Le gouvernement municipal utilise un intranet intelligent basé sur SharePoint pour garder les gens au travail pendant une pandémie

Située à la pointe sud de l'île de Vancouver se trouve Victoria, capitale de la Colombie-Britannique et joyau de la côte pacifique du Canada. Des millions de personnes visitent chaque année l'extraordinaire combinaison de vues sur l'océan, d'architecture patrimoniale et de climat tempéré de la ville. Desservant la population résidente de la ville de 94 000 habitants, le gouvernement municipal de la ville de Victoria compte 1 000 employés allant des professionnels de l'informatique et des pompiers aux spécialistes des communications et aux forestiers urbains.

Pour partager des informations entre ses employés, le gouvernement de la ville a déployé en 2014 un intranet basé sur WordPress. Dès la mise en ligne du site, le groupe informatique de la ville de Victoria savait qu'il s'agirait d'un

Mesure palliative uniquement : un site construit sur Microsoft SharePoint était l'objectif. Contrairement au site WordPress statique, le groupe souhaitait un intranet qui :

• Favoriser l'engagement avec les employés.
• Permettre aux administrateurs de l'intranet de la ville d'envoyer des notifications et des rappels.
• Fournissez un contrôle d'accès sur le contenu que les employés de la ville voient.
• Servir de dépôt de documents de la ville.

"WordPress a comblé un vide dans le temps, mais nous savions que nous allions vers quelque chose de plus puissant à l'avenir", déclare Mike Palmer, CIO de la ville de Victoria. Cet avenir était l'initiative gouvernementale Modern Workplace, lancée en 2017. L'intranet de la ville de Victoria était sur le point de subir un changement monumental.

Construire un intranet dynamique basé sur SharePoint

Palmer s'est engagé avec le cabinet de conseil Regroove Solutions basé à Victoria pour aider au déploiement de Modern Workplace. L'équipe a commencé à planifier la migration de l'intranet vers SharePoint, mais il n'y avait aucun moyen de migrer le contenu existant vers des pages modernes par programmation à l'époque. Ensuite, un changement dans les priorités de la ville a stoppé le développement de l'intranet. Lorsque le projet a repris, tout avait changé. « La première fois, nous avons publié des pages dans SharePoint, mais en mode classique », explique Matt Longpre, concepteur et développeur chez Regroove. « Lorsque le projet a repris, nous avons pu utiliser une interface de programmation d'application (API) pour intégrer le contenu dans des pages modernes. Cette pause nous a bien servi.

L'intranet de la ville de Victoria se compose de cinq sites pivots :

• Centre ville. La page de destination de l'intranet
• Centre de ressources. La majeure partie du contenu de l'intranet précédent, y compris les formulaires gouvernementaux
• Dernières nouvelles. Actualités du gouvernement de la ville, éditées par les administrateurs du site
• Centre social. Nouvelles et informations que tout employé peut publier et que les administrateurs peuvent syndiquer sur le City Hub
• Gloire. Un hub où tout employé peut publier les réalisations et les réalisations de ses collègues

Au moment où Regroove développait l'intranet intelligent de la ville de Victoria, Microsoft n'avait pas encore introduit le mégamenu. Au lieu de cela, Regroove a utilisé une extension SharePoint Framework de personnalisateur d'application pour créer une barre de navigation globale. La barre est composée de listes SharePoint que les administrateurs du site peuvent modifier pour gérer les éléments dans les menus déroulants. Le code du personnalisateur utilise ensuite l'API SharePoint pour extraire les listes. Selon Longpre, « Partout où les utilisateurs se trouvent, chaque fois qu'ils ouvrent une page SharePoint, ils disposent d'une barre de navigation globale à l'échelle du locataire avec les couleurs et le thème de la ville de Victoria.

La facilité d'utilisation de SharePoint crée un champion de l'intranet

Une fois le cadre établi, la propriété du nouvel intranet intelligent est passée à Heather Follis, conseillère en amélioration continue. Follis n'avait pas de formation en informatique ni de compétences en codage - elle était une personne en communication - mais avec le soutien de Palmer et des gens de Regroove, elle a rapidement acquis les compétences dont elle avait besoin non seulement pour gérer l'intranet, mais aussi pour concevoir et publier de nouvelles pages. . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker chez Regroove Solutions, déclare : « Une grande partie de notre rôle avec l'intranet consistait à coacher afin que les groupes informatiques et de communication puissent prendre le relais.

