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Dans le cadre de son parcours de transformation numérique, une entreprise technologique mondiale qui développe et fournit un large portefeuille de systèmes et de produits aéroportés, terrestres et navals pour les applications de défense, de sécurité intérieure et d'aviation commerciale a travaillé avec Intelogy pour identifier ses besoins en matière de collaboration et de communication tout au long de la mise en œuvre. de Microsoft 365 de manière hautement sécurisée.
Intelogy a conçu et mis en œuvre un intranet, un système de gestion d'entreprise, un groupe de sites d'équipe organisationnels, un portail de gestion des offres et des projets et une structure de gestion de documents de base réutilisable tout en respectant les exigences de classification des informations du secteur de la défense.
Défi
Comme l'organisation travaille sur des projets gouvernementaux et de défense hautement sécurisés, la nécessité de respecter une gouvernance stricte et une configuration de sécurité rigoureuse était d'une importance primordiale.
De plus, la propriété de plusieurs filiales, toutes opérant dans différents environnements informatiques avec différents niveaux d'accès aux produits et services Microsoft 365, a créé un défi en matière de gouvernance et de protection des informations, car certains utilisateurs de filiales devaient avoir le même niveau d'accès que le personnel interne. .
Enfin, la solution de collaboration Bids and Projects devait être implémentée de manière à ce que la collaboration externe ne soit possible qu'avec des personnes pré-approuvées et disposant d'une habilitation de sécurité. L'approbation de la documentation avant sa diffusion aux clients externes était une exigence clé dans la conception de la solution.
Stratégie
SharePoint a été choisie comme plate-forme principale de la solution, car elle fournit un back-end sécurisé accessible à l'échelle mondiale sur plusieurs appareils et répond aux exigences strictes du client pour garantir la sécurité et le cryptage des données à tout moment. De plus, la possibilité de restreindre le partage de données en externe aux seuls utilisateurs externes authentifiés a fourni l'assurance que les informations ne seraient pas partagées avec des utilisateurs qui ne devraient pas y avoir accès. Pour la solution Bids and Projects, une forte personnalisation des autorisations était nécessaire pour s'assurer que seuls certains utilisateurs pouvaient accéder à un contenu spécifique sur le site, et les utilisateurs externes étaient invités à collaborer sur une base ad hoc uniquement dans les zones principales.
Power Automate a été utilisé pour fournir un processus d'approbation structuré par lequel la documentation ne serait transférée vers une bibliothèque de documents partagée en externe qu'une fois que le fichier aurait été entièrement examiné et approuvé par une équipe interne de haut niveau.
Pour faciliter l'audit et garantir davantage que les données ne sont pas partagées avec des utilisateurs qui n'ont pas d'autorisation de sécurité, les paramètres de la politique de prévention de la perte de données (DLP) ont été configurés pour s'exécuter en fonction des balises de métadonnées personnalisées appliquées à chaque document sur tous les sites. Une option de remplacement a ensuite été mise à la disposition des membres internes de l'organisation uniquement. Cela garantissait en outre qu'aucune donnée n'était visible ou accessible aux parties externes à moins que le remplacement ne soit appliqué à un fichier.
Enfin, Intelogy a créé un formulaire facile à utiliser dans Applications de puissance permettant aux utilisateurs internes de demander la création de nouveaux sites d'offres et de projets.
Résultats
Suite à de multiples ateliers de formation pour assurer un taux d'adoption élevé des utilisateurs, la sortie de cette solution a été un succès.
La possibilité de collaborer avec leurs filiales sans envoyer de documentation par courrier électronique a abouti à un processus de gestion de la documentation pragmatique « une version de la vérité ». De plus, la possibilité de co-rédiger des documents a permis d'accélérer les livraisons de projets aux clients externes.
La mise en œuvre de l'automatisation des processus a ajouté de la valeur à l'entreprise et a aidé à utiliser le temps passé à préparer la documentation à diffuser aux clients externes. Cette efficacité accrue dans la façon de travailler et les processus d'affaires définis ont encore mûri l'organisation pour permettre de se concentrer sur d'autres domaines clés.
Enfin, la capacité d'affirmer en toute confiance que l'organisation est désormais entièrement conforme au système d'exploitation aidera lors des appels d'offres pour les travaux futurs.
