemble beaucoup à la vente de n'importe quelle technologie, en particulier en ce qui concerne la documentation. « Nous disposons d'une énorme quantité d'informations sur chaque produit, des fiches techniques aux certificats en passant par les polices d'assurance. Tout cela a été déplacé vers SharePoint, ce qui nous offre une sécurité accrue et me fait gagner beaucoup de temps », déclare Gonzalez.
Travaillant à partir d'un seul compte Dropbox, Gonzalez devait auparavant agir en tant que gardien des documents sensibles de l'entreprise. Les employés devaient lui envoyer un e-mail et demander une copie du document dont ils avaient besoin, après quoi Gonzalez devait confirmer leurs besoins avant d'envoyer le document. C'était un système que l'entreprise avait dépassé. Avec Microsoft SharePoint Online, l'entreprise a pu définir des niveaux d'autorisation de sécurité au sein de chaque service, permettant aux employés disposant de l'autorisation appropriée d'accéder à tout document dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Chaque employé a accès à Microsoft OneDrive, ce qui lui permet de stocker et d'accéder à des fichiers de travail personnels et à des fichiers partagés à partir de n'importe quel appareil, ce qui facilite et accélère le travail à distance.
« Vous ne voyez pas le temps perdu », dit Gonzalez. "Vous pensez que vous êtes une entreprise très productive, mais travailler avec Microsoft a redonné à chaque employé de DMSolar 15 minutes de sa journée." Pour l'entreprise dans son ensemble, cela représente près de 11 heures de productivité supplémentaire chaque jour.
Une perspective lumineuse
Cela ne fait que quelques mois que DMSolar a commencé à utiliser Office 365, et l'entreprise a déjà transformé ses opérations commerciales en utilisant Skype Entreprise et SharePoint. Les systèmes coûteux et disparates de Google, Dropbox et Alcatel ont été remplacés par Office 365. Mais cette entreprise en pleine croissance ne s'arrête pas là.
"Ce que nous voulons, c'est fonder une famille chez DMSolar", déclare Gonzalez. « Chaque trimestre, nous dînons ensemble dans chacun de nos sites. Tous les mois, nous apportons des glaces ou du chocolat chaud, selon la météo.
Pour renforcer ce sentiment d'inclusion familiale, Gonzalez étudie les technologies qui permettent à tout le monde de rester connecté. "Je crois que Microsoft Teams améliorera les communications et renforcera notre sens de la famille", déclare Gonzalez. « Nous souhaitons également mieux analyser nos informations financières, nous nous penchons donc sur Microsoft Power BI. Ce seront de grandes étapes pour DMSolar, et je veux commencer à les utiliser dans les six prochains mois.
Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, la valeur qu'elle tire d'Office 365 augmentera également, et Microsoft sera là pour eux à chaque étape du processus.
