Atria utilise une application personnalisée pour gérer les données des clients, des produits et des centres de coûts

Sommaire

Chez Atria, les employés sont souvent obligés de franchir une étape supplémentaire pour gérer les données de référence pour divers ensembles d'informations dans l'ensemble de l'organisation. La gestion de ces données oblige souvent les employés à se fier à leur mémoire pour effectuer des tâches dans un ordre spécifique.

Pour résoudre le manque d'efficacité, Atria a entrepris de trouver des outils au sein d'Office 365 qui pourraient simplifier et rationaliser leurs processus. Avec l'aide de Valo Intranet, Atria a pu mettre en œuvre des outils tels que PowerApps, SharePoint Lists et Flow pour moderniser ses processus métier.

Défi

Pour résoudre le manque d'efficacité, Atria a entrepris de trouver des outils au sein d'Office 365 qui pourraient simplifier et rationaliser leurs processus. Avec l'aide de Valo Intranet, Atria a pu mettre en œuvre des outils tels que PowerApps, SharePoint Lists et Flow pour moderniser ses processus métier.

Stratégie

Power Apps – Avec PowerApps, Atria a pu créer des interfaces utilisateur que les employés peuvent utiliser lors de la demande de nouvelles données. Par rapport aux interfaces utilisateur de liste de base dans SharePoint, PowerApps leur donne la possibilité de créer une entrée de données de type assistant, où les sélections dans les phases précédentes affectent les données requises dans les phases ultérieures de l'assistant. PowerApps se connecte également aux listes SharePoint avec différentes identités afin que les employés n'aient plus à avoir un accès direct en écriture aux listes SharePoint utilisées.

Listes SharePoint : Les listes personnalisées sont utilisées pour le stockage de données simples, pour les données traitées. Les listes personnalisées sont également utilisées pour stocker les options des listes déroulantes dans l'application PowerApps ainsi que les informations de configuration pour les workflows créés avec le flux.

Couler: Les flux de travail créés avec Microsoft Flow sont utilisés pour piloter le processus lors de la demande de nouvelles données afin que les employés n'aient plus à se rappeler quoi faire ensuite. Cela comprend l'envoi d'e-mails aux processeurs, le lancement des workflows d'approbation lorsqu'une approbation est nécessaire et l'envoi de notifications et de confirmations aux demandeurs à mesure que le processus avance.

Dans la première phase du projet, les types de données suivants sont traités à l'aide de l'outil de gestion des données de référence Atria :

• Numéros d'article - Lorsqu'un nouveau SKU pour un nouveau produit ou un produit existant est lancé, un numéro d'article unique est attribué
• Comptes - Lorsque de nouveaux comptes comptables doivent être créés, un processus d'approbation en deux étapes est déclenché, garantissant que toutes les informations nécessaires sont saisies. La dernière étape du processus détermine si le compte est nécessaire ou si un compte avec le but recherché existe déjà.
• Centres de coûts - Ce processus garantit que la procédure correcte est suivie si un nouveau centre de coûts est créé
• Clients – Dans cet outil, toutes les informations relatives aux nouveaux clients sont saisies et gère les différents systèmes que les clients de différents pays peuvent avoir besoin d'utiliser.
• Fournisseurs – les nouveaux fournisseurs sont créés différemment selon l'endroit où le fournisseur est enregistré. Cet outil se charge d'adapter le jeu de données requis en fonction du pays des fournisseurs

Résultats

Avec l'aide de Valo Intranet, plutôt que de s'appuyer sur des processus papier qui nécessitent une réflexion abondante et s'appuient fortement sur leur propre mémoire, les employés d'Atria disposent désormais d'un ensemble d'outils qui leur permettent de saisir efficacement et efficacement divers types d'informations. pour leurs processus métier spécifiques.