Client
Allure DH
Ephesoft
Ephesoft fournit une solution de capture intelligente pour les technologies Microsoft. Ephesoft Transact transfère les documents à partir des e-mails, des systèmes de contenu hérités, des scanners, etc. Leur intelligence de classification et d'extraction de données mappe les données de document dans SharePoint, et les services Web d'intelligence peuvent être utilisés par Flow pour interpréter et utiliser les données de document dans les flux de travail.
Apprendre encore plusSommaire
DH Pace est une entreprise nationale qui fournit des produits et services liés aux portes, aux quais et aux portes aux propriétaires de maisons et d'entreprises depuis 1926. Ils comptent plus de 2 200 employés dans 45 emplacements avec une flotte de plus de 1 200 véhicules et sont disponibles pour aider les clients installent, entretiennent et entretiennent tous les types de systèmes de contrôle de porte, de quai et d'accès. DH Pace s'est tourné vers Zia Consulting et Ephesoft pour les aider à rationaliser leur processus de comptes fournisseurs et à mieux utiliser leur plateforme SharePoint existante.
Défi
Chaque mois, DH Pace traitait des milliers de factures provenant de centaines de fournisseurs, chacun avec différents formats. Cela a nécessité une saisie de données laborieuse par les employés de DH Pace. De plus, ils classaient et indexaient manuellement les documents, ce qui était sujet aux erreurs humaines. Ils avaient besoin d'un moyen de rationaliser leurs processus, d'améliorer la qualité, d'améliorer la satisfaction des clients et d'accroître l'efficacité.
Stratégie
En tant que client de Zia Consulting, un partenaire Ephesoft de niveau platine, DH Pace a reçu de l'aide pour l'automatisation afin de créer un processus de comptes fournisseurs plus efficace. Après un entretien découverte, Zia Consulting leur a recommandé de mettre en place la plateforme Ephesoft Smart Capture® pour automatiser le traitement de leurs factures. Le système intelligent de capture de documents d'Ephesoft est alimenté par une technologie d'apprentissage automatique supervisée qui ingère, classe, extrait, valide et exporte les métadonnées. DH Pace a intégré Ephesoft à sa plate-forme Microsoft SharePoint existante pour un traitement direct, en transmettant les données directement dans son système de gestion de contenu.
« SharePoint nous a aidés à accélérer les processus de flux de travail internes de diverses manières, notamment la gestion des documents, l'approbation des contrats et la maintenance des bâtiments/systèmes. Avec SharePoint comme système de gestion de contenu, nous pouvons facilement attribuer des tâches individuelles aux utilisateurs, concevoir des niveaux d'approbation autour des types de documents et générer facilement des rapports sur les détails de chacun. SharePoint a contribué à rendre notre organisation plus efficace », a déclaré Robbie Carlson, analyste commercial chez DH Pace.
Avec SharePoint comme système de gestion de contenu, nous pouvons facilement attribuer des tâches individuelles aux utilisateurs, concevoir des niveaux d'approbation autour des types de documents et générer facilement des rapports sur les détails de chacun. SharePoint a contribué à rendre notre organisation plus efficace.
Robbie Carlson (analyste commercial, DH Pace)
Résultats
La solution totale a réduit les erreurs et accéléré le temps de traitement. Zia Consulting est actuellement en train d'automatiser deux départements supplémentaires au sein des comptes fournisseurs. Ces nouvelles classes de lots traiteront 1 000 factures supplémentaires par mois. Il ne faudra que 11 semaines à Zia pour mettre en œuvre le projet.
Kevin Dunn, directeur adjoint de l'amélioration des processus, a commenté : "Ephesoft et Zia ont fourni une solution tout compris à un prix unique et nous ont donné la flexibilité dont nous avions besoin... sans nous soucier des coûts supplémentaires."
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