Rôle clé pour Office 365 et Information Leadership dans la transformation et la conformité des activités au Central Hawke's Bay District Council

Sommaire

Le Central Hawke's Bay District Council (CHB) est le premier conseil néo-zélandais à utiliser Office 365 pour le système de gestion électronique des documents et des enregistrements (EDRMS) de niveau de conformité généralisé à la loi sur les archives publiques.

Cette décision a été considérée par la nouvelle équipe de direction de CHB comme un projet fondamental pour la transformation interne de l'entreprise. Auparavant, les archives du conseil étaient créées et gérées sous forme d'archives papier et de documents électroniques dans des partages de fichiers ad hoc. Il était donc difficile pour le personnel d'obtenir une image complète de la prise de décisions et de donner des conseils. Cela a également entravé la rationalisation des processus commerciaux pour améliorer l'efficacité et les niveaux de service.

Leur nouveau système Office 365 offre des moyens cohérents et simples de classer des documents et des e-mails et offre une recherche puissante, y compris une recherche par propriété ou par client. Il est également intégré à leur système de notation et de propriété.

Cela a amélioré la capacité du personnel à travailler n'importe où, à collaborer, à servir ses électeurs plus efficacement et constitue la base de leur lieu de travail du futur. CHB tire maintenant parti de cela grâce à des initiatives numériques pour travailler avec et servir la communauté et les parties prenantes.

Défi

Une grande partie des informations de CHB était conservée dans des documents papier, ainsi que des fichiers électroniques sur des partages de fichiers et dans des e-mails. Les dossiers de partage de fichiers avaient jusqu'à dix profondeurs et avaient des structures ad hoc. Il était donc difficile de localiser toutes les informations sur un sujet ou une propriété, en particulier pour les nouveaux employés.

En s'attaquant à ces problèmes, CHB souhaitait encourager le partage des connaissances et diffuser l'information dans l'ensemble de l'organisation, ainsi que générer des gains d'efficacité et augmenter les niveaux de service.

Pour y parvenir, il faudrait modifier considérablement les comportements et les processus. Le plan de mise en œuvre devait intégrer la gestion du changement et la gouvernance. Il fallait également la création de structures cohérentes convenues sur la manière dont les informations seraient classées et trouvées.

Stratégie

Les ateliers ont montré que les départements du CHB avaient chacun des besoins et des flux de travail très particuliers, mais devaient toujours accéder aux mêmes documents. Pour cette raison, l'unification des différents partages de fichiers et sources d'informations était une priorité. En particulier, rassembler tout dans une seule recherche de propriété.

La facilité de classement des informations, ainsi que la sécurisation des informations sensibles, étaient une priorité. Les conceptions incluaient l'utilisation d'applications iWorkplace basées sur Azure qui permettent de classer automatiquement les métadonnées. Une autre application iWorkplace (Smart Case Files) simplifie la gestion du contenu et donne au personnel administratif un accès facile pour définir une sécurité et des autorisations précises sans droits d'administrateur système. Ceci est très utile pour gérer les risques liés à la confidentialité et à la sensibilité commerciale.

Les besoins de conformité à la loi sur les archives publiques ont été satisfaits par la bibliothèque de documents native d'Office 365 et les structures de métadonnées couplées à l'application iWorkplace Smart Records. Cette application Azure crée un datamart de tous les enregistrements qui peuvent être utilisés pour les rapports d'épissage/dés ainsi que la création de règles pour la conservation et l'élimination du contenu. Les règles peuvent être automatisées et inclure des processus d'évaluation manuelle et d'approbations à éliminer, selon les besoins.

Le projet comprenait un engagement profond avec le personnel sur la conception des espaces de travail qu'ils utiliseraient. Il y a également eu une exposition interactive qui a montré visuellement l'objectif du projet, les problèmes qu'il a résolus et comment d'autres organisations et conseils néo-zélandais avaient utilisé Office 365.

Au fur et à mesure que le projet progressait, une autre exposition a été mise en place pour travailler sur les changements clés nécessaires à l'interaction numérique externe - avec les clients, la communauté et les groupes de parties prenantes. Cela a aidé non seulement à planifier l'avenir, mais aussi à approfondir l'adhésion et la compréhension de la façon dont Office 365 devrait fonctionner pour eux.

Résultats

La recherche détaillée et personnalisable de SharePoint a été une amélioration immédiate pour le personnel qui peut désormais trouver des documents – filtrés par : service, dossier ou type de document. Les informations sont conservées dans des espaces de travail structurés de manière cohérente qui incluent toutes les fonctions et activités.

Le personnel a trouvé des avantages inattendus, comme la possibilité de travailler à distance lors des audiences de soumissions. Avec leur EDRMS et leur stratégie en place, CHB continue de découvrir de nouvelles opportunités de travail avec SharePoint et Office 365. Cela éclaire leur stratégie alors qu'ils prévoient de s'appuyer sur leur plate-forme Office 365 dans les phases futures de leur transformation numérique.

En tant que première organisation gouvernementale locale en Nouvelle-Zélande à adopter SharePoint et Office 365 pour un EDRMS de niveau de conformité, le Central Hawke's Bay District Council a ouvert la porte à d'autres conseils.

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