Sommaire
Dakota Financial, LLC, est une source de financement direct basée sur les actifs, axée sur le financement de camions, de remorques, d'équipements de construction et agricoles et de machines-outils. Les programmes nationaux de Dakota Financial sont spécifiquement conçus pour fournir des solutions de financement aux clients qui ont déjà fait faillite, des privilèges fiscaux, des jugements, des saisies ou des retards de paiement. L'organisation finance les baux traditionnels, les cessions-bail, les ventes à des particuliers, les start-ups et les propriétaires/exploitants avec des prêts allant de $10 000 à $400 000.
À la recherche d'un système de numérisation et de gestion de fichiers efficace, Dakota Financial s'est tourné vers SkyLite Systems pour mettre en œuvre une solution personnalisée basée sur Microsoft SharePoint, à l'aide de PowerApps et Flow.
Défi
Pour s'assurer qu'ils disposent d'informations adéquates pour l'audit et le service de leurs prêts, Dakota Financial doit numériser et stocker entre 20 et 40 documents pour chaque prêt qu'ils financent. Allant d'une à cinquante pages, les documents numérisés contiennent une multitude d'informations qui nécessitent une gestion à long terme.
Comme de nombreuses autres entreprises du secteur financier, Dakota s'appuyait sur un système de numérisation et de gestion de fichiers exclusif et coûteux pour gérer tous les fichiers numérisés associés à leurs baux. Le système était très rigide et difficile à personnaliser. Le président de Dakota, Michael Green, savait qu'il devait y avoir une solution meilleure et plus rentable. Après la migration de Dakota vers Office 365, Michael a compris le potentiel de SharePoint et savait qu'il pouvait tirer parti de son investissement dans Office 365 et remplacer sa coûteuse solution héritée de numérisation et de gestion par une solution cloud moderne et économique construite autour d'Office 365.
Stratégie
Michael Green a senti qu'Office 365 pourrait constituer le cœur d'une solution capable de stocker leurs centaines de milliers de documents numérisés. Il a contacté quelques entreprises et a rapidement trouvé un partenaire Microsoft Silver de confiance, SkyLite Systems, et leur a demandé des idées et des moyens de concrétiser sa vision. SkyLite Systems a travaillé en étroite collaboration avec Dakota pour créer une solution utilisant une application SharePoint intégrée aux scanners et logiciels d'Aleris/Kodak. Alors que SkyLite envisageait initialement une solution basée uniquement sur SharePoint, ils ont travaillé avec Dakota et sont passés à une solution personnalisée utilisant SharePoint Online, PowerApps et Flow.
<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app
L'application utilise une combinaison de PowerApps, Flow, SharePoint et du logiciel de numérisation d'Alaris/Kodak.
- SharePoint : Dakota utilise une combinaison de listes SharePoint et une bibliothèque de documents pour stocker leurs informations de bail, les fichiers numérisés et d'autres fichiers pertinents pour les baux qu'ils gèrent. Étant donné que toutes les données sont gérées dans SharePoint, les employés peuvent rechercher les documents liés à un prêt via le moteur de recherche de SharePoint. Cela permet la recherche de chaque fichier numérisé enregistré en tant que fichier PDF consultable et de tous les fichiers dotés d'un connecteur de données.
- PowerApps : Skylite a créé un formulaire PowerApp intégré dans la liste des baux SharePoint. Il permet aux utilisateurs d'accéder facilement aux informations sur un bail en plus de tous les fichiers liés à un bail via une galerie dans le formulaire intégré.
- Microsoft Flow : la solution utilise Flow pour configurer des dossiers dans la bibliothèque de documents et nettoyer les données selon les besoins chaque jour.
- Utilitaire de téléchargement de numérisation de SkyLite Systems : les employés de Dakota utilisent cet utilitaire de téléchargement pour examiner, marquer et télécharger des fichiers numérisés dans la bibliothèque de documents de la solution.
- Logiciel de numérisation Kodak/Alaris – La solution utilise le logiciel de numérisation Kodak/Alaris pour piloter les scanners, formater les fichiers numérisés et enregistrer les fichiers numérisés à un emplacement spécifié pour les télécharger dans la nouvelle application.
Nous adorons la nouvelle application. Il est facile à entretenir pour nous et la transition s'est faite en douceur et sans heurts. Nous tirons toujours parti de notre abonnement Office 365 et commençons maintenant à étudier un composant mobile qui n'était pas possible auparavant.
Michael Green (PDG, Dakota Financial)
Résultats
La nouvelle solution de numérisation et de gestion de fichiers de Dakota Financial (construite autour de SharePoint, PowerApps et Flow) offre une amélioration significative par rapport à leur solution propriétaire précédente. Sans aucune compétence approfondie en matière de codage, l'équipe peut facilement modifier la solution à l'aide de PowerApps, Flow ou SharePoint. Étant donné que la solution utilise des listes SharePoint, Dakota Financial peut exploiter les capacités de SharePoint avec plus de fiabilité et la possibilité de sauvegarder facilement les informations stockées. Mieux encore, l'organisation peut facilement accéder à tous les fichiers numérisés à partir de son appareil mobile.
L'avenir
Dakota continue de croître rapidement et prévoit de travailler en étroite collaboration avec SkyLite Systems pour améliorer la solution. Leur application actuelle compte plus de 35 utilisateurs et plus d'un million de pages numérisées gérées dans la bibliothèque de documents SharePoint associée aux baux. Alors que les performances sont rapides et fiables aujourd'hui, SkyLite et Dakota savent qu'ils peuvent facilement migrer l'application vers un service de données commun (CDS) pour que les applications stockent et gèrent les données lorsqu'ils décident qu'il est temps d'augmenter considérablement jusqu'à une évolutivité presque illimitée et encore plus élevée. performances du CDS. Le PDG de Dakota Financial, Michael Green, déclare : « Notre société dépend fortement de cette application. Je dors mieux la nuit en sachant que la nouvelle solution fonctionne très bien aujourd'hui et j'ai la possibilité d'augmenter rapidement le stockage vers CDS à mesure que nous continuons à nous développer et à servir nos clients. Les avantages supplémentaires d'une option mobile et d'un stockage massif de données sont inégalés dans l'industrie et renforcent notre engagement envers Office 365 et Microsoft en tant que plate-forme pour nos besoins commerciaux.