Follis dit que l'apparence et l'organisation de l'intranet actuel de la ville de Victoria sont en grande partie le résultat d'essais et d'erreurs. Elle a expérimenté des composants WebPart, en plaçant des blocs de contenu, en décidant si elle les aimait, puis en réorganisant les choses pour un plus grand attrait. Follis avait déjà beaucoup d'expérience dans l'utilisation de SharePoint comme référentiel de documents de la ville, ce qui l'a aidée, mais la facilité avec laquelle elle a pu reconcevoir l'architecture du site et créer de nouveaux composants Web lui a permis de donner un nouveau départ à l'intranet. Longpre déclare : « Le Page Builder dans SharePoint n'est qu'un rêve. Lorsque nous avons montré à Heather à quel point il est facile de gérer la mise en page du contenu, elle a été ravie d'apprendre comment cela fonctionnait. » Follis décrit son expérience de cette façon :

"C'est devenu évident en mars, lorsqu'une grande partie de notre main-d'œuvre a soudainement travaillé à domicile avec très peu de préavis. Plutôt que de devoir compter sur un sous-traitant tiers pour nous aider à créer une nouvelle section du site et à repenser une page d'accueil, c'est quelque chose que j'ai pu faire en une journée. J'ai créé une icône très visible sur la page d'accueil que les gens pouvaient sélectionner pour voir une section dynamique et évolutive de l'intranet spécifique aux informations dont ils avaient besoin pour la continuité des activités et le travail à domicile. »

Cette facilité de publication de contenu sur un intranet intelligent basé sur SharePoint est reprise par Longpre. "Je pense que l'expérience d'édition des pages modernes a vraiment ouvert les yeux des gens", dit-il. « Dans l'ancien intranet, vous deviez écrire votre contenu dans un éditeur, le prévisualiser, revenir en arrière et apporter des modifications, et ainsi de suite jusqu'à ce que vous le publiiez finalement. Dans SharePoint, vous modifiez le contenu en ligne, validez la modification et vous la voyez, y compris les liens externes, la bibliothèque de documents, les vidéos, les composants WebPart de liste. Il ajoute : « De plus, les pages sont tellement réactives. Faire s'effondrer les colonnes pour accueillir des écrans plus petits a été un succès.

Dynamisme et bibliothèque de documents unique : deux grands atouts

Le dynamisme que SharePoint ajoute à l'intranet de la ville de Victoria est un formidable bonus, et exactement ce que Follis recherchait. Le manque d'engagement avec l'intranet a toujours été un problème. « Maintenant, déclare Follis, SharePoint nous donne le dynamisme qui nous manquait auparavant. Nous pouvons ajouter des galeries d'images, des flux Twitter. Ce ne sont pas que des mots sur une page.

De plus, l'intranet intelligent donne à Follis et aux éditeurs de l'intranet la possibilité de :

• Assurez-vous que les employés reviennent régulièrement sur l'intranet pour obtenir des nouvelles, des formulaires et des informations sur ce qui se passe dans l'organisation.
• Envoyez des notifications et des rappels.
• Assurez le contrôle d'accès aux formulaires et au contenu.
• Utilisez l'authentification unique pour faciliter le ciblage du contenu, en vous assurant que les personnes qui ont besoin de voir le contenu le voient et celles qui ne le voient pas.
• Fournissez une source unique de vérité sous la forme de la bibliothèque de documents de la ville : les modifications apportées aux documents et aux formulaires dans la bibliothèque SharePoint sont propagées dans toute l'organisation, avec un contrôle de version.

Cette possibilité de synchroniser la bibliothèque de documents avec l'intranet était un autre avantage. « L'intégration d'un composant WebPart de bibliothèque de documents sur une page, avec des fichiers PDF et tous les autres types de documents, n'était tout simplement pas possible sur l'intranet précédent », explique Longpre. Palmer et son équipe sont toujours en train de tout migrer vers SharePoint à partir des lecteurs réseau de l'organisation et d'autres sources de données, mais COVID-19 a accéléré la nécessité de terminer ce travail. Cependant, les employés de la ville de Victoria ont adopté le travail à domicile, ce qui a facilité un peu la migration.

