Le groupe Bühler centralise l'accès et la distribution de contenu avec Microsoft 365 et MondayCoffee

Sommaire

Bühler est un leader mondial du marché de la fourniture d'usines de production de farine, de lignes de production de pâtes et de chocolat, d'installations de fabrication d'aliments pour animaux et de systèmes de moulage sous pression en aluminium. En tant qu'organisation mondiale comptant 13 000 employés opérant dans 140 pays, Bühler avait besoin d'une plate-forme unique pour l'information, la communication et la collaboration entre les employés et les parties prenantes externes.

Le logiciel cloud de MondayCoffee, qui combine intelligemment les principales technologies de Microsoft sur une plate-forme conviviale et standardisée, a permis à l'organisation d'accéder, de partager et de distribuer toutes les informations et connaissances pertinentes partout et à tout moment. Les équipes mondiales peuvent travailler plus efficacement et améliorer la collaboration avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Bühler a pu créer un environnement de travail évolutif pour une organisation efficace sur le plan numérique.

Défi

Lorsque le projet a démarré en 2015, Bühler disposait de plusieurs plates-formes et outils (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) pour stocker et partager du contenu - pour collaborer, communiquer et travailler au sein d'équipes locales et mondiales en tant que ainsi qu'avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs. Cela créait des inefficacités, entravait la gestion des connaissances et affectait la productivité individuelle et organisationnelle. En fait, les employés n'avaient pas de point d'entrée unique pour accéder aux informations de l'entreprise rapidement et sur tous les appareils ; partager du contenu avec des parties externes de manière sécurisée, efficace et conviviale ; ou utilisez des salles virtuelles pour une collaboration efficace au sein d'équipes mondiales.

Bühler devait remplacer l'ancien intranet et souhaitait consolider le paysage actuel des outils de gestion de contenu, de communication et de collaboration sur une seule plate-forme prête à l'emploi - basée sur Microsoft 365 - pour un environnement de travail et une expérience utilisateur intégrés. Bühler était déjà un utilisateur Microsoft 365 mais n'avait pas encore saisi l'opportunité d'en tirer le meilleur parti et de combiner toutes les technologies et applications sur une seule plate-forme - de manière pratique et basée sur des scénarios de travail.

Avec la nouvelle solution, le client souhaitait utiliser tout le potentiel des technologies Microsoft 365 et créer une source unique de vérité pour l'ensemble de son organisation. Pour Bühler, il était essentiel que leurs équipes en dehors de l'Europe aient également un accès facile et rapide aux informations et que les équipes mondiales travaillant sur des projets mondiaux disposent de l'infrastructure nécessaire pour collaborer ensemble.

Stratégie

Le groupe Bühler a choisi une solution prête à l'emploi, basée sur Microsoft 365, qui combinait communication, gestion de documents et collaboration sur une seule plateforme. Le nouvel environnement de travail numérique devait fonctionner comme un point d'entrée unique permettant à toute l'organisation d'accéder aux informations de l'entreprise, y compris à d'autres outils et systèmes, et sur lequel travailler efficacement en tant qu'équipe mondiale. La performance de la solution en termes de rapidité, de sécurité et d'efficacité dans la maintenance et l'exploitation de la plate-forme était essentielle.

Bühler a choisi la solution cloud de MondayCoffee car elle utilise tout le potentiel des technologies Microsoft Office 365 et offre une plateforme conviviale et conforme aux meilleures pratiques pour combiner la gestion de l'information, la gestion de contenu, la communication et la collaboration.

L'équipe a mis en œuvre le projet en deux phases. Au cours de la première phase, Bühler a établi une plate-forme d'information mondiale avec un site de démarrage unifié pour consommer des informations ciblées sur l'entreprise, dialoguer avec le PDG dans un blog à l'échelle de l'entreprise et accéder à des sites de connaissances contenant des documents sur les normes de l'entreprise, des données sur les produits, etc. L'équipe a construit des interfaces avec d'autres systèmes de données (par exemple, SAP ERP, Hybris PCM) pour garantir le transfert et le balisage automatisés des données entre les systèmes existants et la nouvelle plateforme d'information mondiale et, ainsi, pour donner aux utilisateurs un accès rapide aux informations pour l'organisation. Aujourd'hui, par exemple, en quelques clics seulement, les employés peuvent appeler les bonnes normes à l'aide d'une recherche en texte intégral avec des affinements étendus parmi plus de 25 000 normes.

