Intelogy aide Devro à transformer ses opérations financières avec SharePoint et Power Automate

Sommaire

Avec une présence mondiale, Devro est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de boyaux de collagène utilisés dans la production d'une grande variété de saucisses et d'autres produits à base de viande. Devro emploie plus de 2 000 personnes, avec des compétences et des connaissances allant du génie chimique et électrique à la technologie alimentaire, à la science de la viande et à la santé environnementale.

Fin 2018, Devro a entamé un processus de transition de plusieurs de ses fonctions financières distribuées à l'échelle mondiale vers un modèle de centre de services partagés. Pour faciliter une partie de ce programme, Intelogy a été sélectionné pour soutenir la transition technique du traitement des comptes fournisseurs (AP) et de la gestion des documents de l'équipe Devro Finance.

Grâce à l'utilisation intensive de Power Automate pour acheminer différents types de contenu financier à travers le processus de révision et d'approbation, la solution SharePoint fournie par Intelogy intègre des scanners compatibles avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) dans le monde entier, tout en minimisant la classification manuelle. La nouvelle solution a radicalement changé le mode de fonctionnement de l'équipe, permettant un traitement et un archivage des AP cohérents, fiables et centralisés.

Défi

Avec des sites de fabrication situés notamment au Royaume-Uni, aux États-Unis, aux Pays-Bas, en Chine, en République tchèque et en Australie, les opérations financières étaient réparties dans le monde entier, exploitant leurs processus dans des centres régionaux distincts. En 2018, Devro a pris la décision stratégique de passer à un nouveau modèle opérationnel cible pour les opérations financières impliquant la mise en place de services partagés.

Comme les documents financiers sont reçus localement sous forme électronique et papier, il était essentiel de trouver une méthode pour continuer à recevoir les documents financiers dans le pays tout en consolidant le stockage et la gestion de tous les documents liés aux finances dans un référentiel central avec une disponibilité mondiale. De plus, certains documents financiers, tels que les factures et les notes de crédit, nécessitaient un effort manuel considérable pour acheminer, approuver et traiter, ce qui entraînait des problèmes de débit et d'efficacité typiques.

Avec un engagement envers le stockage électronique à long terme pour les besoins de conformité, une priorité clé était de définir une solution de classement et de récupération appropriée qui s'intégrerait aux systèmes financiers existants.

De plus, Devro IT tenait à s'assurer que toute solution mise en œuvre était cohérente avec sa stratégie de transformation numérique pour adopter, le cas échéant, une architecture de solution basée sur le cloud avec une préférence pour étendre davantage son utilisation de Microsoft 365 et en particulier de SharePoint.

Stratégie

La première priorité du projet était de valider que les sites Devro du monde entier pouvaient accéder à SharePoint de manière fiable et performante et que toutes les modifications nécessaires à leur infrastructure réseau existante pour améliorer et garantir la connectivité étaient identifiées et mises en œuvre. Intelogy, en étroite collaboration avec Devro IT, a effectué une série de tests de performances réseau, conformément aux pratiques recommandées par Microsoft, à partir d'installations Devro distantes pour analyser et valider la connectivité réseau au réseau mondial Microsoft, avec des tests spécifiques effectués sur les charges de travail SharePoint et OneDrive.

Une autre exigence clé était de déterminer une solution appropriée pour faciliter la numérisation des documents papier reçus localement et leur transit ultérieur vers SharePoint. Intelogy a passé en revue les options commerciales disponibles et a recommandé une solution basée sur Fujitsu qui permettait de numériser des documents par lots avec OCR, de les télécharger vers des bibliothèques de documents SharePoint prédéfinies avec un marquage automatique des documents à la réception. Ce processus a été conçu en conjonction avec une solution fournie par Harmon.ie qui facilitait le téléchargement des documents électroniques reçus par e-mail, garantissant que tous les documents financiers étaient acheminés vers SharePoint avant que toute autre activité n'ait lieu.

Une fois reçu dans SharePoint, un processus a été conçu et mis en œuvre à l'aide de Power Automate pour permettre aux membres de l'équipe des finances de marquer des documents avec des métadonnées supplémentaires, puis d'acheminer en toute sécurité les factures pour approbation par le personnel à travers Devro et le traitement ultérieur des données AP dans le système financier existant.

En fin de compte, tous les documents financiers doivent être conservés de manière hautement structurée, sécurisée et régie avec un support pour une récupération facile en cas de besoin. Intelogy a donc mis en œuvre une architecture d'informations complète conçue dans une perspective de croissance à long terme, en exploitant les solides capacités de stockage de documents, d'indexation de recherche et de filtrage de SharePoint.

Résultats

Confrontés à un calendrier difficile, les parties prenantes du projet Intelogy et Devro ont conçu, développé et mis en œuvre une solution grâce à une étroite collaboration. En conséquence, Devro a pu atteindre avec succès son objectif stratégique de transition des opérations financières vers un modèle de centre de services partagés soutenu par un processus numérique de bout en bout alimenté par Microsoft 365.