DLF réduit les coûts de licence avec Office 365 et Proventeq

Sommaire

DLF est le plus grand promoteur immobilier commercial en Inde, spécialisé dans le développement de propriétés commerciales, commerciales et résidentielles dans tout le pays. DLF continue de connaître une croissance exceptionnelle dans un marché en expansion hautement concurrentiel.

DLF a décidé de migrer d'une instance IBM FileNet P8 vers SharePoint Online pour obtenir une gestion granulaire de son contenu et de ses informations, offrir au personnel et aux parties prenantes externes la flexibilité d'une solution centralisée de services de contenu et réduire le coût global de possession de son infrastructure.

Défi

Avec plus de 2,4 millions d'éléments de contenu conservés dans une instance IBM FileNet P8 vieillissante, le personnel de DLF reproduisait les efforts de stockage et de gestion des documents et des médias enrichis sur des plates-formes sur site déconnectées, y compris plusieurs magasins d'objets et dossiers dont le contenu n'était pas correctement classé. ou connexe.

Avec un personnel réparti entre les départements et les filiales de l'entreprise, DLF avait besoin d'une plate-forme de services de contenu offrant une distribution, une gestion et une collaboration flexibles.

Stratégie

Pour améliorer la gestion du contenu dans toute l'organisation, DLF a décidé de tirer parti de son investissement existant dans Office 365 et de migrer d'IBM FileNet P8 vers SharePoint Online. Ils ont choisi le logiciel Migration Accelerator de Proventeq pour découvrir, analyser, améliorer, classer et migrer leur portefeuille de contenu, tout en minimisant les temps d'arrêt pendant le processus de migration.

Pour aider DLF à aller de l'avant avec une plate-forme de services de contenu centralisée flexible, Proventeq a développé une solution stratégique de migration et de support en six étapes basée sur les défis spécifiques rencontrés par DLF et l'expérience de Proventeq dans la migration de contenu d'IBM FileNet P8 vers SharePoint.

1. Découverte & analyse. Proventeq a utilisé les rapports d'analyse de découverte et de pré-migration de Migration Accelerator pour aider à identifier les problèmes de migration potentiels suivants :
   • Documents composés et documents multi-contenus dans FileNet
   • Caractères non valides dans les noms de dossier et de fichier qui ne sont pas autorisés dans SharePoint
   • Noms d'éléments en double, noms d'éléments longs et noms d'éléments sans extension
   • Type MIME différent selon les versions de document, par exemple, .docx et .pdf
   • Documents non classés et trop d'éléments enfants dans le conteneur ou le dossier
   • Types de fichiers et fichiers extraits non valides.
2. Optimisation de l'architecture de l'information. Proventeq a organisé un atelier pour bien comprendre la structure organisationnelle de DLF afin de prendre des décisions sur la structure de l'architecture et le modèle de sécurité. Après l'atelier, l'équipe a fait ce qui suit :
   • Proposition d'une structure d'information cible pour correspondre à la structure organisationnelle et à la fonction de DLF
   • Création de groupes SharePoint basés sur différentes entités d'utilisateurs DLF pour sécuriser le contenu de cette nouvelle structure d'information cible permettant d'appliquer les autorisations à un niveau granulaire
   • Configuration et déploiement d'un outil de provisionnement automatisé pour un déploiement plus rapide et précis
3. Conception et configuration des migrations. La fonctionnalité de classification de contenu personnalisée et de mappage de structure cible de Migration Accelerator a répondu à l'exigence de classer le contenu avec précision et de migrer les documents connexes ensemble dans des collections de sites et des bibliothèques de documents dans SharePoint Online, ce qui a permis d'accélérer la migration.
4. Migration des pilotes. Pour démontrer comment la migration de production fonctionnerait et pour tester les données existantes en production, l'équipe a effectué un exercice de migration pilote en cartographiant le contenu de l'un des magasins d'objets d'IBM FileNet et en appliquant les règles de structure, de classification et de métadonnées cibles nécessaires, puis en migrant vers des collections de sites, des bibliothèques de documents et des dossiers spécifiques dans SharePoint Online.
5. Migration dynamique incrémentielle. Après la réussite de la migration pilote, l'équipe a utilisé les fonctionnalités d'immigration incrémentielle de Migration Accelerator pour organiser le processus de migration de production. Ils ont également effectué les actions suivantes :
   • À l'aide des extensions PowerShell, l'équipe a mis en place des règles de migration supplémentaires pour consolider et classer le volume élevé de types de contenu source
   • L'équipe a transformé les valeurs de métadonnées pour se conformer aux restrictions SharePoint basées sur des règles de métadonnées pour gérer les caractères et les URL non valides
   • Les règles intégrées de l'accélérateur de migration ont géré les noms d'éléments en double et les incompatibilités de type mime
   • L'équipe a généré des rapports personnalisés pour s'assurer qu'elle avait réussi la migration de l'ensemble des portefeuilles de contenu des départements respectifs de l'entreprise, des filiales et des fonctions PRISM.
6. Assistance post-migration. Pour s'assurer que les utilisateurs puissent trouver le contenu nouvellement restreint et migré sur la plate-forme SharePoint, Proventeq a fourni 90 jours d'assistance post-migration.

Résultats

En utilisant l'investissement existant de la plate-forme Microsoft Office 365, DLF a connu une réduction de 35% des coûts de licence et a éliminé le besoin de mettre à jour et de mettre à niveau FileNet P8 en désactivant le système IBM.

L'adoption d'une migration pilote et la mise en œuvre d'un processus de migration de production incrémentielle ont permis à DLF d'éviter tout problème technique coûteux et chronophage et ont garanti que le contenu était accessible dans toute l'organisation pendant le projet et après la migration. Suite à cela, avec une période prolongée de soutien à l'adoption, Proventeq a facilité la transition vers SharePoint, a aidé à identifier et à résoudre tous les problèmes de gestion des informations centrées sur l'utilisateur, et s'est assuré que tous les objectifs initiaux et à long terme de DLF lors de l'adoption de SharePoint étaient atteints.

Alors que le contrôle global des autorisations granulaires complexes s'est avéré problématique dans FileNet P8, l'adoption de la protection des informations Azure de Microsoft permet à DLF d'atteindre un objectif clé consistant à obtenir un contrôle granulaire des autorisations d'affichage, de lecture et d'impression sur le contenu partagé en externe. SharePoint Online et l'accélérateur de migration de Proventeq ont donné à DLF la possibilité d'appliquer la sécurité AIP au contenu ; permettant à l'organisation de relever les défis de sécurité liés à la gestion de volumes élevés de contenu entre utilisateurs internes et externes.

Lire l'étude de cas complète