La ville de Brampton améliore la conformité des enregistrements et la gouvernance du contenu dans le cloud avec Office 365 et SharePoint

Sommaire

Abritant la neuvième plus grande ville du Canada, les solutions de gestion de contenu et de documents de la ville de Brampton (Ontario) ne répondaient plus aux exigences croissantes en matière de conformité et de gouvernance. Les effets ont été ressentis par les employés de la Ville, qui ont tenté d'optimiser au mieux leur solution désuète.

Il est devenu évident que la Ville devait se frayer un chemin à travers une transformation numérique. Bien qu'il s'agisse d'un scénario courant aujourd'hui, leur situation était tout sauf cela. La Ville a géré deux projets importants en succession rapide, l'un étant une mise à niveau de SharePoint 2007 vers SharePoint Online, le second étant la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents et des dossiers.

Défi

Pour relancer la transformation numérique, la Ville devait passer au cloud. De plus, la Ville avait également besoin d'un système de gestion de documents plus important qui fonctionnerait en plus de son environnement SharePoint. L'équipe de gestion des archives de la ville avait utilisé son instance SharePoint 2007 pour certaines tâches de gestion, mais s'est finalement fiée aux archives physiques pour assurer le suivi des documents. L'équipe de gestion de l'information s'est également impliquée et s'est associée à l'équipe de gestion des documents pour évaluer les processus de gouvernance et de conformité. Il est devenu évident qu'il y avait des lacunes dans leurs politiques. Pendant que tout cela se passait, la Ville était également au milieu de nombreux changements de personnel qui ont vu les gestionnaires aller et venir en succession courte.

Stratégie

Pour migrer ses fichiers existants vers SharePoint Online et mettre en œuvre la solution complémentaire de gestion des dossiers, la Ville a choisi de travailler avec Gimmal. Avec ses solutions de gestion des documents et de gouvernance, Gimmal était le meilleur choix pour les besoins de gestion de l'information de la Ville. La vision de la ville d'une solution complète de gestion des documents et de gouvernance du contenu étroitement alignée sur les capacités logicielles et l'expertise de Gimmal.

Gimmal a pu répondre aux besoins de la ville en matière de gestion des dossiers et des informations grâce à ses solutions logicielles qui fonctionnent sur SharePoint. Lors de la transition de City vers SharePoint Online, Gimmal a pu mettre en œuvre son logiciel de gouvernance de contenu pour qu'il s'exécute par-dessus. L'architecture SharePoint a servi d'endroit idéal pour mettre en œuvre les solutions de gouvernance et de gestion des enregistrements. Ces solutions critiques pour l'entreprise sont devenues la base du système ECM personnalisé de la Ville appelé BRiMS (Brampton Records and Information Management System). Avec la solution en place, la Ville a pu mieux contrôler ses informations dans tous les services. Gimmal a pu soutenir le lancement de BRiMS, offrant une formation et un transfert de connaissances aux employés de la ville.

Résultats

Avec le BRiMS conçu et mis en œuvre pour la gestion de l'information à l'échelle de l'organisation, la ville a été dotée d'une solution spécifique conçue pour ses besoins précis. Au cours de la migration, plus de deux millions de documents ont été déplacés avec succès de SharePoint Server vers SharePoint Online. Cela comprenait également le déplacement de 3 500 utilisateurs vers Office 365, fonctionnant sur Azure. Grâce à l'accessibilité à SharePoint Online, les équipes peuvent désormais travailler avec leurs appareils mobiles. Les solutions de gestion des documents et de gouvernance de Gimmal ont permis aux employés de la Ville de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin. Avec les solutions Gimmal, les types de contenu et les métadonnées sont attribués au moment où ils sont téléchargés. Des sites intranet d'équipe ont également été créés par la ville, et la structure définie par le logiciel de Gimmal aide à garder les sites organisés et faciles à trouver. L'adoption par les employés a été élevée, aidée par l'interface SharePoint familière et l'intégration étroite avec Gimmal.

La Ville a entrepris de mener à bien ces projets pour assurer la pérennité de ses opérations, ainsi que pour permettre l'innovation par l'intermédiaire de l'organisation. Une fois les projets terminés, la Ville s'est sentie prête à offrir le meilleur service possible aux habitants de Brampton.