L'église communautaire rationalise les opérations de back-office avec Office 365, SharePoint et KnowledgeLake

Sommaire

CenterPointe Church (CPC) est une église non confessionnelle qui dessert la communauté de Collinsville, dans l'Illinois, depuis plus d'une décennie. L'église avait besoin d'un meilleur moyen de rester concentré sur sa mission, plutôt que sur ses opérations de back-office. Une grande partie de leurs processus de gestion de documents étaient basés sur du papier, et les lacunes du système sont devenues plus visibles à mesure que l'église grandissait. Finalement, l'église a investi dans Office 365 pour le stockage de documents de base et la collaboration. Pour approfondir son investissement dans Office 365, CenterPointe Church a contacté KnowledgeLake pour tirer le meilleur parti des capacités de gestion de documents d'Office 365 et de SharePoint.

Défi

Fondée en 2001, CPC a subi plusieurs changements, notamment une fusion avec une autre église et plusieurs changements de nom. Tout au long de sa croissance, CPC a utilisé la technologie pour continuer à faire avancer son ministère, en particulier pour attirer de nouveaux membres plus jeunes. Cependant, cette passion pour la technologie ne s'est pas toujours transférée aux opérations de back-office. Il en est résulté un système papier désuet pour gérer les documents de la SCP. Même après avoir utilisé un nouveau progiciel de comptabilité et un nouveau logiciel de gestion d'église, il y avait encore une lacune importante qui n'était pas comblée pour leurs besoins en matière de gestion de documents et de traitement des comptes fournisseurs. Au fil du temps, CPC a accumulé des piles de dossiers papier datant de près de 15 ans. Non seulement le papier prenait beaucoup de place, mais il empêchait le personnel de trouver des documents à tout moment. Les comptes créditeurs étant également gérés hors site, la nécessité d'un meilleur système était évidente.

Stratégie

Pour atteindre son objectif de mettre à jour les opérations de back-office, CPC a investi dans Microsoft Office 365, permettant à l'église de stocker des documents et de faciliter la collaboration entre les membres du personnel dans SharePoint Online. Bien qu'Office 365 couvre la plupart de ses besoins, l'église souhaitait toujours une meilleure solution pour la gestion de ses documents et les flux de travail des comptes fournisseurs.

Pour combler les lacunes du processus de gestion des documents de CPC, KnowledgeLake a mis en œuvre sa solution éprouvée. KnowledgeLake a d'abord introduit la possibilité de numériser et d'étiqueter tous les documents papier qui arrivent à l'église. La capacité suivante consistait à télécharger et à étiqueter des documents électroniques, que l'église utilise ensuite pour identifier les factures impayées et les documents qui nécessitent une conservation à long terme.

Résultats

En déployant les solutions de gestion de contenu KnowledgeLake avec leur investissement déjà existant dans Office 365, CPC a pu créer un flux de travail fiable de gestion des documents et des comptes fournisseurs, améliorant ainsi ses opérations de back-office. "La qualité de nos archives de documents n'est plus à la merci de différentes stratégies de classement qui changent chaque fois que quelqu'un d'autre prend en charge les responsabilités de classement", a déclaré Ballard. « Auparavant, il était pratiquement impossible de trouver des documents historiques. Avec cette solution en place, la méthodologie ne dépend pas d'un volontaire spécifique. La technologie guide le processus. Grâce à la solution KnowledgeLake ECM, les documents sont capturés, étiquetés et stockés rapidement et facilement. Ce processus rationalisé est facile à apprendre, facile à enseigner et constitue une tâche à faible pression pour les bénévoles de CPC qui numérisent le contenu. Maintenant que CPC dispose de flux de travail numériques, le comptable de l'église n'a plus besoin de se déplacer pour récupérer des documents papier. Le personnel du bureau peut numériser des documents chaque semaine, ce qui permet au comptable d'identifier les documents qui doivent être traités à l'aide de KnowledgeLake. Cela permet non seulement de gagner du temps pour CPC, mais également de réduire les coûts de carburant pour le personnel de bureau.

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