Dans la deuxième phase, Bühler étend l'utilisation de la plateforme vers la collaboration. En utilisant des mises en page et des fonctionnalités standardisées et conformes aux meilleures pratiques, les équipes pourront créer des sites de collaboration en un seul clic et commencer à collaborer dans des espaces de travail virtuels prédéfinis. L'équipe évalue les interfaces avec d'autres technologies (p. ex., SAP) afin d'améliorer davantage l'efficacité et la productivité individuelle et organisationnelle.

La DSI utilise elle-même déjà les sites projets. Dans un site de projet, ils peuvent ajouter des membres, stocker toutes les informations du projet, interagir les uns avec les autres (via le chat, les blogs ou les appels Skype Entreprise), partager un bloc-notes commun et ajouter un gestionnaire de tâches ou un calendrier. Pour chaque site de projet, le département ITP a également ajouté des informations d'état, qui sont consolidées en temps réel dans un tableau de bord du bureau de projet central afin d'avoir toujours une vue d'ensemble de tous les projets. La disponibilité de modèles d'espace de travail virtuels et prédéfinis pour les projets, les groupes de travail, les départements, les régions et les emplacements, ainsi que les produits et services fait de la solution MondayCoffee non seulement la source unique de vérité, mais également un lieu idéal pour collaborer au sein de l'organisation.

La mise en œuvre de l'environnement de travail numérique de MondayCoffee s'est principalement faite à l'aide du système en direct. Étant donné que la solution de MondayCoffee est prête à l'emploi, après une courte phase d'analyse et de conception, le nouveau système "encore vide" était opérationnel et pouvait être rempli de contenu avec l'équipe du projet. Cette méthode permet aux utilisateurs de se familiariser avec le système dès le début et de détecter les problèmes avant la mise en ligne. Une équipe de base composée de représentants de MondayCoffee et de Bühler travaille en étroite collaboration sur le projet depuis le début, se réunissant chaque semaine pour faire avancer le projet et aider les utilisateurs pilotes et les propriétaires de sites. Les membres de l'équipe de base continuent d'être un point de référence pour l'organisation dans la poursuite du déploiement des sites de collaboration, dont Microsoft Teams.

Résultats

Infrastructure:

• Passer de plusieurs plates-formes à Microsoft 365 qui couvre la communication, la gestion de documents et la collaboration
• Passez d'une infrastructure sur site au puissant cloud de Microsoft permettant une distribution plus rapide des données dans le monde entier

Utilisateur:

• Une plateforme unique permettant à tous les employés du monde entier de collaborer et d'accéder facilement aux données de l'entreprise à tout moment, partout et sur n'importe quel appareil

Compagnie:

• Augmentation de l'efficacité et de la productivité grâce à une plateforme unique ; une puissante fonction de recherche (tagging) ; interfaces intelligentes ; une présentation standard et uniforme des informations et des salles de collaboration virtuelles prédéfinies

La consolidation du stockage et de la présentation des informations pour le contenu de plusieurs systèmes obsolètes (certains sur site) sur une seule plate-forme conduit à une meilleure accessibilité et à des efforts de maintenance réduits, ainsi qu'à une réduction des redondances potentielles de données.

Les portails de recherche avancés garantissent un accès sans effort et immédiat aux informations nécessaires, ce qui conduit à une efficacité accrue et à des résultats de meilleure qualité.

Les fonctionnalités de recherche et d'accès direct au contenu à partir de systèmes dédiés comme d.3, hybris et Simplex facilitent et simplifient de nombreux processus de travail.

La présentation structurée et uniforme de toutes les informations spécifiques au lieu simplifie la planification des déplacements et l'interaction avec les collègues responsables.

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