La société d'ingénierie et de services professionnels Aurecon simplifie le balisage et la découverte de documents avec Microsoft Syntex

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Aurecon est une société d'ingénierie, de conception et de conseil basée à Melbourne, en Australie. Avec la collaboration au cœur de son activité, elle met l'accent sur la concrétisation d'idées qui créent un avenir meilleur pour les personnes et la planète. Classée parmi les meilleures entreprises de services professionnels en Australie en 2021, Aurecon a une approche commerciale primée et innovante.

Aurecon accorde une grande valeur à l'information, à tel point qu'elle a mis en œuvre la norme Aurecon Project Information Management (APIMS), qui fournit le cadre pour établir une base d'informations cohérente dans toute son organisation. L'intention de la norme est de fournir une plus grande accessibilité et fiabilité autour de l'information. Pour s'assurer que les informations sont exactes, des métadonnées correctement appliquées sont essentielles et au cœur du fonctionnement de l'organisation.

Défi

Lors de la transition vers cette approche riche en métadonnées, divers défis se sont posés concernant l'application des métadonnées aux rendus de fichiers natifs, tels que les fichiers PDF, et aux informations partagées à partir de systèmes de gestion de documents non Microsoft. Le processus d'application des métadonnées à ces types d'informations était très manuel et entraînait souvent une duplication des efforts des membres de l'équipe et une perte de temps précieux. Cela était particulièrement répandu dans les projets d'ingénierie à grande échelle où la production en série de dessins de conception très complexes devait être codée de manière unique.

« Exécuter les choses de votre propre tête n'est pas une excellente façon de faire des affaires », déclare James Black, directeur de la gestion des risques numériques et de l'information chez Aurecon. "Si vous avez téléchargé tous les dessins, vous devriez pouvoir les récupérer avec des mots-clés." Le marquage des informations pour les rendre plus facilement détectables va également au-delà des avantages internes pour Aurecon. Les clients de l'entreprise ont commencé à mettre davantage l'accent sur la gestion du contenu visuel, comme les dessins, à l'aide des normes d'information de leur organisation. Les consultants Aurecon doivent respecter ces normes pour garantir un résultat de qualité.

Stratégie

Pour maximiser l'efficacité d'APIMS, l'équipe d'Aurecon a recherché une solution automatisée pour l'attribution des métadonnées, dirigeant les membres de l'équipe de l'entreprise vers Microsoft Syntex. S'appuyant sur ses cadres de gestion de l'information, Aurecon a commencé à déployer Microsoft Syntex pour améliorer la qualité de la capture des métadonnées tout en simplifiant l'expérience utilisateur. Avec l'échelle comme facteur clé, l'équipe a identifié une opportunité d'utiliser des modèles dans Microsoft Syntex pour lire et automatiser intelligemment l'extraction des balises de métadonnées à partir de grands ensembles de dessins à mesure qu'ils sont ajoutés aux sites de projet SharePoint.

Microsoft Syntex donne vie à l'approche normalisée d'Aurecon, l'étape fondamentale pour s'assurer que son personnel a accès à des informations fiables qui peuvent être partagées et utilisées dans tous les projets. Cela permet également aux membres de l'équipe de projet de gagner du temps lors de la classification et de l'étiquetage manuels des informations.

Résultats

La facilité de création et de recyclage de modèles pour la mise en œuvre d'ISO 19650 par Aurecon grâce à un cadre de diffusion d'informations normalisé a ouvert de futures opportunités d'utilisation de modèles intelligents qui répondent aux besoins d'informations des clients d'Aurecon de manière cohérente et structurée et offrent de la valeur aux clients de l'entreprise.

Avec Microsoft Syntex, Aurecon est désormais en mesure de répondre plus facilement aux exigences de gouvernance et de conformité. Au lieu d'être une tâche ardue et fastidieuse, il suffit de télécharger un fichier dans la bibliothèque SharePoint de l'entreprise et de demander au système d'ajouter les balises pertinentes. Ce processus permet aux équipes de projet d'utiliser les informations à l'avenir, et le gain de temps lié à l'utilisation quotidienne de Microsoft Syntex aide les employés à se concentrer sur la création de valeur pour les clients.

Lorsqu'on lui a demandé ce que l'entreprise aimerait d'autre de l'utilisation future de Microsoft Syntex, Aurecon considère les données capturées comme la base de nouveaux outils innovants qui peuvent fournir des informations à l'échelle de l'entreprise et sont essentielles pour développer et maintenir des jumeaux numériques. Pour commencer à utiliser des jumeaux numériques, une organisation a besoin d'une structure solide pour obtenir des informations intelligentes. En l'aidant à jeter les bases, Microsoft Syntex permet à Aurecon d'utiliser ces outils et de continuer à créer une entreprise plus forte et plus efficace.

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