Bosch gère les e-mails et les documents avec harmon.ie et SharePoint

Sommaire

Le groupe Bosch est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de technologies et de services. Elle emploie environ 400 000 collaborateurs dans le monde, avec un chiffre d'affaires de 77,7 milliards d'euros en 2019. Ses activités sont réparties en quatre secteurs d'activité : Mobility Solutions, Industrial Technology, Consumer Goods et Energy and Building Technology. Le groupe Bosch comprend environ 440 filiales et sociétés régionales dans 60 pays. Y compris les partenaires de vente et de service, le réseau mondial de fabrication, d'ingénierie et de vente de Bosch couvre presque tous les pays du monde.

Défi

Comme toutes les organisations, Bosch s'appuie fortement sur le courrier électronique pour mener ses activités à l'échelle mondiale. En fait, 9 à 10 millions d'e-mails professionnels sont échangés quotidiennement dans l'entreprise. Et comme de nombreuses entreprises, chez Bosch, les documents commerciaux et autres informations importantes sont fréquemment échangés par e-mail. Les e-mails liés aux activités de l'entreprise dans les domaines des ventes, des achats, de la comptabilité, de l'ingénierie, de l'assurance qualité et des ressources humaines ne sont que quelques exemples d'utilisations critiques des e-mails. Avec autant de courriers électroniques critiques pour l'entreprise, les boîtes aux lettres personnelles dans Exchange et Outlook ne sont pas des référentiels appropriés pour stocker ces informations. Daniel Stuch, chef de projet principal du développement et du déploiement d'applications chez Bosch, explique pourquoi ; « Les collègues et collègues n'ont pas accès aux boîtes aux lettres personnelles des autres. Ainsi, s'il s'agit d'e-discovery ou si un associé quitte l'entreprise, nous n'avons tout simplement pas accès aux informations critiques de l'entreprise.

Auparavant, Bosch utilisait les salles du portail SAP pour la gestion des enregistrements d'e-mails. Lorsque le support de ce produit a pris fin, un projet a été mis en place pour trouver un remplaçant. Au départ, Bosch envisageait simplement d'utiliser des partages de fichiers pour le stockage des e-mails, mais s'est rapidement rendu compte que cette option ne pouvait pas remplir les contrôles commerciaux de base, y compris le contrôle d'accès et la transparence sur l'accès et l'utilisation des informations. "Avec les partages de fichiers, vous ne disposez pas d'un système de gestion de documents entièrement fonctionnel, vous disposez simplement d'un espace de stockage", déclare Stuch. Un système de gestion de documents à part entière était nécessaire et après une évaluation détaillée des options, Bosch a sélectionné SharePoint, initialement SharePoint sur site. En tant que solution complète de gestion des enregistrements, SharePoint permet aux employés de Bosch de classer avec précision le contenu à l'aide de métadonnées, et de répondre ainsi aux exigences de gouvernance et de conformité.

Cette sélection de SharePoint correspondait aux plans de Bosch de migrer son infrastructure vers le cloud Office 365 à partir de 2020, permettant à l'entreprise de migrer en douceur vers SharePoint dans le processus. Avec une communauté d'utilisateurs large et hétérogène, Bosch s'est rendu compte qu'il aurait besoin d'un produit supplémentaire pour permettre aux utilisateurs professionnels typiques de capturer et de classer facilement les e-mails professionnels importants dans SharePoint. Un certain nombre de produits, dont harmon.ie, ont été sélectionnés pour évaluation.

Stratégie

Un processus de sélection de produits rigoureux a été défini et des unités commerciales clés de Bosch ont été choisies pour participer au processus. Une 'preuve de concept' a été réalisée avec 77 utilisateurs test issus de différents départements Product Management, Project Management et Purchasing. À la fin du processus, harmon.ie a été sélectionné comme produit de choix pour Bosch.

Une fois sélectionné, Bosch s'est vu définir un calendrier de mise en œuvre du déploiement par étapes de harmon.ie. La première étape est un pré-pilote de 1 000 utilisateurs, suivi d'une phase pilote de 6 000 utilisateurs, et enfin d'un déploiement mondial auprès des 360 000 utilisateurs professionnels de Bosch. La formation des utilisateurs finaux chez Bosch est dispensée en libre-service via les médias sociaux internes de l'entreprise, la Docupedia de l'entreprise et par le biais d'une formation vidéo à l'aide de l'installation BoschTube.

Résultats

La solution combinée SharePoint/harmon.ie aide Bosch à gérer ses millions d'e-mails quotidiens, y compris les dossiers professionnels auxquels les collègues doivent accéder. Les e-mails sont également facilement disponibles pour de futurs audits et e-discovery. La possibilité de localiser facilement les e-mails importants est un élément important du programme de gouvernance et de conformité des informations de Bosch.

En le rendant facile à utiliser, harmon.ie a augmenté le taux d'adoption de SharePoint. « harmon.ie rend SharePoint plus accessible aux utilisateurs, et avec un meilleur taux d'adoption et une utilisation accrue de Share-Point, nous avons également obtenu les avantages que nous recherchions à partir de SharePoint », déclare Stuch.

Un avantage secondaire de la solution SharePoint est que Bosch constate une réduction des documents envoyés sous forme de pièces jointes aux e-mails. Cela réduit non seulement le volume de données, mais évite également le chaos lié à la gestion des versions des documents. "Moins de données sont envoyées par les pièces jointes - version 1, version 2, version finale, finale-finale, etc. Maintenant, les gens envoient des liens et ils ont toujours la dernière version."

harmon.ie s'est également avéré avoir une valeur économique - "nous avons constaté que même si le gain financier n'était pas la principale raison d'acheter harmon.ie, vous économisez simplement jusqu'à 70% des étapes, ou gagnez 70% de productivité lorsque vous faites glisser et déposer des e-mails.

L'adoption d'harmon.ie est facile, dit Stuch. « Nous avons une formation en ligne, dont une interactive avec des captures d'écran vidéo. Mais même cela n'est généralement pas nécessaire. Lorsque nous proposons harmon.ie aux gens et leur disons de l'utiliser, ils trouvent que c'est assez intuitif. Les gens n'ont pas besoin d'apprendre à utiliser harmon.ie, ils l'utilisent simplement. S'ils ont des questions sur les détails, ils peuvent trouver des informations dans les canaux appropriés ou entrer en contact avec une équipe d'assistance, la communauté ou même le service d'assistance. »