La ville de Bellevue maximise la gestion des documents avec SharePoint et Gimmal

Sommaire

La ville de Bellevue (WA) connaissait une croissance incontrôlée des informations dans son organisation. En conséquence, leur environnement de conformité était soumis à des contraintes excessives. Le service informatique traitait avec plusieurs solutions de contenu et référentiels déjà en place. Le nombre de systèmes désagrégés augmentait les coûts informatiques de la ville en matière d'administration et de maintenance des infrastructures, et le risque de ne pas pouvoir trouver de contenu et sa mauvaise gestion potentielle devenaient de plus en plus préoccupants.

Défi

Avec des exigences croissantes en matière de gestion des documents, la Ville avait besoin d'aide pour établir une solution technologique pour répondre à ses exigences en matière de gestion de l'information. Ils devaient également assurer l'évolutivité au cours des cinq à dix prochaines années. Pour surmonter ces obstacles, la ville avait besoin d'aide pour créer une infrastructure de gouvernance pour tous ses documents, contenus et enregistrements afin de répondre aux besoins changeants, d'assurer la conformité, de réduire la charge de travail informatique et de réduire l'augmentation des coûts.

Stratégie

La ville a utilisé Gimmal Records Management en combinaison avec les services de mise en œuvre de Gimmal pour s'appuyer sur une base SharePoint afin de créer une solution complète de gestion des enregistrements conforme à la norme 5015.2 du ministère de la Défense (DoD). La solution permet la création et la gestion centralisées des politiques de conservation des enregistrements pour le contenu stocké dans les centres d'enregistrement SharePoint. La Ville a également mis en œuvre Gimmal Content Governance for SharePoint pour une gouvernance et un contrôle proactifs. Grâce aux services de Gimmal, la Ville a pu bénéficier d'un déploiement et d'une adoption rapides du nouveau système.

Gimmal s'est attaché à aider la ville à utiliser SharePoint comme solution standard pour la collaboration et la gestion conforme des enregistrements. Gimmal Records Management était le produit utilisé pour assurer une gestion sécurisée des informations les plus critiques et les plus précieuses de l'organisation. En redirigeant le coût élevé de l'assistance et de la maintenance du système Oracle Stellent existant vers la mise en œuvre de la gestion des enregistrements dans SharePoint, Gimmal a aidé la Ville à réduire ses coûts et a fourni une solution mieux adaptée à ses besoins en matière de gestion de contenu et d'enregistrements. La solution a instantanément amélioré l'accès et la gouvernance grâce à la gestion centralisée des dossiers dans le SharePoint de la Ville.

Même si la ville n'était pas nouvelle dans SharePoint, elle n'avait jamais utilisé l'application de manière structurée pour le contenu et la collaboration. Par conséquent, le transfert de connaissances s'est avéré essentiel au succès de la solution. En tant que partenaire Microsoft Gold-Certified avec une expertise approfondie de SharePoint, Gimmal s'est assuré que la ville comprenait tous les concepts clés, la nomenclature et les considérations de conception qui composaient la solution.

Résultats

« Gimmal a pu réduire le risque organisationnel de la ville grâce à une gouvernance et une gestion des dossiers centralisées, le tout à un coût inférieur au paiement de maintenance de l'ancien système de Bellevue », déclare Kyle Stannert, directeur municipal adjoint de la ville de Bellevue. La ville a bénéficié d'une augmentation de la productivité globale, car les employés quittent les anciens systèmes et se libèrent des tracas liés à l'utilisation de plusieurs systèmes. Toutes les sources de données au sein de la ville seront bientôt connectées, créant un système unique de gestion unifiée des politiques. Le système de gestion des dossiers certifié basé sur SharePoint remplace efficacement et à moindre coût les anciens systèmes de la Ville. Le système permet également aux employés de la Ville de bénéficier d'une recherche et d'un accès améliorés via les types de contenu gérés par SharePoint et les champs de métadonnées requis pour le contenu créé et enregistré dans un environnement géré.

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