Les équipes et SharePoint sont la clé du succès du travail à domicile

L'initiative Modern Workplace a facilité le déplacement des charges de travail des serveurs du centre de données vers le cloud. Ce passage au logiciel en tant que service a été particulièrement bénéfique pour la bibliothèque de documents du gouvernement municipal, une grande partie de l'initiative. Plutôt que d'avoir à rechercher chaque instance d'un document, à vérifier la version et à effectuer les mêmes modifications potentiellement plusieurs fois, les propriétaires de documents modifient leurs fichiers dans un emplacement central et SharePoint s'occupe du contrôle des versions. "Vous ajoutez du contenu à l'endroit approprié dans la bibliothèque de documents et il apparaît automatiquement sur toute page contenant le composant WebPart de la bibliothèque de documents. C'est une énorme victoire », déclare Wallbridge.

Tout aussi important est Teams, qui avait été au cœur de l'initiative de Palmer avant même que COVID-19 ne remodèle la façon dont les employés de la ville de Victoria travaillaient. Wallbridge en donne un brillant exemple. L'un des premiers projets de Regroove avec le groupe informatique a été la création du centre des opérations d'urgence (EOC) de Victoria. "Nous avons créé un modèle et des personnalisations dans Teams afin que chaque fois qu'une urgence dans toute la ville se produit, ils puissent créer une équipe EOC en 10 minutes et répondre", explique Wallbridge. Cette expérience s'est avérée inestimable lorsque la pandémie de coronavirus a frappé. Palmer ajoute :

« Le service d'engagement de la ville de Victoria utilise SharePoint pour stocker et suivre la documentation en arrière-plan pendant la crise. Le groupe informatique utilise des modèles dans Teams pour lancer un EOC en quelques minutes. Une fois que le COU est opérationnel, nous utilisons Teams pour gérer la réponse de la ville et coordonner la communication entre les services d'urgence, les services de base à l'échelle de la ville, les agences gouvernementales provinciales et les organisations bénévoles. »

Microsoft 365 aide la main-d'œuvre moderne à évoluer

Pour Palmer et Follis, adopter le lieu de travail moderne signifie une infinité de possibilités. « Pour moi », déclare Follis, « j'aime le potentiel que SharePoint nous offre : le potentiel de posséder notre contenu, le potentiel de ne pas avoir à retourner chez un fournisseur chaque fois que nous voulons changer l'apparence d'une page. Nous n'avons atteint que la pointe de l'iceberg en termes de ce que nous pouvons intégrer dans notre hub en termes de fonctionnalités et d'outils.

L'administration municipale doit pouvoir s'adapter pour répondre aux besoins des résidents et réagir aux changements aux niveaux provincial et national. En tant que solution basée sur le cloud, Microsoft 365 évolue également en permanence, Microsoft publiant constamment de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils. Palmer déclare : « Passer à une plate-forme intelligente comme SharePoint que nous n'avons pas besoin de mettre à jour en permanence, une plate-forme qui est constamment à jour, avec Microsoft ajoutant des fonctionnalités tout le temps, c'est fantastique ! Wallbridge fait écho à la déclaration de Palmer : « À l'époque des intranets, vous les déployiez, puis les remplaciez tous les quatre ans parce que la technologie avait changé. Avec SharePoint, vous bénéficiez d'une amélioration continue au fil du temps.

Un intranet intelligent n'est que le début

Les équipes et l'intranet basé sur SharePoint sont essentiels au fonctionnement continu de la ville de Victoria pendant la pandémie de coronavirus. "Avec le COVID-19 entraînant le travail à domicile, l'utilisation de Teams a augmenté de plus de 400 %, déclare Palmer. L'intranet a été la source centrale d'informations et de ressources sur le travail à domicile COVID-19, et les taux d'adoption par les employés reflètent l'importance du site. "Nous voyons des analyses que nous n'avions jamais eues auparavant", déclare Palmer.

Les collègues de Follis ont adopté la facilité de publication de contenu qu'offre SharePoint. Selon Follis, "Lorsque je forme les membres de mon équipe à publier du contenu sur notre intranet, la première chose que je leur dis est : 'Vous allez être surpris de voir à quel point c'est facile.'"

La transition de la ville de Victoria vers un milieu de travail moderne se poursuit. « Maintenant que nous sommes sur cette plate-forme stratégique, nous pouvons pleinement intégrer nos systèmes back-end via Power Automate et la richesse de Microsoft 365. J'aime garder les choses simples, donc dès que je peux éliminer une solution ponctuelle tierce et doubler sur notre plate-forme principale, c'est une grande victoire », déclare Palmer.